Spoločné číselníky - Mandátne zmluvy

Mandátne zmluvy sa evidujú pre účely inkasných príkazov, pokiaľ má firma dohodnuté možnosti inkasovania svojich pohľadávok. Podľa zmien, platných od 1.2.2014 je pre každé dohodnuté inkaso potrebné evidovať tzv. Mandátnu zmluvu. Mandátna zmluva je evidovaná k firme a ku konkrétnému bankovému účtu - keďže je to evidencia SEPA, tak mandátnu zmluvu je možné vytvoriť len pre účty v tvare iBAN. Inkasný príkaz je možné poslať len v SEPA tvare - pomocou spôsobu úhrady SEPA inkaso.

Nastavenie

V okne Nastavenia -> Spoločné nastavenia-> Systémové spoločné

Číselník Mandátnych zmlúv je zobrazený na základe setupu - DL_IP_MANDAT_ZMLUVY. Po zapnutí setupu je viditeľný medzi spoločnými číselníkmi.

Počet mandátov k 1 bankovému účtu nie je obmedzený, ale nesmú sa v čase navzájom prekrývať, aby bolo vždy možné nájsť maximálne jeden aktuálne platný mandát k jednému bankovému účtu. SPIN pre zjednodušenie nekontroluje počet mandátov k jednému bankovému účtu, ale počet mandátov pre jednu firmu – nie je možné, aby jedna firma mala evidovaných viac platných mandátov súčasne. Dôvodom je to, že evidencia Odberateľských faktúr, na ktorú sa viažu Mandátne zmluvy v sebe nenesie informáciu o bankovom účte klienta – v prípade platby inkasom musí byť preto len jeden platný mandát, ktorý v sebe nesie informáciu o bankovom účte a tento potom vystupuje v inkasnom príkaze SEPA.

Evidencia mandátnych zmlúv

• Typ schémy - povinné pole - výber z číselníka, zatiaľ obsahujúceho hodnoty „Core“(default) a „B2B“
• Referencia mandátu (UMR) - povinné pole – kľúčový údaj, ktorý jednoznačne identifikuje mandát uzavretý s firmou/zákazníkom. Je to textové pole o max. dĺžke 35 znakov s možnosťou automatického číslovania. Napr. sa môže skladať z nasledujúcich častí spojených za sebou:
  • „Interný kód firmy - 12 numerických znakov, 10 znakov IČO + 2 znaky číslo pobočky(default 00)“. Ak je niektoré z čísel kratšie, doplniť spredu potrebný počet núl
  • SWIFT/BIC kód bankového účtu zákazníka - prvých 8 alfanumerických znakov
  • Poradové číslo mandátu k aktuálne vybranému bankovému účtu zákazníka (4 numerické znaky), prideľované automaticky v číselnej rade za sebou (default 0000)
• Opakovaná platba – výber z „Áno/Nie“
• Platnosť mandátu od:

• Výška limitu pre jednotlivé inkaso – ak je definovaná, obsahuje max. povolenú výšku debetovanej sumy pre každý jednotlivý inkasný príkaz zasielaný k úhrade zákazníkovi cez tento mandát.
• Doba prenotifikácie - určuje minimálny počet dní, koľko musí uplynúť od notifikácie zákazníka (napr. zaslaním elektronickej faktúry) po aktuálny dátum splatnosti inkasa (deň D), default 14.
• Extra bankové dni - inkasný príkaz na úhradu tejto faktúry musí byť do banky zaslaný s časovým predstihom (pred dňom D), stanovenom v minimálnom počte bankových pracovných dní. Niektoré banky požadujú pri inkasovaní z účtu vedenom u inej banky navýšenie časového predstihu o tzv. extra bankové dni, potrebné na vyriešenie medzibankových prevodov. Na podporu tejto funkcie bolo vytvorené nové číselné pole “Extra bankové dni”, ktoré bude použité na prípadné navýšenie počtu dní oproti štandardu (D-5 a D-2 v schéme Core, resp. D-1 v schéme B2B). Takže, ak je napr. hodnota poľa “Extra bankové dni”=1, reálne výsledné limity sa zmenia na D-6 a D-3(u schémy Core), resp. D-2(u schémy B2B).
• Dátum prvej správy - dátum, kedy bola do banky úspešne odoslaná SEPA správa typu FRST (prvý inkasný príkaz), ktorá testuje správne nastavenie a priechodnosť SEPA inkasných príkazov na účet zákazníka a verifikuje pripravenosť mandátu v banke.
• Dátum poslednej správy - dátum, kedy bola do banky úspešne odoslaná SEPA správa typu FNAL (posledný inkasný príkaz), ktorá ukončuje platnosť mandátu v banke. Správu je nutné poslať minimálne 2 pracovné dni pred ukončením platnosti mandátu pre opakované inkasné platby.

Upozornenie: Správa typu FNAL nie je v SPINe nijak implementovaná - z dostupných údajov od bánk nebolo možné zistiť jej presnú štruktúru - pokiaľ bude zákazníkmi vyžadovaná, je potrebná programová úprava.

K oknu je možné definovať aj tlačové zostavy na tlač mandátnych zmlúv, slúžiace k príprave a podpisu zmluvy o uzavretí nového SEPA mandátu (súhlasu s platbou formou priameho inkasa z účtu) so zákazníkom, prípadne vygenerovaniu kópie mandátu vyžiadanej bankou v prípade kontroly alebo reklamácie platby. Vzory týchto tlačových zostáv musí dodať požívateľ - nie sú súčasťou štandardného riešenia.

Odberateľská faktúra – evidencia so spôsobom úhrady SEPA inkaso

Evidencia odoberateľskej faktúry je oproti štandardnej evidencii rôzna len v nasledovnom:

Pribudol marketingový údaj „Platobná disciplína“ - obsahuje číselnú hodnotu (známkovanie ako v škole 1-5), vyjadrujúcu spoľahlivosť a úspešnosť inkasných príkazov voči zákazníkovi podľa dlhodobých skúseností. Údaj umožňuje prehodnotiť zaradenie firmy do skupiny, ktorá má povolené platby formou SEPA inkasa a používa sa pre kontroly pri vystavovaní faktúry a inkasného príkazu. Jeho hodnotu používateľ zadáva ručne podľa potreby.

• Nastavenie – marketingový údaj k firme musí mať kód SEINO_PD.

Kontrola platobnej disciplíny nie je potrebná k správnej funkčnosti a vystaveniu inkasných príkazov – slúži len ako upozornenie pre používateľa.

Predplnenie položky Špecifický symbol Setupová hodnota F_FA_FILL_SEINO_SS (nastavuje sa v SPIN1 – Logistika) – v tomto prípade je hodnota IK_RP_10_0 Táto funkčnosť nie je pre prácu s mandátnymi zmluvami povinná, špecifický symbol sa generuje a posiela do banky len pre potreby komunikácie s klientom – toto ale môže byť riešené individuálne. Špecifický symbol v tomto prípade nahrádza hodnotu Jednoznačný identifikátor mandátu, v prípade zmlúv, dohodnutých pred 1.2.2014. Pri vzniku faktúry - automatické predplnenie údaju „Špecifický symbol“(dĺžka 10 znakov) interným kódom zákazníka bez pomlčky(používame ju v prípade zákazníckych pobočiek pre oddelenie čísla pobočky od čísla zákazníka). Vzorec: „Špec. symbol“ = ”Číslo zákazníka“ * 100 + “Číslo pobočky“. Tento údaj by sa mal automaticky prenášať do inkasného príkazu a súboru zasielaného do banky. • Tlačové zostavy odberateľských faktúr Úprava existujúcich tlačových zostáv odberateľských faktúr, používaných ako forma notifikácie pred zaslaním SEPA inkasného príkazu. Konkrétne zostavy a potrebné zmeny v ich dizajne musí dodať používateľ. Do existujúcich zostáv sú doplnené údaje povinné pre notifikáciu zákazníka (o blížiacom sa dni splatnosti inkasa a zaslaní SEPA inkasného príkazu do banky): o CID - jednoznačný identifikátor firmy v rámci SEPA systému ako inkasanta (creditor identifier), je to 7-miestny prefix(„SK40ZZZ“) +11-miestne číslo začínajúce číslicou 7. o UMR (unique mandate reference) kód mandátu, ktorý je navrhnutý v bode 1. a udržiavaný v špeciálnom políčku „Referencia mandátu“. o Špecifický symbol o Ďalšie povinné údaje už na tlačivách existujú - „Dátum splatnosti inkasa“(deň D) ako dátum splatnosti faktúry a „Výška debetovanej sumy“ ako „Celková suma k úhrade“.

• Spôsob úhrady „SEPA inkasný príkaz“ Zavedenie nového spôsobu úhrady „SEPA inkasný príkaz“, ktorý je možné použiť pri faktúrach voči zákazníkom s platným SEPA mandátom. Tento spôsob úhrady je možné použiť aj pre inkasné platby dohodnuté v minulosti, ktoré zatiaľ nemajú dohodnuté SEPA mandáty – je ale nutná individuálna dohoda s bankou. Pre jednoznačnú identifikáciu sa potom používa dohodnutý kód – napr. Špecifický symbol. Nemôže sa používať u zákazníkov, ktorých povolenia k inkasu boli skonvertované (založené na pôvodných tuzemských súhlasoch s inkasom) na mandáty automaticky v bankách. Pre tieto treba naďalej(v prechodnom období) používať existujúci spôsob úhrady „inkasný príkaz“ bez nasledovných kontrol. • Kontroly pri vystavovaní odberateľských faktúr so spôsobom úhrady „SEPA inkasný príkaz“: o kontrola existencie platného mandátu pre vybraný bankový účet zákazníka v deň splatnosti faktúry. V deň splatnosti faktúry musí byť platný len jeden mandát v rámci všetkých bankových účtov. Ak v deň splatnosti neexistuje platný mandát, alebo existuje platných mandátov viac ako jeden, zobrazí chybu a ne-/odmietne vytvoriť faktúru (mäkká/tvrdá kontrola) o setupová hodnota F_FA_SEINO_GET_ZML_RAISE_ERR (nastavuje sa v SPIN1 – Logistika) o kontrola výšky celkovej fakturovanej sumy voči výške limitu na 1 platbu uvedenému v SEPA mandáte, aktuálnom v deň splatnosti inkasa (deň D). Ak v deň plánovaného inkasa obsahuje platný mandát limit nižší než celková výška fakturovanej sumy, zobrazí varovanie, ale dovolí vytvoriť faktúru. o kontrola doby prenotifikácie - či počet kalendárnych dní od aktuálneho dátumu (teda dátumu, kedy sa faktúra tvorí) po dátum splatnosti faktúry(deň D) vyhovuje dobe prenotifikácie dohodnutej v aktuálnom mandáte. Ak nie je doba prenotifikácie dodržaná, zobrazí chybu a odmietne vytvoriť faktúru s týmto dňom splatnosti. o kontrola hodnoty marketingového údaja „Platobná disciplína“ zákazníka. Ak je hodnota vyplnená a vyššia ako 2, zobrazí v textovom okne varovanie a aktuálnu hodnotu, ale dovolí vytvoriť faktúru.

Banka

Kontroly pri zaradení faktúry na inkasný príkaz a vystavení inkasného príkazu: • pri spôsobe úhrady „SEPA inkasný príkaz“ – porovnáva výšku inkasovanej sumy voči výške limitu na 1 platbu uvedenému v SEPA mandáte, aktuálnom v deň splatnosti inkasa (deň D). Ak v deň plánovaného inkasa obsahuje platný mandát limit nižší než výška inkasovanej sumy, zobrazí chybu a odmietne faktúru zaradiť do inkasného príkazu. • kontrola hodnoty marketingového údaja „Platobná disciplína“ zákazníka - ak je hodnota vyplnená a vyššia ako 2, zobrazí v textovom okne varovanie a aktuálnu hodnotu, ale dovolí zaradiť faktúru do inkasného príkazu. • kontrola dátumu splatnosti - či počet pracovných dní medzi plánovaným odoslaním SEPA inkasného príkazu do banky a dátumom splatnosti inkasa (dňom D) vyhovuje podmienkam definovaným bankami. V prípade, že dátum splatnosti je nižší ako je najnižší vyžadovaný dátum, SPIN vyhlási upozornenie a dátum automaticky posunie. • kontrola počtu pracovných dní, potrebných na spracovanie inkasa bankami - či sa líši podľa typu SEPA správy, ktorou sa inkaso posiela do banky: o Ak je údaj „Dátum prvej správy“ v aktuálnom mandáte prázdny, systém správu pošle ako typ FRST. Pre túto správu je v schéme Core stanovený limit na D-5, teda správa musí byť odoslaná do banky minimálne 5 prac. dní pred dňom splatnosti (deň D). V schéme B2B je tento limit stanovený na D-1. Tieto štandardné limity môžu byť ešte navýšené o hodnotu poľa „Extra bankové dni“, ak je v mandáte vyplnená. o Ak je údaj „Dátum prvej správy“ v aktuálnom mandáte vyplnený, banka už v minulosti úspešne spracovala 1. inkasnú správu (typu FRST) a ďalšie správy bude systém SPIN posielať ako typ RCUR alebo FNAL. Pre tieto správy je definovaný limit D-2 (v schéme CORE), resp. D-1 (v schéme B2B), teda správa musí byť odoslaná do banky podľa typu schémy minimálne 2 (resp.1) prac. dni pred dňom splatnosti (deň D). Tieto štandardné limity môžu byť ešte navýšené o hodnotu poľa „Extra bankové dni“, ak je v mandáte vyplnená. Ak nie je minimálny počet prac. dní dodržaný, kontrola zobrazí v textovom okne varovanie a aktuálne zistený rozdiel, ale povolí zaradenie faktúry do inkasného príkazu. Riešením v tomto prípade by bolo posunúť dátum splatnosti (táto možnosť podľa všetkého existuje aj v systéme MultiCash).

!!! Pre túto kontrolu je dôležité, aby systém po 1. úspešne odoslanom inkase zákazníkovi (pomocou správy typu FRST), v aktuálnom mandáte vyplnil údaj „Dátum prvej správy“. Údaj sa naplní automaticky s možnosťou ho ručne zeditovať alebo zmazať a zabezpečiť tak poslanie ďalšej správy ako FRST. Automatika by mala fungovať tak, že ihneď ako je inkaso vygenerované modulom Banka, teda je vytvorený a vyexportovaný súbor inkasa pre Multicash, systém zapíše dátum vyexportovania súboru do „FRST správa odoslaná dňa“.

Export inkasného príkazu V banke je pripravený export inkasného príkazu do nového formátu SEPA inkaso podľa nastavených parametrov pre formát pri vlastných bankových účtoch. Nový formát xml a jeho popis poskytuje banka, v ktorej sa uskutočňujú inkasné príkazy. Vzniknutý formát je pripravený tak, aby ho bolo možné používať pre všetky banky. Pre každú banku sú jednotlivé špecifiká zapracované priamo vo formáte pre danú banku.