Posielanie emailov zo SPIN2

Add Your Content Here

Posielanie emailov zo SPIN2

Zhrnutie

1. Poslať údaje poštou

Odoslať môžeme buď vybranú „Zostavu nad oknom“, alebo samotné „Okno údajov“.
Odosielané údaje môžu byť buď vo formáte XLS alebo PDF.
Akcia je podporovaná nad všetkými štandardnými oknami údajov v SPIN2.
Adresa prjímateľa nie je predpĺňaná, je nutné ju zadávať ručne.
Odosielanie je možné aj nad viacerými označenými záznamami. Odosiela sa vždy iba jeden mail.

2. Poslať mailom

Odoslať môžeme vybranú „Zostavu nad oknom“.
Odosielané údaje sú vo formáte PDF.
Akcia je podporovaná nad vybranými oknami údajov v SPIN2.
Akcia je podporovaná v oknách : Príjemka, Výdajka, Dodací list, Cenový dopyt, Cenová ponuka, Nákupná objednávka, Predajná objednávka, Odberateľská faktúra, Odberateľská faktúra zálohová.
Adresa prijímateľa je predpĺňaná - predplní sa jedno spojenie na osobu alebo firmu. Typ spojenia = EMAIL.
Odosielanie je možné iba nad jedným záznamom.

ak chcem odoslať e-mail na viac e-mailových adries, je možné to riešiť tal, že v jednom spojení typu EMAIL zadám viac adries.

Formát : adresa1; adresa2
Príklad : fakturacne@assecosol.sk; ekonomicke@assecosol.sk

3. Hromadná distribúcia faktúr

Odoslať môžeme vybranú „Zostavu nad oknom“.
Odosielané údaje sú vo formáte PDF.
Akcia je podporovaná nad vybranými oknami údajov v SPIN2.
Akcia je podporovaná v oknách : Odberateľská faktúra, Odberateľská faktúra zálohová.
Adresa prijímateľa je predpĺňaná - predplnia sa všetky vyhovujúce spojenia na firmu alebo osobu priradenú firme. Typ spojenia = EMAIL. Poznámka k spojeniu = hodnota sof_setupu F_FA_EMAIL_KOD
Tlač / Odosielanie je možné nad viacerými záznamami. Každý doklad je odosielaný samostatným e-mailom.

Nastavenia

SPIN1 - SOF_SETUP

F_FV_HDF = {[0],1}

Možnosť hromadnej distribúcie faktúr.
0 = akcia HDF sa nezobrazuje
1 = akcia HDF sa zobrazuje

F_FA_HDF_TYP = {'P',['E']}

Defaultný spôsob hromadnej distribúcie.
Používa sa ak odberateľ nemá definovaný MU EL_DOKLAD.
P = tlač
E = e-mail

F_FA_HDF_ISDOC = {'A',['N']}

Či má byť súčasťou e-mailu aj ISDOC dokument.
Používa sa ak odberateľ nemá definovaný MU FA_ISDOC.
A = pripojí sa ISDOC
N = nepripojí sa ISDOC

F_FA_EMAIL_KOD = #FA#

Kód (v poli 'Poznámka') e-mailovej adresy, na ktorú sa bude posielať e-mail v rámci HDF

F_FA_EMAIL_PDF_EL_PODPIS = {'A',['N']}

Či budú zasielané faktúry vo formáte PDF s el. podpisom
A = PDF s el. podpisom
N = PDF bez el. podpisu

F_FA_EMAIL_PDF_PATH = C:\pbdl\PDF

Cesta pracovného adresára, kde bude uložený pdf súbor pred odoslaním
Ak nie je nastavená, berie sa z ini súboru zo sekcie "System" parameter "ExportPath" - platí pre SPIN1

SPIN2 - Nastavenia

Program - Nastavenia - Spoločné nastavenia - Email

Niektoré nastavenia sú aplikované iba pri spôsobe posielana e-mailov cez SMTP server.

Napríklad : Pridať odosielateľa medzi Bcc adresátov, Požadovať potvrdenie o doručení

Program - Nastavenia - Spoločné nastavenia - Podpisovanie PDF

MU - Nastavenia

EL_DOKLAD - číselníkový MÚ s hodnotam A/N

( tento MÚ nesmie byť dátového typu Áno/Nie !!!)

FA_ISDOC - číselnikový s hodnotami A/N

( tento MÚ nesmie byť dátového typu Áno/Nie !!!)

Poslať údaje poštou

Info

Akcia „Poslať údaje poštou“ umožňuje odoslanie údajov mailom.

Odoslať môžeme buď vybranú „Zostavu nad oknom“, alebo samotné „Okno údajov“.
Odosielané údaje môžu byť buď vo formáte XLS alebo PDF.
Akcia „Poslať údaje poštou“ je podporovaná nad všetkými oknami údajov v SPIN2.
Odosielanie je možné aj nad viacerými označenými záznamami. Odosiela sa vždy iba jeden mail.

Pracovný postup

Otvoríme vybrané okno údajov. Akciu „Poslať údaje poštou“ nájdeme v menu „Program“.

Otvorí sa dialógové okno „Odoslanie údajov emailom“.
Zvolíme typu výstupu (Zostava nad oknom / Okno údajov) a formát údajov (PDF / XLS).
V prípade odosielania „Zostavy nad oknom” si v tomto kroku môžeme zvoliť konkrétnu zostavu a tiež jej orientáciu (Na výšku, Na šírku, Podľa nastavenia Windows).
V okne je combobox obsahujúci názvy zostáv, ktoré sú definované nad daným oknom. Vyberieme jednu zo zostáv.

Ak nad oknom nie je definovná žiadna zostava, combobox je disablovaný. V tomto prípade je možné iba odoslanie Okna údajov.
V prípade odosielania „Okna údajov“ si v tomto kroku môžeme zvoliť aké riadky chceme exportovať (Načítané, Označené, Všetky).

Po potvrdení „OK“ sa otvorí dialógové okno „Správa“.
Adresy nie sú predpĺňane, je nutné ich zadávať ručne. Adresátov typu „Pre, Cc, Bcc" môžeme zadať ručne, alebo ich môžeme vybrať z vyberača. Vyberače ponúkajú e-mailové adresy z číselníka spojení firiem a osôb s typom spojenia „EMAIL".
Môžeme doplniť text „Predmetu” správy.
Môžeme doplniť text „Tela“ správy. Použitý text tela správy sa odpamätáva. Predvolený je posledne použitý text.
Príloha je vytvorené a priložená automaticky. V tomto kroku je možné ručne „Priadať” ďalšiu prílohu, „Zmazať” vybranú prílohu, „Prezrieť“ vybranú prílohu.
Či má byť príloha odoslaná komprimovaná a či má byť požadované potvrdenie o doručení je predvolené podľa definícii v „Nastaveniach“. V tomto kroku je možné predvolené nastavenie ešte zmeniť.

Po potvrdení „OK“ sa zobrazí „Info“ o úspešnom odoslaní Emailu.

Ukážka prijatého Emailu (ide o mail doručený prijímateľovi Bcc) :

Poslať mailom

Info

Akcia „Poslať mailom“ umožňuje odoslanie údajov mailom.

Odoslať môžeme vybranú „Zostavu nad oknom“ vo formáte PDF.
Akcia „Poslať mailom“ je podporovaná v oknách : Príjemka, Výdajka, Dodací list, Cenový dopyt, Cenová ponuka, Nákupná objednávka, Predajná objednávka, Odberateľská faktúra, Odberateľská faktúra zálohová.
Odosielanie je možné iba nad jedným záznamom.

Odosielanie emailu je možné iba nad jedným záznamom. Ak boli označené viaceré záznamy, vyberie sa prvý a akcia sa vykonáva nad ním.

Pracovný postup

Otvoríme vybrané okno údajov. Akciu „Poslať mailom“ nájdeme v menu „Údaje“.

Otvorí sa dialógové okno „Posielanie dokumentu“
V okne je combobox obsahujúci názvy zostáv, ktoré sú definované nad daným oknom. Vyberieme jednu zo zostáv.

Ak nad oknom nie je definovná žiadna zostava, užívateľ je o tom informovaný hláškou. Zároveň je combobox disablovaný. V tomto prípade kliknutie na akýkoľvek button ukončí akciu bez vykonania čohokoľvek.

Po potvrdení „OK” sa otvorí dialógové okno „Správa”.
Adresáti typu „Pre” sú predpĺňaný, nie je nutné ich zadávať ručne. Adresátov typu „Pre, Cc, Bcc" môžeme zadať ručne, alebo ich môžeme vybrať z vyberača. Vyberače ponúkajú e-mailové adresy z číselníka spojení firiem a osôb s typom spojenia „EMAIL".

Logika na predvyplnenie adresáta typu „Pre”:

ak je v hlavičke dokladu vyplnená osoba (kontaktná osoba, referent, ...) - zistíme, či má osoba vyplnené kontaktné údaje typu EMAIL
ak má osoba vyplnené kontaktné údaje typu EMAIL - vyberieme prvú emailovu adresu a predplníme túto
ak nieje v hlavičke dokladu vyplnená osoba prípadne ak vyplnená osoba nemá vyplnené kontaktné údaje typu EMAIL - zistíme, či má firma vyplnené kontaktné údaje typu EMAIL
ak má firma vyplnené kontaktné údaje typu EMAIL - vyberieme prvú emailovu adresu a predplníme túto.

Text „Predmetu” správy je predplnený automaticky. Tento závisí od typu evidencie, nad ktorou sa posiela.
Text „Tela“ správy je predplnený posledne použitým textom pre príslušnú evidenciu. Text sa odpamätáva. V prípade potreby je možné text ručne editovať, prípadne ho môžeme vybrať z vyberača preddefinovaných textov pre danú evidenciu. Ponúkané sú preddefinované texty príslušnej evidencie. Dostupné sú iba texty typu poznámka.
Príloha je vytvorená a priložená automaticky. V tomto kroku je možné ručne „Priadať” ďalšiu prílohu, „Zmazať” vybranú prílohu, „Prezrieť“ vybranú prílohu.
Či má byť príloha odoslaná komprimovaná a či má byť požadované potvrdenie o doručení je predvolené podľa definícii v „Nastaveniach“. V tomto kroku je možné predvolené nastavenie ešte zmeniť.

Po potvrdení „OK“ sa zobrazí „Info“ o úspešnom odoslaní Emailu.

Ukážka prijatého Emailu (ide o mail doručený prijímateľovi Bcc) :

Hromadná distribúcia faktúr

Info

Akcia „Hromadná distribúcia faktúr“ (HDF) je nástroj na hromadné distribuovanie vyšlých faktúr (FV) a zálohových vyšlých faktúr (ZFV).

Distribúcia môže prebiehať 2 kanálmi:

Elektronickým dokladom so zaslaním e-mailom vo formáte PDF
Papierovým dokladom – vytlačenie dokladu a zaslanie poštou

Akcia „Hromadná distribúcia faktúr“ je podporovaná v oknách : Odberateľská faktúra, Odberateľská faktúra zálohová.
Tlač / Odosielanie je možné nad viacerými záznamami. Každý doklad je odosielaný samostatným e-mailom.

To, či sa má faktúra vytlačiť alebo odoslať mailom je parametrizovateľné až na úroveň odberateľa. Tlačiť, resp. odoslať mailom môžeme vybranú „Zostavu nad oknom“ vo formáte PDF. V prípade odosielania emailov sa označené doklady pošlú jednotlivo na adresu definovanú pri firme, typ spojenia MAIL. Je možné nadefinovať adresu a meno, pod ktorými sa budú vytvorené doklady odosielať – funkčné na setup. Ak toto nie je nastavené, použije sa e-mail a meno z prostredia. V prípade odosielania emailov je možné zasielané PDF podpísať elektronickým podpisom

Nastavenia

V oknách „Vyšlá faktúra“ a „Zálohová vyšlá faktúra“ sa vo voľbe Iné akcie nachádza akcia Hromadná distribúcia faktúr. Na zobrazenie tejto akcie je potrebné nastaviť SOF SETUP:

F_FV_HDF = {[0],1}

Možnosť hromadnej distribúcie faktúr.
0 = akcia HDF sa nezobrazuje
1 = akcia HDF sa zobrazuje

Funkčnosť HDF je primárne naviazaná na nastavenie MÚ pri jednotlivých firmách. Ak ale chceme používať rovnaké nastavenie HDF pre všetky firmy, resp. pre ostatné, ktoré nemajú nastavené MÚ, nastavíme SOF SETUP:

F_FA_HDF_TYP = {'P',['E']}

Defaultný spôsob hromadnej distribúcie.
Používa sa ak odberateľ nemá definovaný MU EL_DOKLAD.
P = tlač
E = e-mail

Ak chceme používať funkčnosť HDF naviazanú na nastavenie MÚ pri jednotlivých firmách, je potrenmé v okne Spoločné - Firmy a kontakty - Marketingové údaje firmy zadefinovať nový číselníkový marketingový údaj :

„Zasielanie elektronických dokladov“ kód=”EL_DOKLAD” hodnoty =[A|N], default = “N”.

Tým firmám, ktoré budú mať vyplnený MÚ s hodnotou „A“, budú zasielané faktúry elektronicky. Tento marketingový údaj sa pre jednotlivé firmy vypĺňa v okne Spoločné - Firmy a kontakty - Firma - v záložke Marketingové údaje.

Pri definovaní hodnôt MÚ EL_DOKLAD a FA_ISDOC je nutné požiť číselníkové hodnoty s kódmi A a N a s hodnotami Áno, Nie. Nevyberajte dátový typ Áno/Nie - ten systém v tomto prípade nerozoznáva.

V spojeniach firmy alebo spojeniach osôb priradených ku firme zadefinujte spojenia typu „EMAIL“, kde budú definované e-mailové adresy adresátov pre zasielanie el. dokladov (faktúr). V poznámke spojenia musí byť pre daného adresáta definovaný špeciálny príznak (napr. #FA#). Tento príznak sa definuje v SOF SETUP-e:

F_FA_EMAIL_KOD = #FA#

Kód (v poli 'Poznámka') e-mailovej adresy, na ktorú sa bude posielať e-mail v rámci HDF

Pracovný postup

Otvoríme vybrané okno údajov. Akciu „Hromadná distribúcia faktúr“ nájdeme v menu „Údaje“.

Otvorí sa dialógové okno „Výber zostavy na Tlač/E-mail“.
Zvolíme konkrétnu zostavu.
Pre prípad tlače môžeme v tomto kroku zvoliť tlačiareň, vykonať jej nastavenia, nastaviť orientáciu tlače (Na výšku, Na šírku, Podľa nastavenia Windows), prípad počet kópií.
Pre prípad posielania mailom môžeme zeditovať text „Tela“ správy. Text „Tela“ správy je predplnený posledne použitým textom pre príslušnú evidenciu. Text sa odpamätáva. V prípade potreby je možné text ručne editovať, prípadne ho môžeme vybrať z vyberača preddefinovaných textov pre danú evidenciu. Ponúkané sú preddefinované texty príslušnej evidencie. Dostupné sú iba texty typu poznámka.
Príloha je vytvorená a priložená automaticky. V tomto kroku je možné ručne „Priadať” ďalšiu prílohu, „Zmazať” vybranú prílohu, „Prezrieť“ vybranú prílohu.
Či má byť príloha odoslaná komprimovaná a či má byť požadované potvrdenie o doručení je predvolené podľa definícii v „Nastaveniach“. V tomto kroku je možné predvolené nastavenie ešte zmeniť.

Po potvrdení „OK“ v dialógovom okne program spracuje všetky označené (selektované) FV alebo ZFV. Podľa nastavenia MU „EL_DOKLAD“ sa rozhodne, či bude doklad smerovaný na zvolenú tlačiareň, alebo bude odoslaný e-mail na všetky adresy definované v spojeniach daného odberateľa (viď. vyššie).

Každý e-mail môže obsahovať prílohy (podľa nastavení):
• Tlačivo faktúry vo formáte PDF s elektronickým podpisom
• Faktúru vo formáte ISDOC, ak bude pre daného odberateľa nastavená (MÚ)

Záznam o vykonanej operácii bude zaznamenaný do logovacieho súboru (SOF_FA_IMEX_LOG), ktorý bude obsahovať (okrem štandardných atribútov):
• Typ – [PRINT | EMAIL]
• Dátum spracovania
• Zoznam e-mailových adries alebo tlačiareň
• Užívateľ, ktorý vykonal operáciu

V okne faktúr v záložke hlavička je možné pridať dtb. stĺpec s definíciou (dl.pksofImExLog.getimexlog4hdf (dl.sof_faktura.ep_id)). Táto funkcia vracia informáciu o tom, kedy a akým spôsobom bola daná faktúra vytlačená alebo odoslaná e-mailom. Ak nebola faktúra spracovaná, zobrazí sa prázdny reťazec.

Pri pokuse o opätovné spracovanie dokladu pomocou HDF sa zobrazí dialógové okno s oznamom, ktorý obsahuje dátum a typ spracovania a s voľbu ďalšieho postupu.

Ukážka prijatého Emailu (ide o mail doručený prijímateľovi Bcc) :

Predmetom (subject) každého e-mailu bude reťazec v tvare: Názov mandanta + “ – elektronický doklad č. : “ + Číslo dokladu

Odoslanie faktúry E-mailom ako podpísaný el. dokument

Ak chceme zasielať faktúry v PDF s el. podpisom, je potrebné nastaviť nasledujúce SOF SETUP-y:

F_FA_EMAIL_PDF_EL_PODPIS = {'A',['N']}

Či budú zasielané faktúry vo formáte PDF s el. podpisom
A = PDF s el. podpisom
N = PDF bez el. podpisu

F_FA_EMAIL_PDF_PATH = C:\pbdl\PDF

Cesta pracovného adresára, kde bude uložený pdf súbor pred odoslaním
Ak nie je nastavená, berie sa z ini súboru zo sekcie "System" parameter "ExportPath" - platí pre SPIN1

Odoslanie dodacieho listu

Ak je hromadné elektronické odoslanie faktúr zapnuté, je možné nastaviť, či majú byť súčasťou e-mailu a tlače aj naskenované súbory dodacích listov k faktúre. V SOF setupe je potrebné nastaviť:

"F_FA_HDF_DODLIST_PATH"

Cesta k skenovaným súborom dodacích listov k faktúre - do hodnoty nastavíte presnú cestu. Akú príponu budete používať, nastavíte setupom:

"F_FA_HDF_DODLIST_FILEEXT"

prípona skenovaných súborov (default = "jpg").

Zadefinujte marketingový údaj firmy:

FA_DODLIST

Číselníkový MÚ s hodnotami A - Áno/N - Nie (tento MÚ nesmie byt dátového typu Áno/Nie). Pri jednotlivých firmách potom vyberte zvolenú hodnotu.
Rozhodujete tak, či sa má posielať faktúra pre túto firmu aj s naskenovaným dodacím listom.

Okrem marketingových údajov pri jednotlivých firmách môžete nastaviť pre všetky firmy, resp, všetky ostatné, ktoré nemajú vyplnený marketingový údaj, SOF setup:

"F_FA_HDF_DODLIST".

Hodnoty (prednastavená je hodnota MN):

"MA", "MN" - najprv sa systém pozerá na MÚ firmy "FA_DODLIST", až potom na hodnotu setupu (Áno/Nie podľa druhého znaku hodnoty)
"AN", "AA" - vždy sa systém pozerá na hodnotu setupu (Áno/Nie podľa druhého znaku hodnoty) bez ohľadu na nastavenie MÚ firmy "FA_DODLIST".

K emailu s faktúrou pripojiť ISDOC

Funkcionalitu HDF je možné rozšíriť o ISDOC, Funkčnosť ISDOC je primárne naviazaná na nastavenie MÚ pri jednotlivých firmách. Ak ale chceme používať rovnaké nastavenie HDF pre všetky firmy, resp. pre ostatné, ktoré nemajú nastavené MÚ, nastavíme SOF SETUP:

F_FA_HDF_ISDOC = {'A',['N']}

Či má byť súčasťou e-mailu aj ISDOC dokument.

Používa sa ak odberateľ nemá definovaný MU FA_ISDOC.
- A = pripojí sa ISDOC
- N = nepripojí sa ISDOC

Ak chceme používať funkčnosť ISDOC naviazanú na nastavenie MÚ pri jednotlivých firmách, je potrenmé v okne Spoločné - Firmy a kontakty - Marketingové údaje firmy zadefinovať nový číselníkový marketingový údaj :

„ISDOC - Zasielanie elektronických dokladov“ kód = ”FA_ISDOC”, hodnoty =[A|N], default = “N”.

Tým firmám, ktoré budú mať vyplnený MÚ s hodnotou „A“, budú zasielané faktúry elektronicky vo formáte ISDOC.
Tento marketingový údaj sa pre jednotlivé firmy vypĺňa v okne Spoločné - Firmy a kontakty - Firma - v záložke Marketingové údaje.

K emailu s faktúrou pripojiť E-dokumenty z db

Ak je hromadné elektronické odoslanie faktúr zapnuté, je možné nastaviť, či majú byť súčasťou e-mailu a aj E-dokumenty z db k faktúre. V SOF setupe je potrebné nastaviť:

"F_FA_HDF_EDOKUMENTY" = {'I','E',['N']}
Spôsob spracovania e-dokumentov v HDF
- ak bude hodnota setupu "N" tak pri generovaní e-mailu nebudú ako príloha pripojené žiadne e-dokumenty spracovavanej faktúry
- ak bude hodnota setupu "I" tak pri generovaní e-mailu budú ako príloha pripojené všetky e-dokumenty spracovavanej faktúry, ktoré majú nastavený dohodnutý príznak
- ak bude hodnota setupu "E" tak pri generovaní e-mailu budú ako príloha pripojené všetky e-dokumenty spracovavanej faktúry, ktoré nemajú nastavený dohodnutý príznak

Názov dokumentu pripojeného k e-mailu sa vyskladá z názvu a typu dokumentu uloženého pre daný dokument v dl.dl_dok_dokument, dl.dl_dok_typ, dl.dl_dok_ext

Dohodnutý príznak pre e-dokument faktúry môže byť buď :
- 1. Vyplnený VU pre evidenčnu položku "e-dokument" danej faktúry, kód VU = "_HDF_EDOKUMENT_SPRAC"
- 2. Pole "Poznamka" pre "e-dokument" danej faktúry obsahuje dohodnuty reťazec "###"

Posielanie faktúr e-mailom zo SPIN2 ako podpísané PDF dokumenty

Info

Funkčnosť, ktorá umožňuje zasielanie e-mailu s prílohou vo formáte PDF s elektronickým podpisom je rozšírením štandardnej funkcionality akcie 'Hromadná distribúcia faktúr'.

Nastavenia

V okne Program -> Nastavenia -> Spoločné nastavenia -> Podpisovanie PDF je možné špecifikovať nastavenia elektronického podpisu pre prihláseného používateľa.
Obsahuje tieto atribúty:

Názov certifikátu pre podpis PDF [text] - platný osobný certifikát definovaný v MS Windows
Kontakt pre podpis PDF [text] - textová informácia, ktorá sa zobrazuje s el. podpisom
Metóda šifrovania hesla PDF [text] - Strenght128, Aes128, Aes256
Miesto pre podpis PDF [text] - miesto podpisu
Dôvod pre podpis PDF [text] - textová informácia, ktorá sa zobrazuje s el. podpisom

Ako zistím čo vpísať do poľa : Názov certifikátu pre podpis PDF?

Napríklad cez prehliadač Internet Exporer
-- > Nástroje -- > Možnosti siete internet -- > Obsah -- > Certifikáty

Sof_Setup

Aktivácuia funkcionality sa zapína setupom : „F_FA_EMAIL_PDF_EL_PODPIS“ = "A", (hodnoty [ A / N ], Default = "N")

Pracovný postup

Otvoríme vybrané okno údajov. Akciu „Hromadná distribúcia faktúr“ nájdeme v menu „Údaje“.

Otvorí sa dialógové okno „Výber zostavy na Tlač/E-mail“.
Nastavíme parametre.

Po potvrdení „OK“ v dialógovom okne program spracuje všetky označené (selektované) FV alebo ZFV.

Po potvrdení „OK“ sa vytvorí požadovaná faktúra vo formáte PDF. Tato faktúra bude podpísaná elektronickým podpisom, ktorý je definovaný pre prihláseného používateľa. V prípade, že takýto certifikát v MS Windows nie je definovaný alebo platný, program zobrazí chybu a e-mail nebude odoslaný.

Signature valid

Podmienkou správneho fungovania je existencia exportovateľného certifikátu v MS Windows pre každého používateľa, ktorý bude odosielať elektronicky podpísané dokumenty vo formáte PDF.

Posielanie emailov zo SPIN2

Obsah