Evidencia CP podľa workflow pre RBP

V tomto článku je postup krokov od zaevidovania cesťáku až po jeho uzavretie v systéme 3. stupňového schvalovania cez rozpočtové doklady, tak ako to bolo zrealizované pre Revírní bratskou pokladnu - zdravotní poišťovnu (RBP).

Do procesu vstupujú nasledujúce role:

• Zadávateľ cestovného príkazu (CP), pracovník odboru
• Jeho priamy nadriadený, schvaľovateľ CP
• Správca rozpočtu pre CP
• Účtovník pre CP

Postup krokov pred cestou

1. Pracovník odboru zaeviduje CP:

• pridá nový záznam, vyplní jeho hlavičku
• nahrá Predpokladané náklady
• nahrá Zálohy - nahratím zálohy sa zároveň vytvorí rozpočtový doklad CP
• Akciou Schvál.zam. sa doklad automaticky posunie na schválenie pred cestou jeho priamemu nadriadenému

Zároveň je poslaný jeho nadriadenému e-mail (avízo) o CP, ktorý čaká na schválenie.

2. Priamy nadriadený:

V evidencii Rozpočet, vo voľbe Doklady vo workflow si nájde cesťák, ktorý čaká na schválenie

• Akciou Zmeň stav dokladu vo workflow postúpi doklad na schválenie správcovi rozpočtu pred cestou

Zároveň je poslaný správcovi rozpočtu e-mail (avízo) o CP, ktorý čaká na schválenie.

3. Správca rozpočtu:

V evidencii Rozpočet, vo voľbe Doklady vo workflow si nájde cesťák, ktorý čaká na schválenie

• Akciou Zmeň stav dokladu vo workflow doklad schváli pred cestou.

Akcia schválenia vytvorí v neúčtovnej pokladničnej knihe výdajový pokladničný doklad zálohy.

Zároveň je poslaný zadávateľovi e-mail (avízo) o tom, že CP má schválený a môže si ísť vybrať do pokladne zálohu.

Stav CP za zmení na "Schválený"

4. Účtovník (pokladník):

Účtovník (pokladník) skontroluje v evidencii Pokladňa príslušný pokladničný doklad, vyplatí zálohu.

• Akciou Presunúť PD presunie doklad z neúčtovnej do účtovnej pokladne.

Stav CP za zmení na "Vyplatený"

Postup krokov po vykonaní cesty

1. Pracovník odboru vyplní údaje o ceste:

• Nahrá jazdy (tam a späť)
• Nahrá svoje výdavky, výdaje sa automaticku prenesú do rozpočtového dokladu - čerpané.
• Nahrá stravné akciou Generovať stravné

• Akciou Schvál.zam. sa doklad automaticky posunie na schválenie po ceste jeho priamemu nadriadenému

Zároveň je poslaný jeho nadriadenému e-mail (avízo) o CP, ktorý čaká na schválenie.

Stav CP sa zmení na "Vyplnený"

2. Priamy nadriadený:

V evidencii Rozpočet, vo voľbe Doklady vo workflow si nájde cesťák, ktorý čaká na schválenie po ceste

• Akciou Zmeň stav dokladu vo workflow postúpi doklad takto:

Môžu nastať 2 stavy:

• Ak výdaje na cestu prekročili schválenú zálohu pred cestou, doklad sa musí posunúť na schválenie opäť správcovi rozpočtu a až ten ho následne presunie na účtovníka.
• Ak sú výdaje menšie alebo rovné žiadanej zálohe, doklad môže posunúť priamo účtovníkovi na zadávanie náhrad

Zároveň je poslaný správcovi rozpočtu (resp. účtovníkovi) e-mail (avízo) o CP.

3. Účtovník zadá náhrady: Zadávanie náhrad robí účtovník vo voľbe Zadávanie náhrad, záložka Náhrady

• Akciou Pridať výdaj . Do okna sa predplnia výdaje, tak ako ich nahral po ceste zadávateľ. Ak ich účtovník zmeníí, musí následne ručne opraviť aj údaje na rozpočtovom doklade, pretože oprava sa tam automaticky neprenesie.

Účtovník pridá aj ďalšie typy výdajov.

• Akciou Zmeň stav dokladu vo workflow postúpi doklad na schválenie náhrad priamemu nadriadenému

Zároveň je poslaný nadriadenému e-mail (avízo) o CP, ktorý čaká na schválenie náhrad.

Stav CP za zmení na "Zadané náhrady"

4. Priamy nadriadený:

V evidencii Rozpočet, vo voľbe Doklady vo workflow si nájde cesťák, ktorý čaká na schválenie náhrad

• Akciou Zmeň stav dokladu vo workflow postúpi doklad účtovníkovi na zaúčtovanie

Zároveň je poslaný účtovníkovi e-mail (avízo) o CP.

Stav CP za zmení na "Schválené náhrady"

5. Účtovník: