Spoločné číselníky - Mandátne zmluvy

Mandátne zmluvy sa evidujú pre účely inkasných príkazov, pokiaľ má firma dohodnuté možnosti inkasovania svojich pohľadávok. Podľa zmien, platných od 1.2.2014 je pre každé dohodnuté inkaso potrebné evidovať tzv. Mandátnu zmluvu. Mandátna zmluva je evidovaná k firme a ku konkrétnému bankovému účtu - keďže je to evidencia SEPA, tak mandátnu zmluvu je možné vytvoriť len pre účty v tvare iBAN. Inkasný príkaz je možné poslať len v SEPA tvare - pomocou spôsobu úhrady SEPA inkaso.

Nastavenie

V okne Nastavenia -> Spoločné nastavenia-> Systémové spoločné

Číselník Mandátnych zmlúv je zobrazený na základe setupu - DL_IP_MANDAT_ZMLUVY. Po zapnutí setupu je viditeľný medzi spoločnými číselníkmi.

Počet mandátov k 1 bankovému účtu nie je obmedzený, ale nesmú sa v čase navzájom prekrývať, aby bolo vždy možné nájsť maximálne jeden aktuálne platný mandát k jednému bankovému účtu. SPIN pre zjednodušenie nekontroluje počet mandátov k jednému bankovému účtu, ale počet mandátov pre jednu firmu – nie je možné, aby jedna firma mala evidovaných viac platných mandátov súčasne. Dôvodom je to, že evidencia Odberateľských faktúr, na ktorú sa viažu Mandátne zmluvy v sebe nenesie informáciu o bankovom účte klienta – v prípade platby inkasom musí byť preto len jeden platný mandát, ktorý v sebe nesie informáciu o bankovom účte a tento potom vystupuje v inkasnom príkaze SEPA.

Evidencia mandátnych zmlúv

• Typ schémy - povinné pole - výber z číselníka, zatiaľ obsahujúceho hodnoty „Core“(default) a „B2B“
• Referencia mandátu (UMR) - povinné pole – kľúčový údaj, ktorý jednoznačne identifikuje mandát uzavretý s firmou/zákazníkom. Je to textové pole o max. dĺžke 35 znakov s možnosťou automatického číslovania. Napr. sa môže skladať z nasledujúcich častí spojených za sebou:
  • „Interný kód firmy - 12 numerických znakov, 10 znakov IČO + 2 znaky číslo pobočky(default 00)“. Ak je niektoré z čísel kratšie, doplniť spredu potrebný počet núl
  • SWIFT/BIC kód bankového účtu zákazníka - prvých 8 alfanumerických znakov
  • Poradové číslo mandátu k aktuálne vybranému bankovému účtu zákazníka (4 numerické znaky), prideľované automaticky v číselnej rade za sebou (default 0000)
• Opakovaná platba – výber z „Áno/Nie“
• Platnosť mandátu od:

• Výška limitu pre jednotlivé inkaso – ak je definovaná, obsahuje max. povolenú výšku debetovanej sumy pre každý jednotlivý inkasný príkaz zasielaný k úhrade zákazníkovi cez tento mandát.
• Doba prenotifikácie - určuje minimálny počet dní, koľko musí uplynúť od notifikácie zákazníka (napr. zaslaním elektronickej faktúry) po aktuálny dátum splatnosti inkasa (deň D), default 14.
• Extra bankové dni - inkasný príkaz na úhradu tejto faktúry musí byť do banky zaslaný s časovým predstihom (pred dňom D), stanovenom v minimálnom počte bankových pracovných dní. Niektoré banky požadujú pri inkasovaní z účtu vedenom u inej banky navýšenie časového predstihu o tzv. extra bankové dni, potrebné na vyriešenie medzibankových prevodov. Na podporu tejto funkcie bolo vytvorené nové číselné pole “Extra bankové dni”, ktoré bude použité na prípadné navýšenie počtu dní oproti štandardu (D-5 a D-2 v schéme Core, resp. D-1 v schéme B2B). Takže, ak je napr. hodnota poľa “Extra bankové dni”=1, reálne výsledné limity sa zmenia na D-6 a D-3(u schémy Core), resp. D-2(u schémy B2B).
• Dátum prvej správy - dátum, kedy bola do banky úspešne odoslaná SEPA správa typu FRST (prvý inkasný príkaz), ktorá testuje správne nastavenie a priechodnosť SEPA inkasných príkazov na účet zákazníka a verifikuje pripravenosť mandátu v banke.
• Dátum poslednej správy - dátum, kedy bola do banky úspešne odoslaná SEPA správa typu FNAL (posledný inkasný príkaz), ktorá ukončuje platnosť mandátu v banke. Správu je nutné poslať minimálne 2 pracovné dni pred ukončením platnosti mandátu pre opakované inkasné platby.

Upozornenie: Správa typu FNAL nie je v SPINe nijak implementovaná - z dostupných údajov od bánk nebolo možné zistiť jej presnú štruktúru - pokiaľ bude zákazníkmi vyžadovaná, je potrebná programová úprava.

K oknu je možné definovať aj tlačové zostavy na tlač mandátnych zmlúv, slúžiace k príprave a podpisu zmluvy o uzavretí nového SEPA mandátu (súhlasu s platbou formou priameho inkasa z účtu) so zákazníkom, prípadne vygenerovaniu kópie mandátu vyžiadanej bankou v prípade kontroly alebo reklamácie platby. Vzory týchto tlačových zostáv musí dodať požívateľ - nie sú súčasťou štandardného riešenia.