Popis štandardu SPIN2 SOF

FAKTURÁCIA A MANAŽMENT POHĽADÁVOK

Fakturácia

Komplexné spracovanie evidencie dodávateľských faktúr a práca s odberateľskými faktúrami.

Dodávateľské faktúry

• evidencia zálohovej dodávateľskej faktúry - jej zaradenie do samostatného zálohového saldokonta - väzba na úhradu, vytvorenie prevodného príkazu priamo zo saldokonta alebo evidovanej faktúry
• vytvorenie daňového dokladu z poskytnutej zálohy - priame napojenie na zálohovú faktúru a úhradu - sledovanie v samostatnom saldokonte daňových dokladov
• evidencia dodávateľskej faktúry:
  • jej zaradenie do evidencie saldokonta
  • priame zaúčtovanie alebo zaúčtovanie až po schválení dokladu
  • vytvorenie prevodného príkazu priamo zo saldokonta alebo evidovanej faktúry
  • automatické zaradenie faktúry do evidencie daňových dokladov na základe platných predpisov pre DPH (daňové priznanie DPH a kontrolný výkaz)
  • väzba na zálohovú faktúru - s automatickým zaúčtovaním, vyrovnaním saldokonta a daňového dokladu k poskytnutej zálohe

Odberateľské faktúry

• vytvorenie a evidencia zálohovej odberateľskej faktúry - buď samostatne alebo priame vytvorenie z predajnej objednávky - jej zaradenie do samostatného zálohového saldokonta - väzba na úhradu
• vytvorenie daňového dokladu z prijatej zálohy - priame napojenie na zálohovú faktúru a úhradu - sledovanie v samostatnom saldokonte daňových dokladov
• vytvorenie a evidencia odberateľskej faktúry:
  • možnosť vytvorenia z predajnej objednávky, dodacieho listu alebo priame vytvorenie odberateľskej faktúry
  • priama tlač dokladu alebo možnosť zaslania dokladu v elektronickej podobe aj s elektronickým podpisom
  • možnosť využiť niektoré zo štandardných tlačív alebo definícia vlastných tlačových výstupov
  • možnosť priameho zaúčtovania faktúry hneď počas vystavenia dokladu alebo účtovanie až na pokyn užívateľa
  • automatické zaradenie faktúry do evidencie daňových dokladov na základe platných predpisov pre DPH (daňové priznanie DPH a kontrolný výkaz)
  • väzba na zálohovú faktúru - s automatickým zaúčtovaním, vyrovnaním saldokonta a daňového dokladu k poskytnutej zálohe

• Elektronická fakturácia

funkcionalita umožňuje zasielania tlačív faktúry -mailom vo formáte PDF elektronicky.

• Elektronický podpis

funkcionalita umožňuje pridávať elektronický podpis k faktúre pri elektronickom zasielaní faktúr.

• JCD

umožňuje vedenie evidencie colných dokladov na vstupe a výstupe s možnosťou väzby na prvotné doklady dodávateľských, alebo odberateľských faktúr. Colné doklady na vstupe sú automaticky zaúčtované na základe predkontácii, alebo zaúčtované na pokyn užívateľa. K dokladu je vytvorený zápis v samostatnom saldokonte a daňový doklad. Na základe platnej legislatívy je daňový doklad zaradený automaticky na daňové priznanie až po úhrade JCD.

• Fiskálne doklady

funkcionalita umožňuje realizovať úhradu odberateľských faktúr cez elektronickú registračnú pokladňu a následné automatické vypárovanie faktúry v evidencii saldokonta.

Pohľadávky a záväzky

Modul poskytuje rozšírené funkčnosti na sledovanie stavu pohľadávok a záväzkov. Pohľadávky alebo záväzky sa generujú k aktuálnemu dňu alebo ku konci vybraných mesiacov z faktúr, ktoré sú evidované v príslušných knihách faktúr. Do prehľadov vstupujú zálohové aj ostré faktúry. V prehľadoch sa dajú užívateľsky definovať intervaly omeškania pre pohľadávky alebo záväzky po splatnosti.

Možnosť vytvárať vzájomné zápočty medzi pohľadávkami a záväzkami a následne vygenerovať účtovný doklad, tlač vzájomného zápočtu.

Možnosť generovať inventarizáciu pohľadávok a záväzkov, prehľad pohľadávok a záväzkov k dátumu.

Možnosť vytvárať upomienky podľa užívateľského nastavenia, viac stupňové upomínanie, hromadné generovanie upomienok, možnosť tlače upomienok.

Manažment pohľadávok

Modul umožňuje pracovať s pohľadávkou, meniť jej stavy, evidovať jednotlivé aktivity pri práci s pohľadávkou, pri vymáhaní pohľadávok, priraďovať pohľadávky zodpovedným pracovníkom, kontrolovať zoznam aktivít z pohľadu termínov na vykonanie príslušnej aktivity.

SKLADOVÁ EVIDENCIA

Sklady

• komplexné vedenie skladovej evidencie
  • tvorba všetkých typov skladových dokladov - príjem na sklad, výdaj zo skladu, dodací list s následnou možnosťou priamej fakturácie, prevodové doklady medzi skladmi - možnosť priameho prevodu, alebo dvojkrokového v prípade, že za sklady, medzi ktorými sa robí prevod zodpovedajú rôzni zamestnanci
  • evidencia produktov - s možnosťou evidencie množstva štandardných údajov, aj údajov špecifických pre jednotlivé firmy - pripojené e-dokumenty, evidencia viacerých merných jednotiek, evidencia čiarových kódov, pripojené externé dokumenty, sledovanie možných dodávateľov a ich ceny, voliteľné údaje rôzneho typu,
  • evidencia skladových kariet - priamo napojená na evidenciu produktov - na jednom mieste je informácia o celom produkte a aj jeho konkrétne informácie týkajúce sa konkrétneho stavu na sklade - jeho umiestnenie v rôznych fyzických skladoch, evidencia výrobných sérií, výrobných čísel, dátumy príjmu na sklad, dátumy expirácie
  • prístupové práva na jednotlivé sklady - možnosť nastaviť právo pre akýkoľvek sklad jednotlivým užívateľom - právo pre každý sklad je možno nastaviť individuálne - možný prístup len na čítanie alebo plný prístup s možnosťou modifikácie dokladov
  • možnosť sledovanie fyzického vyskladnenia tovaru - vo vytvorenom doklade dodacieho listu je možnosť dodatočnej evidencie fyzického výdaja zo skladu
  • rezervácie tovaru na sklade - možnosť priamej rezervácie konkrétneho tovaru na evidovanú objednávku (automatická alebo konkrétnym výberom), alebo tzv. "mäkká" predrezervácia
  • oceňovanie skladových zásob - nastavenie FIFO metódy alebo metódy priemerných cien
  • možnosť vedenia účtovných aj neúčtovných skladov - pri účtovných skladoch je užívateľsky nastaviteľné v ktorom okamihu budú skladové doklady účtované - hneď počas evidencie, hromadne na pokyn účtovníka alebo hromadne pred spracovaním mesačnej uzávierky skladov
  • detailný prehľad o pohyboch a aktuálnych stavov skladov
  • spracovanie uzávierok skladov - možnosť zvoliť mesačne alebo akékoľvek vyhovujúce obdobie - napr. aj celoročné
  • možnosť návratu k už uzatvoreným obdobiam - vďaka prepracovanému systému skladových prepočtov a možnosti spätného spracovania skladových uzávierok majú užívatelia možnosť návratu k uzatvoreným obdobiam a opravy dokladov v týchto obdobiach. Eliminuje sa potreba zbytočného vytvárania storno dokladov a opráv.
  • spracovanie skladovej inventúry - môže byť spracovaná ku akémukoľvek zvoleného dátumu. Inventúra môže byť nahrávaná priamo do SPINu alebo importom z jednoduchej štruktúry z mobilného zariadenia.

• Mobilný skladník

je nadstavba na skladový modul pomocou ktorého je možné vytvárať skladové doklady cez mobilné zariadenie tzv. Inteligenčné čítačky. Používaním sa odburávajú rutinne činnosti skladníkov pri naskladňovaní, predaji, inventarizácií skladov. Komunikácia je riešená pomocou wifi siete pričom mobilné zariadenia s databázou komunikujú cez aplikačnú službu, ktorá zabezpečuje a loguje všetku komunikáciu so skladom

• Obstarávacie náklady

preväzbením evidencie príjemiek a na strane obstarania evidenciou dodávateľských faktúr, pokladničných dokladov, interných dokladov, colných dokladov sa vytvára evidencia na účte obstarania cenových rozdielov a rozdielov z dodatočných obstarávacích nákladov

• Obaly

funkčnosť umožňuje viesť evidenciu obalov v samostatnom sklade obalov podľa jednotlivých odberateľov a typov obalov

• EAN čítačky

funkčnosť umožňujúca využívať EAN čítačky pri tvorbe skladových dokladov- príjemiek, výdajok, dodacích listov. Vykonanie inventarizácie zásob pomocou EAN čítačiek

• Daňový sklad

špecifická funkčnosť na vedenie skladu tovaru za nákupnú cenu bez cla, kde pri prevode tovaru z daňové skladu do skladu voľného obehu sú zaúčtované na sklade, clo sa doplatí až keď sa tovar predá. To znamená - na sklad je tovar prijatý v nákupnej cene a keď sa rozhodne, že sa ide tovar predávať, urobí sa prevodka z daňového

• Spotrebné dane

• Produktové sady

vytvorením väzieb medzi produktmi (k produktu je pridané príslušenstvo), pri vyskladnení daného produktu, sa automaticky k nemu vyskladňuje aj príslušenstvo, teda celá produktová sada

• Náraďovňa a požičovňa

Intrastat

umožňuje automatické generovanie mesačného hlásenia z evidencie príjemiek o prijatí tovaru z Únie a z dodacích listov o odoslaní tovaru do Únie. Takto pripravené položky hlásenia zo skladových pohybov je možné ešte modifikovať v evidencií intrastatu pred elektronickým odoslaním hlásenia colnému úradu

Cenotvorba

funkčnosť pre správu cenovej a rabatovej politiky firmy. Umožňuje definovanie, zmeny a výmaz dodávateľských, odberateľských a výrobných cenníkov. Každý cenník umožňuje spravovanie jednotlivých cien produktov v čase, v členení podľa zákazníkov, kategórii produktov či množstiev. Systém umožňuje spravovať rabaty a prirážky obchodných partnerov podľa rôznych kritérií ako napr. produkty, kategórie produktov, voliteľné údaje a pod. Systém obsahuje nástroje na kontrolu konzistencie cien a podporu prepočtov pri preceňovaní

Nákup

funkčnosť pre podporu nákupu materiálov a tovarov. Podsystém obsahuje základné doklady : cenový dopyt, nákupná objednávka, avízo o dodávke, príjemka, dodávateľská faktúra, ktoré komplexne pokrývajú celý logistický reťazec pre podporu nákupu. Umožňuje vytváranie, opravy a správu dokladov pre podporu všetkých činností súvisiacich s problematikou nákupu. Podporuje automatické generovanie dokladov v rámci logistického reťazca, ich vzájomné väzbenie a sledovanie plnenie požadovaných množstiev. Používateľ môže automaticky, príp. s ručnými úpravami vytvárať jednotlivé doklady bez nutnosti opätovného zadávania vstupných údajov. Napr. po zadaní nákupnej objednávky môže automaticky vygenerovať doklad príjemky a následne dodávateľskú faktúru

• Avízo o dodávke

špeciálny typ dokladu pre podporu nákupných činností, tzv. Predpríjemka. Využívajú ho používatelia, ktorí potrebujú v rámci svojho logistického reťazca evidovať informácie od dodávateľov o dodávke ešte pred prijatím tovaru. Po fyzickom dodaní tovaru umožňuje zjednodušiť prácu s príjmovými dokladmi, ktoré sa môžu generovať automaticky z dokladov avíza o dodávke

• Hodnotenie dodávateľa

systéme pre evidenciu a vyhodnocovanie definovaných parametrov dodaných tovarov. Umožňuje definovať požadované parametre, ktoré sa majú sledovať a hodnotiť pri príjme tovaru a ich váhu na celkovom hodnotení jednotlivých dodávateľov. Na základe výsledkov hodnotenia dodávateľov môže používateľ optimalizovať svoje nákupné činnosti..

Predaj

funkčnosť pre podporu predaja materiálov a tovarov. Podsystém obsahuje základné doklady : cenová ponuka, predajná objednávka, dodací list, odberateľská faktúra, ktoré komplexne pokrývajú celý logistický reťazec pre podporu predaja. Umožňuje vytváranie, opravy a správu dokladov pre podporu všetkých činností súvisiacich s problematikou predaja. Podporuje automatické generovanie dokladov v rámci logistického reťazca, ich vzájomné väzbenie a sledovanie plnenia požadovaných množstiev. Používateľ môže automaticky, príp. s ručnými úpravami vytvárať jednotlivé doklady bez nutnosti opätovného zadávania vstupných údajov. Napr. po zadaní predajnej objednávky môže automaticky vygenerovať dodací list a následne odberateľskú faktúru

• Predbežný dodací list

doplnková funkčnosť umožňuje vystavovať dodacie listy, ktoré v čase vytvorenia neodpisujú produkty zo skladových zásob, t.j. je ich možné vytvoriť, aj keď na sklade nie sú dostatočné skladové zásoby a slúži iba pre potreby tlače. Výdaj na neodpísaný dodací list sa realizuje neskôr, keď na sklade sú už dostatočné skladové zásoby (vyrobené produkty sa príjmu na sklad). Po realizácii výdaja sa dodací list konsoliduje a konsolidáciou sa z neho stáva štandardný dodací list

• Distribúcia - Linky

funkcionalita distribučných liniek slúži na organizáciu dopravy distribuovaných výrobkov od distribútora k odberateľovi. Systém zabezpečuje prácu s dopravnými linkami s ohľadom na zaregistrované zemepisné usporiadanie odberateľských miest a to z hľadiska časového aj predmetného plnenia odberateľských objednávok. K jednotlivým linkám sú evidované dni rozvozu (pondelok, utorok,..), odberatelia a poradie v akom budú navštívení zásobovačom

• Šablóny hromadných objednávok

Funkcionalita umožňuje vytváranie objednávok zrýchlenom režime pomocou predpripravených šablón produktov

• Sumárne objednávky

špeciálny typ predajnej objednávky pre podporu predaja na úrovni skupín produktov. Umožňuje používateľovi evidovať a spravovať objednávky odberateľov pre definované skupiny produktov v kumulatívnych množstvách. Systém umožňuje sledovanie plnenia dodávok za skupiny tovarov podľa skutočných predajov jednotlivých produktov príslušných skupín. Umožňuje kontrolovať predaj a prekročenie dohodnutých množstiev po skupinách produktov

Pokladničný predaj (maloobchod)

funkčnosť umožňuje vytváranie maloobchodných dokladov-paragónov nad evidenciou dodacích listov so zápisom do fiskálnej pamäte elektronickej registračnej pokladne. Umožňuje zaúčtovanie dennej uzávierky do pokladne podľa výnosových druhov