Súhlasy a žiadosti - GDPR

Okno na evidovanie a prezeranie informovaných súhlasov a žiadostí k osobe (firme) a prezeranie auditov vykonaných nad príslušnou osobou (firmou)

Tu si používateľ môže evidovať informované súhlasy priradené k svojmu účelu, pre ktorý boli poskytnuté, rôzne žiadosti od osôb na zmenu osobných údajov, prevod osobných údajov, informácie k evidovaným osobným údajom alebo aj na zmazanie osobných údajov. Pre položky je možné evidovať jednoduché stavy riešenia žiadosti, priradenie zodpovednej osoby, pripojenie zoskenovaných dokumentov, resp. zapísať poznámku k zamietnutiu žiadosti.

V okne je možné spustiť akcie:

• Audit osoby, systém zistí, či v čase vykonania auditu existuje dôvod alebo účel na evidovanie osobných údajov.
• Vymazať osobné údaje, systém spustí audit osoby a následne vymaže osobné údaje v prípade, že neexistuje dôvod alebo účel na evidovanie osobných údajov.

Okno obsahuje tieto záložky:

• Súhlasy a žiadosti
• Prehľad auditov
• E-dokumenty

Súhlasy a žiadosti

Evidovanie a prezeranie informovaných súhlasov a žiadostí k osobe alebo firme

Pre zadanie novej položky kliknite na akciu Pridať a vyplňte editovací formulár:

•Druh žiadosti/súhlasu: vyberač z číselníka Druhy žiadostí a súhlasov, povinná
•Typ: položka dotiahnutá z vyberača Druhy žiadostí a súhlasov, needitovateľná
•Číslo žiadosti/súhlasu: voľné číslovanie dokladov
•Názov žiadosti/súhlasu: krátky popis, povinná
•Dátum príchodu: dátumová položka, povinná, predplnené aktuálnym dátumom
•Popis: textové pole
•Osoba: vyberač z číselníka osôb. Pre každý záznam musí byť zadaná osoba alebo firma
•Firma: vyberač z číselníka firiem. Vyberač zobrazí len tie firmy, ktoré sú definované ako fyzické osoby, kód typu firmy sa rovná „FO“ alebo „FOO“ alebo „FOP“
•Meno: meno osoby zo žiadosti. V prípade žiadosti o výmaz a v prípade, že osobné údaje osoby budú prepísané musí ostať evidencia, kto poslal túto žiadosť.
•Priezvisko: priezvisko osoby zo žiadosti. V prípade žiadosti o výmaz a v prípade, že osobné údaje osoby budú prepísané musí ostať evidencia, kto poslal túto žiadosť.
•Účel: položku treba zadať v prípade informovaného súhlasu, vyberač na účely
•Stav vybavenia: možnosť jednoducho evidovať stav žiadosti, možné stavy sú: zaevidovaný, v riešení, vybavený, odmietnutý,
•Dátum zmeny stavu: dátumová položka
•Zodpovedná osoba: výber z číselníka osôb s filtrom na zamestnancov. Osoba, ktorá rieši žiadosť.
•Pôvodný súhlas: väzba na súhlas, ktorý sa odvoláva danou žiadosťou. Vyberač z číselníka žiadostí a súhlasov
•Zdôvodnenie: popis pre zdôvodnenie vybavenia alebo nevybavenia žiadosti

Proces je potrebné ukončiť akciou Zapísať alebo kliknúť na OK.

Prehľad auditov

V okne budú prístupné prehľady vykonaných auditov nad osobou alebo firmou, ktorá je zaevidovaná v príslušnej žiadosti alebo súhlase.

E-dokumenty

Evidencia dokumentov k položkám

Evidovanie dokumentov prebieha rovnako ako v iných oknách.

Akcia Audit osoby

Akcia je prístupná aj v okne Firma a Osoba.

Podľa zákona o ochrane osobných údajov je možné evidovať osobné údaje len na základe nejakého zákonného dôvodu alebo účelu. Pomocou akcie Audit osoby je možné vykonať kontrolu oprávnenosti evidovať osobné údaje pre vybrané osoby. Pri audite systém prejde všetky platné položky číselníka zákonných dôvodov a účelov a zistí, kde všade je osoba použitá a informuje o tomto stave výsledkom auditu. Systém súčasne vykoná kontrolu aj mimo číselníka, skontroluje, či je osoba evidovaná ako kontaktná osoba k platnej firme a či je osoba súčasne používateľom Spinu. V prípade, že používateľ potrebuje kontrolovať aj iné prípady použitia osoby je možné požiadať o úpravu a doplnenie tejto kontroly do systému konzultanta.

Priebeh auditu:

1. Používateľ sa postaví na osobu (alebo osoby), nad ktorou chce spustiť kontrolu 2. Používateľ stlačí akciu Audit osoby 3. Systém prejde všetky evidencie podľa číselníka dôvodov a účelov (platné záznamy) a k nim priradených evidencií, či sa v nich vyskytuje osoba. Doklady hľadá od najmladších podľa dátumu evidovania dokladu (Číselník evidencií pre audit). 4. Ak systém nájde príslušnú osobu v danej evidencii (tabuľke), tak skontroluje, či daný zákonný dôvod alebo účel trvá, porovnáva dátum evidovania dokladu s počtom rokov z položky Trvanie v rokoch. Stačí, ak systém nájde čoby len jeden doklad v jednej evidencii a zistí, že zákonný dôvod alebo účel trvá, toto je signálom, že evidovanie osobných údajov osoby je oprávnené. 5. Systém zapíše výsledok auditu do logovacej tabuľky. Tieto výsledky bude vidieť v záložke Prehľad auditov v okne Súhlasy a žiadosti alebo v samostanom okne Prehľad auditov.

Na konci auditu systém zobrazí tabuľku s výsledkom auditu