Manuál prepojenia Spin2 RSD a JIRA

Účel dokumentu

Dokument slúži ako manuál pre nainštalovanie a nastavenie komponentov potrebných pre schvaľovanie dokladov cez portál JIRA. Ide o schvaľovanie reklamácií prostredníctvom prepojenia pošta spin2 a Jira. Vybavovanie doručeniek bude dopracované v druhej fáze. Zákazníkovi je potrebné nastaviť iba ten proces, ktorý bude používať.

Procesy použité pri reklamácií

Reklamácia môže ziskať stav :

• Založená

• Postúpená na schválenie

• Schválená

• Odmietnutá

• Vybavená

• Uzavretá

Proces na zaevidovanie a schvaľovanie reklamácií

• Pracovník, ktorý zaeviduje prijatú poštu s príznakom REKL , založí týmto automaticky reklamáciu do jiry s príznakom „Založený“ alebo „Otvorený“.

• K tomu , aby sa reklamácia založila s týmto príznakom do Jira, je potrebné zadefinovať nastavenie v Číselníkoch pre poštu.

• V číselníkoch pre poštu treba vytvoriť nastavenie vo voľbe Číselníky pre poštu – druhy dokumentov , kd je potrebné vytvoriť druh dokumentu pod názvom :

• • reklamácia
  • kód: REKL (dôležité je zapísať príznak takto)
  • platnosť :začiarknutá

• Po zobrazení sa reklamácie v jire , projektový manager alebo administrátor zadefinuje stav reklamácie podľa nastavenia :

“založený“ alebo „otvorený“, v tomto stave ju priradí schvaľovateľovi na schválenie .

• Schvaľovateľ reklamáciu schváli alebo zamietne , tým zmení jej stav na „Schválená“ a priradí ju ďalšiemu pracovníkovi na vybavenie,

alebo zmení stav na „Zamietnutá“ a reklamáciu uzavrie, čím reklamácia nadobudne stav "Uzavretá".

• V JIRA je nastavená služba (service), ktorá periodicky v nastavenom časovom úseku kontroluje, či nie je v RSD SPIN2 ďalšia prijatá poštová zásielka s príznakom "REKL" na schválenie.

Ak áno, JIRA načíta reklamáciu z modulu pošta ako úlohu (issue) v stave "Otvorená, pričom nastavuje nasledovné parametre úlohy:

• Reportér je ten pracovník, ktorý nahral do modulu prijatá pošta reklamáciu

• Priradený je pracovník, ktorý je uvedený ako nadriadený, ktorý bude schvaľovať reklamáciu v module SPIN2/JIRA

• 'Pri schválení:'

• • JIRA zmení stav WF úlohy na "Schválená"

• • Úloha je priradená na pracovníka, ktorý má uvedenú reklamáciu vybaviť

• 'Pri zamietnutí:'
  • JIRA zmení stav WF úlohy na „Zamietnutá“ reklamácia bude uzavretá.

• Schváliť alebo zamietnuť reklamáciu môže nadriadený alebo jeho zástupca, podľa nastavenia v SPIN2/JIRA .

• V module prijatá pošta sa nachádza akcia na prezretie zmien - "História stavov"

Túto akciu použijete k zobrazeniu zmien v postupnom chronologickom slede a tým je umožnená možnosť kontroly stavu vybavovania reklamácie v konkrétnom čase.

Nastavenie v SPINe

V spine je potrebné nadefinovať nastavenie cez voľbu Program – Workflow - Nastavenie workflow, Riadok pošta – schválenie RSD pošty.

Nastavenie workflow pre poštu v spine

Nastavenie číselníka pošty

K úspešnému prepojeniu je potrebné nastaviť číselník pošty vo voľbe pošta – číselníky pre poštu – druhy dokumentov a nastaviť jiru podľa konfiguračného manuálu pre prepojenie reklamácií jira /pošta spin2.

Nastavenie v číselníkoch pre poštu

Pridaním nového záznamu zapíšeme Názov dokumentu - “Reklamácia“ Pre kód zapíšeme príznak “REKL“ Aby reklamácia mala väzbu s jirou a bola platná, platnosť musí byť v začiarkávacom poli začiarknutá.

Pri nahrávaní prijatej poštovej zásielky, je potrebné zvoliť druh dokumentu s príznakom „REKL“ v záložke Druhy dokumentov.

Vytvorenie workflow reklamácia v pošte

V jednotlivých transitions - prechodoch treba zadefinovať špeciálne funkcie, ktoré sú súčasťou pluginu. Podrobnejšie o nastaveniach nájdete v konfiguračnom manuáli pre Spin2/jira.

Zobrazenie stavu workflow v spin2 pošte

História zmien K zobrazeniu histórie zmien stavu reklamácie použijete akciu v ľavej lište “História zmien“, kam sa prenáša zapisovaný stav WF z JIra spolu s textom popisu v komentári „Text zmeny stavu vo workflow“.

Pre zobrazenie stavu WF v pošte je potrebné definovať stĺpce stavu vo WF cez akciu „Stĺpce“.

Pre zobrazenie stavu nadefinujete v Spin2 Pošta vo voľbe Stĺpce - pridanie stĺpca - údaje o EP. Po potvrdení sa vybrané stĺpce zobrazia v pohľade okna.

Zobrazenie stavu workflow v Jira

V jira je možnosť k jednotlivej úlohe – reklamácií priradiť stav v ktorej sa reklamácia nachádza. Komentáre a zmeny bezprostredne vidí užívateľ v pošte , cez ikonu “História zmien“ .

“Zobrazenie zmien stavov v jira cez stavy“:

“otvorená – postúpiť na schválenie – schválená / zamietnutá - uzavrieť“.

Inštalácia balíka do SPINu

Balíky sú súčasťou verzie SPIN2 12.1 + inštalátor

1. Prvé vydanie – Revízia 0 27.2.2012 Tóthová

Vyberte preddefinovaný blok.

Zobrazenie PPH z "Odoslanej pošty" zo stĺpca s názvom "Číslo podacieho hárku" :

Nová funkčnosť umožňuje zobrazenie tlačiva "Poštového podacieho hárku " v Odoslanej pošte podľa čísla podacieho hárku zo stĺpca s názvom "Číslo podacieho hárku" v odoslanej pošte.

Súbor:Pph1 odoslanaposta.jpg

Nastavte sa na číslo podacieho hárku , ktorý budete prehliadať , kliknite pravým tlačidlom , zobrazí sa text "Prejsť na podací hárok" vyberiete podací hárok.

Po výbere sa otvorí okno "Prehľad podacích hárkov", kde sa zobrazí "Poštový podací hárok " k príslušnému záznamu.

Súbor:Pph3 odoslanaposta.jpg

V okne podacích hárkov, si môžete tlačivo podacieho hárku zobraziť pomocou akcie "Vytvor PDF".

Súbor:Pph4 odoslanaposta.jpg