Odoslaná pošta - Pošta

Nahrávanie odosielanej pošty

Pre nahrávanie odosielanej pošty zvoľte voľbu Odoslaná Pošta .Použitím ikony "Pridať" alebo CTRL+N otvoríte formulár k pridaniu nového záznamu pre zápis odosielanej pošty.

Po otvorení formuláru nahráte vyžadované povinné položky, ktoré sa v otvorenom fomulári zobrazujú ako podfarbené riadky .

Farbu povinných polí položiek si nastavíte v setupe ako voliteľnú položku sami.

Odosielanú poštu zapíšete použitím ikony CTRL+S alebo použitím ikony Zapísať .

Po nahraní záznamov odosielanej pošty, nahratí všetkých odberateľských faktúr, odberateľských faktúr zálohových a úprave faktúr hromadnou úpravou, sa prepnete do " Pošty spolu" kde sa odosielaná pošta zobrazí spolu v jednom okne.

Ukladanie a skenovanie dokumentov

K ukladaniu dokumentov do E - dokumentov použijete funkcie, ktoré sa nachádzajú v jednotlivých oknách. Slúži k tomu záložka E-Dokumenty, kam sa oskenované dokumenty týkajúce sa odoslanej, ale aj prijatej pošty a jednotlivých tlačív, ukladajú a archivujú.

Pre priradenie dokumentu používame funkcie Priradiť a Pridať ,pre zobrazenie priloženého dokumentu slúži funkcia Zobraziť a pre odstránenie dokumentu akcia Odstrániť .

Funkcia Priradiť priradí zápisu už predtým použitý alebo uložený dokument , ktorý sa nachádza medzi výberom dokumentov uložených v databáze .

Funkcia Pridať slúži na pridanie nového dokumentu výberom z uložených dokumentov vo vašom počítači, alebo naskenovaním dokumentu a priložením k záznamu pošty alebo vložením dokumentu zo šablóny, ktorá je uložená v databáze. Prikladané dokumenty sa ukladajú s možnosťou výberu spôsobu uloženia a s možnosťou viditeľnostik zdieľaniu so všetkými užívateľmi alebo len pre práve prihláseného používateľa.

Vytváranie Poštového podacieho hárku (PPH)

Pri vytváraní Poštového podacieho hárku ďalej (PPH) musíte byť v režime Pošta spolu

Kurzorom označíte všetky odosielané doporučené zásielky, program sám vyberie do poštového podacieho hárku len tie zásielky, ktoré majú v číselníkoch v stĺpci Doporučene príznak doporučený. Príznak doporučený sa zadáva v číselníkoch v Typoch zásielok začiarknutím poľa doporučený a platný. Takto označené doporučené zásielky sa budú doťahovať do Poštového podacieho hárku (PPH) v odoslanej pošte a až po zmene príznaku Zaevidovaná na Odoslaná sa budú doťahovať aj do Výplatného zúčtovacieho lístku.

• PPH sa vytvára použitím ikony 'Vytvor podacie hárky' vo voľbe Odoslaná pošta - Pošta spolu.
• Po kliknutí na ikonu 'Vytvor podacie hárky' program vytvorí tlačivo 'Poštový podací hárok' zo všetkých doporučených záznamov, ktoré boli označené v tom dni.
• Ďalej ponúkne dialógové okno s textom " Vyplň podacie číslo" k zápisu podacieho čísla, jeho číselného radu použitého v poštovom podacom hárku. Zároveň ponúka možnosť spôsobu úhrady začiarknutím začiarkávacieho pola a výberu spôsobu úhrady.
• Po potvrdení program vygeneruje poštový podací hárok , ktorý pokiaľ v ňom už nebudete vykonávať zmeny, môžete hneď vytlačiť a v 'Prehľade poštových podacích hárkov' rozkliknutím konkrétneho záznamu zmeníte príznak záznamu zo "'Zaevidovaný'" na "'Odoslaný'".
• Príznak záznamu 'Odoslaný'je možné kedykoľvek zmeniť opravou na 'Zaevidovaný' a ďalej editovať alebo vykonať iné úpravy.
• PPH, ktorý bol vygenerovaný a uložený v 'Prehľade poštových podacích hárkov' je možné aj vymazať a vytvoriť nový,ale len v prípade, ak je v stave zaevidovaný.

Údaje z PPH sa dotiahnu do tlačiva "'Výplatného zúčtovacieho denníka'" len vtedy, ak je príznak v stave 'Odoslaný'

Do poštového podacieho hárku sa zapisuje len tá odoslaná pošta, ktorá v type zásielky obsahuje príznak 'doporučená' a 'platná' a súčasne 'kód ceny v pošte' v pošte musí obsahovať číslo "1". Ak by 'kód ceny v pošte'obsahoval "2", je to druhá trieda , ktorou sa doporučené zásielky neposielajú.

Rozlíšenie doporučenej zásielky od obyčajnej zásielky je zapracované do Číselníkov pošty - typy zásielok, kde sa nachádza typ poštovej zásielky označený ako "'doporučený'" a "'platný'".

Ak vytvorenie Poštového podacieho hárku (PPH) prebehlo správne, program vygeneruje tlačivo PPH v PDF, ktoré po zobrazení môžete priamo z okna tlačiť. Súčasne s týmto úkonom sa do okna Prehľad poštových podacích hárkov vygeneruje záznam poštového podacieho hárku . V druhej karte Dop.pošta v PPH, vidíte jednotlivé záznamy zaslanej doporučenej pošty, ktoré sú v PPH evidované.

Upozornenie - Pokiaľ bolo tlačivo PPH už v konkrétny deň raz vygenerované, program zahlási : Máte zaevidovaný PPH v tomto dni, prajete si ho pregenerovať? Po kladnom potvrdení bude ponúknuté dialógové okno, v ktorom zadáte podacie číslo, od ktorého sa Vám do PPH budú číslovať podacie čísla doporučených záznamov v postupnom číselnom rade.

Typy úhrad PPH

• v hotovosti
• poštovými známkami
• prevodom z účtu
• výplatným strojom
• úverom poštovného

Rozdielnym výberom Spôsobu úhrady, Vám do tlačiva PPH dotiahne aj rozdielne vyplnené stĺpce .

Spôsob úhrady v hotovosti - do tlačiva budú dotiahnuté vyplnené tieto stĺpce :

• Podacie číslo
• Meno priezvisko/ Názov organizácia
• Ulica /obec a číslo
• PSČ a pošta
• Trieda

Spôsob úhrady úverom poštovného - do tlačiva budú dotiahnuté vyplnené tieto stĺpce :

• Podacie číslo
• Meno priezvisko/ Názov organizácia
• Ulica /obec a číslo
• PSČ a pošta
• Trieda
• Hmotnosť
• Dobierka
• Poistenie
• Výplatné
• Trieda
• Doplnkové služby
• Poznámka

Podacie číslo môže používateľ vyplniť podľa potreby hneď, pri vytváraní PPH alebo až po vyplnení pracovníkom na pošte v svojom PPH aj spätne.

Ku každej odosielanej pošte je možnosť prikladať v druhej karte E-dokumenty naskenované odosielané dokumenty napríklad vyšlé faktúry .

Odberateľské faktúry

Vo voľbe Odoslaná pošta - Odberateľské faktúry - kliknutím na ikonu Načítať alebo Načítať všetko sa načítajú exportované Odberateľské faktúry z logistiky.

Boli vyexportované do Pošty prostredníctvom ikony v module SOF Iné akcie - prepojenie na poštu - RSD. Po načítaní v Pošte sa zobrazia spolu s priloženými dokumentami v karte E-dokumenty, ktoré môžete po použití akcie Zobraziť dokument zobraziť.

Väzbí sa cez číslo faktúry, názov firmy, fakturovanú sumu a dátum.Rovnakým spôsobom pracujú aj faktúry zálohové.

Faktúry, ktoré boli odoslané elektronicky sa budú evidovať v odberateľských faktúrach , ale nebudú sa doťahovať do tlačív ako je napríklad: (PPH) poštový podací hárok , (VZL) výplatný zúčtovací lístok a ani (SZV) sumárny zúčtovací výkaz.

Hromadné označovanie odberateľských faktúr

Ak sú do pošty vyslané z modulu SOF Odberateľské faktúry, tak im treba doplniť príznaky dôležité k zaslaniu poštových zásielok. K tomu, aby sa nemusel každý záznam zvlášť otvoriť a vypisovať, je v module Pošta dopracovaná možnosť hromadnej úpravy, cez akciu Hromadná úprava, kde hromadne doplníte "spôsob zaslania" a typ poštovej zásielky, teda či je zásielka doporučená alebo obyčajná.

Upozornenie - Po exporte odberateľských faktúr z modulu SOF do pošty sa do faktúr musia doplniť aj povinné polia, ako je : Typ zásielky, Cenník pošty a Zaslalo oddelenie, ktoré je treba doplniť, aby mohli faktúry byť odoslané doporučenou alebo obyčajnou poštou.

Ak je zasielané väčšie množstvo faktúr, je potrebné označiť typ poštových zásielok a použitím akcie Hromadná úprava, doplniť požadované údaje k zasielanej pošte, táto akcia uľahčuje a zrýchľuje činnosť pri práci s poštou.

Spôsob zaslania značí, či bude pošta zasielaná prvou alebo druhou triedou s čím súvisí aj cena poštovej zásielky a typ poštovej zásielky, čo je doporučená alebo obyčajná zásielka.

Nahrávanie - odoslaná pošta - odberateľská faktúra zálohová

Pre nahrávanie odberateľských faktúr zálohových do odosielanej pošty zvoľte voľbu 'Odoslaná Pošta - odberateľská faktúra - zálohová' .Použitím ikony "Pridať" alebo CTRL+N otvoríte formulár k pridaniu nového záznamu pre zápis odosielanej pošty - odberateľskej faktúry zálohovej.

Bežne sa ale využíva možnosť nahrávať ' odberateľské faktúry zálohové ' priamo do modulu SOF - fakturácia - odberateľské faktúry zálohové, kde nahratím odberateľskej faktúry zálohovej bude táto priamo exportovaná do modulu 'Pošta'.

Upozornenie:' Priložená dokumentácia' ku exportovanej faktúre sa po zápise priloženého dokumentu v záložke "E - dokumenty" a použití akcie "RSD-Pošta" Súbor:Rsd-sof.jpg zobrazí v odoslanej pošte - odberateľskej faktúre aj zálohovej záložka " E - dokumenty".

V module 'Pošta' je záznam ďalej spracovávaný a doplnený o ďalšie náležitosti, predovšetkým '"povinné polia"', ktoré sú potrebné ďalšie spracovanie záznamu. Pre správnu funkcionalitu exportu do 'odoslanej pošty - odberateľskej faktúry zálohovej' je nutné vykonať niektoré nastavenia v oboch moduloch: v 'Pošte' a v module 'Fakturácia'.

Prenos priložených dokumentov do Pošty - E-dokumenty: Ak sú k faktúre pridávané v záložke '"E-dokumenty"' naskenované dokumenty , napríklad naskenovaná zálohová faktúra, je potrebné pre vytvorenie väzby a exportovanie priloženého dokumentu do pošty použiť akciu : "RSD Pošta" Súbor:Rsd-sof.jpg

Viac o nastaveniach pre modul Pošta bude uvedené zvlášť.

Po otvorení formuláru nahráte vyžadované povinné položky, ktoré sa v otvorenom fomulári zobrazujú ako podfarbené riadky . Farbu povinnej položky si môžete nastaviť v nastaveniach pre poštu, ako voliteľnú položku sami. Odosielanú poštu zapíšete použitím ikony CTRL+S alebo použitím ikony Zapísať .

Po nahraní odosielanej pošty, nahratí všetkých odberateľských faktúr, odberateľských faktúr zálohových a úprave faktúr hromadnou úpravou, sa prepnete do " Pošty spolu" kde sa odosielaná pošta zobrazí spolu v jednom okne.

Ukladanie a skenovanie dokumentov

Dokumenty je možné prikladať v každej evidencii pošty. Spôsob a možnosti evidencie dokumentov si pozrite v článku E-dokumenty - Pošta

E - dokumenty

Pre prikladanie dokumentov prijatej a odoslanej pošty slúži voľba E - dokumenty.

Dokumenty je možné prikladať v každej evidencii pošty. Spôsob a možnosti evidencie dokumentov si pozrite v článku E-dokumenty - Pošta