Evidencia CP podľa workflow pre RBP

V tomto článku je postup krokov od zaevidovania cesťáku až po jeho uzavretie v systéme 3. stupňového schvalovania cez rozpočtové doklady, tak ako to bolo zrealizované pre Revírní bratskou pokladnu - zdravotní poišťovnu (RBP).

Do procesu vstupujú nasledujúce role:

• Zadávateľ cestovného príkazu (CP), pracovník odboru
• Jeho priamy nadriadený, schvaľovateľ CP
• Správca rozpočtu pre CP
• Účtovník pre CP

Postup krokov pred cestou

1. Pracovník oddelenia zaeviduje CP:

• pridá nový záznam, vyplní jeho hlavičku
• nahrá Predpokladané náklady
• nahrá Zálohy - nahratím zálohy sa zároveň vytvorí rozpočtový doklad CP
• Akciou Schvál.zam. sa doklad automaticky posunie na schválenie pred cestou jeho priamemu nadriadenému

Zároveň je poslaný jeho nadriadenému e-mail (avízo) o CP, ktorý čaká na schválenie.

2. Priamy nadriadený:

V evidencii Rozpočet, vo voľbe Doklady vo workflow si nájde cesťák, ktorý čaká na schválenie

• Akciou Zmeň stav dokladu vo workflow postúpi doklad na schválenie správcovi rozpočtu pred cestou

Zároveň je poslaný správcovi rozpočtu e-mail (avízo) o CP, ktorý čaká na schválenie.

3. Správca rozpočtu:

V evidencii Rozpočet, vo voľbe Doklady vo workflow si nájde cesťák, ktorý čaká na schválenie

• Akciou Zmeň stav dokladu vo workflow doklad schváli pred cestou.

Akcia schválenia vytvorí v neúčtovnej pokladničnej knihe výdajový pokladničný doklad zálohy.

Zároveň je poslaný zadávateľovi e-mail (avízo) o tom, že CP má schválený a môže si ísť vybrať do pokladne zálohu.

Pokladník (účtovník) skontroluje v Pokladni príslušný pokladničný doklad, vyplatí zálohu a presunie akciou Presunúť PD doklad z neúčtovnej do účtovnej pokladne.