E-dokumenty - Pošta

Ku každému poštovému záznamu môžete v záložke E-dokumenty prikladať rôzne typy dokumentov v elektronickej forme.

Môžu to byť naskenované dokumenty týkajúce sa odoslanej ale prijatej pošty alebo jednotlivé tlačivá, texty a obrázky, ktoré sa týmto spôsobom k danému záznamu priložia a archivujú.

Ku každému záznamu môžeme priložiť aj viac dokumentov.

Pre priradenie dokumentu použite akcie Pridať resp. Priradiť . Pre zobrazenie priloženého dokumentu slúži akcia Zobraziť a pre odstránenie dokumentu akcia Odstrániť .

Pridanie nového E-dokument

Akcia Pridať slúži na pridanie nového dokumentu výberom z uložených dokumentov vo vašom počítači, alebo naskenovaním dokumentu a priložením alebo vložením dokumentu zo šablóny, ktorá je uložená v databáze.

Spôsob vytvorenia vyberte z možností:

• zo súboru
• zo šablóny
• naskenovať

Cesta k súboru : nájdite cestu k súboru, ktorý chcete priložiť.

Viditeľnosť, tu nastavíte zdieľanie mandantné a používateľské:

• so všetkými užívateľmi
• len pre práve prihláseného používateľa
• pre skupinu používateľov

Spôsob uloženia:

• Databáza
• Súbor

Povoliť zmeny iba autorovi záznamu

Možnosť komprimovať e-dokumenty do zip-u.

Naskenovanie dokumentu

Pri skenovaní dokumentu si vyberte formát výsledného súboru a stlačte akciu Naskenovať.

Povolené formáty skenovania sú : BMP, JPG, PNG, GIF.

Pri problémoch spustenia skenera vám môže v niektorých prípadoch pomôcť Resetovať ovládače.

Priradenie už existujúceho E-dokumentu

Akcia Priraď dokument priradí zápisu už predtým uložený (resp. naskenovaný) dokument , ktorý si vyberiete z ponuky vyberača - rozbaľovacieho zoznamu dokumentov, nachádzajúcich sa v databáze.

Rozpoznávanie textu v priloženom e-dokumente

Funkčnosť slúži na vyhľadávanie naskenovaných priložených e-dokumentov podľa klúčových slov, ktoré si pamätáte.

Vyhľadávanie funguje len nad dokumentami formátu : *.bmp, *.jpg, *.png, *.gif, *.tif (*.jpeg, *.tiff)

Nastavenie:

• Musí byť zapnutý setup DL_DOK_SCAN_OCR. Nachádza sa v nastaveniach Systémové - Systémové spoločné:

Ak je setup zapnutý, v menu Prijatá pošta pribudne akcia Rozpoznávanie textu.

Akcia je aktívna, ak stojíte na záložke e-dokumenty.

• Po kliknutí na ňu, program prejde všetky dokumenty a rozpoznaný text zapíše do tabuľky Obsah dokumentu.

• Samotné vyhľadávanie prebieha nasledovne:

Prepnete sa do okna Hľadaj poštu a zadáte hľadaný textový reťazec, kľúčové slovo. Program vám zobrazí všetky záznamy, kde hľadaný text rozpoznal.

Kliknutím na záznam sa vám zobrazí obsah celého dokumentu.