Súhlasy a žiadosti - GDPR

Okno na evidovanie a prezeranie informovaných súhlasov a žiadostí k osobe (firme) a prezeranie auditov vykonaných nad príslušnou osobou (firmou)

Tu si používateľ môže evidovať informované súhlasy priradené k svojmu účelu, pre ktorý boli poskytnuté, rôzne žiadosti od osôb na zmenu osobných údajov, prevod osobných údajov, informácie k evidovaným osobným údajom alebo aj na zmazanie osobných údajov. Pre položky je možné evidovať jednoduché stavy riešenia žiadosti, priradenie zodpovednej osoby, pripojenie zoskenovaných dokumentov, resp. zapísať poznámku k zamietnutiu žiadosti.

V okne je možné spustiť akcie:

• Audit osoby, systém zistí, či v čase vykonania auditu existuje dôvod alebo účel na evidovanie osobných údajov.
• Vymazať osobné údaje, systém spustí audit osoby a následne vymaže osobné údaje v prípade, že neexistuje dôvod alebo účel na evidovanie osobných údajov.

Okno obsahuje tieto záložky:

• Súhlasy a žiadosti
• Prehľad auditov
• E-dokumenty

Súhlasy a žiadosti

Evidovanie a prezeranie informovaných súhlasov a žiadostí k osobe alebo firme

Pre zadanie novej položky kliknite na akciu Pridať a vyplňte editovací formulár:

•Druh žiadosti/súhlasu: vyberač z číselníka Druhy žiadostí a súhlasov, povinná
•Typ: položka dotiahnutá z vyberača Druhy žiadostí a súhlasov, needitovateľná
•Číslo žiadosti/súhlasu: voľné číslovanie dokladov
•Názov žiadosti/súhlasu: krátky popis, povinná
•Dátum príchodu: dátumová položka, povinná, predplnené aktuálnym dátumom
•Popis: textové pole
•Osoba: vyberač z číselníka osôb. Pre každý záznam musí byť zadaná osoba alebo firma
•Firma: vyberač z číselníka firiem. Vyberač zobrazí len tie firmy, ktoré sú definované ako fyzické osoby, kód typu firmy sa rovná „FO“ alebo „FOO“ alebo „FOP“
•Meno: meno osoby zo žiadosti. V prípade žiadosti o výmaz a v prípade, že osobné údaje osoby budú prepísané musí ostať evidencia, kto poslal túto žiadosť.
•Priezvisko: priezvisko osoby zo žiadosti. V prípade žiadosti o výmaz a v prípade, že osobné údaje osoby budú prepísané musí ostať evidencia, kto poslal túto žiadosť.
•Účel: položku treba zadať v prípade informovaného súhlasu, vyberač na účely
•Stav vybavenia: možnosť jednoducho evidovať stav žiadosti, možné stavy sú: zaevidovaný, v riešení, vybavený, odmietnutý,
•Dátum zmeny stavu: dátumová položka
•Zodpovedná osoba: výber z číselníka osôb s filtrom na zamestnancov. Osoba, ktorá rieši žiadosť.
•Pôvodný súhlas: väzba na súhlas, ktorý sa odvoláva danou žiadosťou. Vyberač z číselníka žiadostí a súhlasov
•Zdôvodnenie: popis pre zdôvodnenie vybavenia alebo nevybavenia žiadosti

Proces je potrebné ukončiť akciou Zapísať alebo kliknúť na OK.

Prehľad auditov

V okne budú prístupné prehľady vykonaných auditov nad osobou alebo firmou, ktorá je zaevidovaná v príslušnej žiadosti alebo súhlase.

E-dokumenty

Evidencia dokumentov k položkám

Evidovanie dokumentov prebieha rovnako ako v iných oknách.

Akcia Audit osoby

Akcia je prístupná aj v okne Firma a Osoba.

Podľa zákona o ochrane osobných údajov je možné evidovať osobné údaje len na základe nejakého zákonného dôvodu alebo účelu. Pomocou akcie Audit osoby je možné vykonať audit potreby evidovať osobné údaje pre vybrané osoby.

Priebeh auditu:

1.

2.

Na konci auditu systém zobrazí tabuľku s výsledkom auditu