Evidencia CP podľa workflow pre RBP
V tomto článku je postup krokov od zaevidovania cesťáku až po jeho uzavretie v systéme 3. stupňového schvalovania cez rozpočtové doklady, tak ako to bolo zrealizované pre Revírní bratskou pokladnu - zdravotní poišťovnu (RBP).
Do procesu vstupujú nasledujúce role:
- Zadávateľ cestovného príkazu (CP), pracovník odboru
- Jeho priamy nadriadený, schvaľovateľ CP
- Správca rozpočtu pre CP
- Účtovník pre CP
Postup krokov pred cestou
1. Pracovník odboru zaeviduje CP:
- pridá nový záznam, vyplní jeho hlavičku
- nahrá Predpokladané náklady
- nahrá Zálohy - nahratím zálohy sa zároveň vytvorí rozpočtový doklad CP
- Akciou Schvál.zam. sa doklad automaticky posunie na schválenie pred cestou jeho priamemu nadriadenému
Zároveň je poslaný jeho nadriadenému e-mail (avízo) o CP, ktorý čaká na schválenie.
2. Priamy nadriadený:
V evidencii Rozpočet, vo voľbe Doklady vo workflow si nájde cesťák, ktorý čaká na schválenie
- Akciou Zmeň stav dokladu vo workflow postúpi doklad na schválenie správcovi rozpočtu pred cestou
Zároveň je poslaný správcovi rozpočtu e-mail (avízo) o CP, ktorý čaká na schválenie.
3. Správca rozpočtu:
V evidencii Rozpočet, vo voľbe Doklady vo workflow si nájde cesťák, ktorý čaká na schválenie
- Akciou Zmeň stav dokladu vo workflow doklad schváli pred cestou.
Akcia schválenia vytvorí v neúčtovnej pokladničnej knihe výdajový pokladničný doklad zálohy.
Zároveň je poslaný zadávateľovi e-mail (avízo) o tom, že CP má schválený a môže si ísť vybrať do pokladne zálohu.
Stav CP za zmení na "Schválený"
4. Účtovník (pokladník):
Účtovník (pokladník) skontroluje v evidencii Pokladňa príslušný pokladničný doklad, vyplatí zálohu.
- Akciou Presunúť PD presunie doklad z neúčtovnej do účtovnej pokladne.
Stav CP za zmení na "Vyplatený"
Postup krokov po vykonaní cesty
1. Pracovník odboru vyplní údaje o ceste:
- Nahrá jazdy (tam a späť)
- Nahrá svoje výdavky
- Nahrá stravné akciou Generovať stravné
- Akciou Schvál.zam. sa doklad automaticky posunie na schválenie po ceste jeho priamemu nadriadenému
Zároveň je poslaný jeho nadriadenému e-mail (avízo) o CP, ktorý čaká na schválenie.
Stav CP sa zmení na "Vyplnený"
