GDPR

(General Data Protection Regulation)

Ochrana osobných údajov

Legislatíva

GDPR je nové európske nariadenie, jeho celý názov znie "NARIADENIE EURÓPSKEHO PARLAMENTU A RADY (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa zrušuje smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov)". Nariadenie spojilo dokopy osvedčené pravidla ochrany osobných údajov z rôznych štátov s hľadiskami kybernetickej bezpečnosti, ľahkého elektronického zdieľania a zároveň i ochrany ľudí pri robotickom spracovaní.

Na Slovensku vyšiel na základe tohto nariadenia Zákon č. 18/2018 o ochrane osobných údajov.

Príprava subjektu (prevádzkovateľa) na GDPR

Nariadenia GDPR sú platné pre všetky firmy a subjekty, zosúladenie však vyžaduje metodický prístup v závislosti na odborovom zameraní a rozsahu spracovávania osobných údajov. Ucelené riešenie stojí na štyroch pilieroch - právnom, procesnom, technickom a myšlienkovom.

S GDPR by mali byť spojené minimálne tieto kroky:

• Analýza, kde sú vo firme uchovávané osobné údaje – to se týka dokumentov a údajov v elektronickej aj písomnej podobe
• Zhodnotenie procesov, čo sa s údajmi deje, k čomu ich firma využíva, kto s nimi pracuje a ako
• zhodnotenie technické – aplikácie, databázy, operačné systémy, hardware, zabezpečenie týchto súčastí
• Zhodnotenie rizík, návrh opatrení a stanovenie postupu zavedenia potrebných opatrení
• Úprava procesov, zavedení noriem a smerníc, popr. zvolenie zodpovednej osoby
• Implementácia nových pravidiel a procesov spracovávania osobných údajov
• Sprevádzkovanie technických opatrení

Informačný systém môže byť v tomto procese iba jedným z nástrojov k dosiahnutiu cieľov stanovených GDRP. Produkt Wéčko bude rozširovaný o funkcionality s týmto súvisiacimi a poskytujúcimi podporu k dosiahnutiu vybraných požiadaviek zákona.

Podpora GDPR v systéme Wéčko

Po analýze dopadov GDPR na správu osobných údajov v systému Wéčko implementujeme také technické úpravy a funkcionality, aby správa údajov z hľadiska princípov GDPR vyhovovala a čo najviac sa vám zjednodušilo zavádzanie vašich organizačne procesných zmien a opatrení.

Popis evidencie v systéme Wéčko

Do systému WÉČKO bola pridaná nová evidencia – GDPR Súhlasy a žiadosti. Nachádza sa v ponuke Číselníky. Okno GDPR Súhlasy a žiadosti obsahuje tri záložky.

Náhľad na pracovné prostredie:

V záložkách Druh žiadosti / súhlasu a Zákonné dôvody a účely si možete evidovať, doplniť vlastné druhy/dôvody podľa Vašich potrieb. Pridaním záznamu v prvej záložke zaevidujete žiadosť alebo súhlas osoby. Ak osobu, ku ktorej evidujete daný záznam máte v evidencii môžete ju vybrať z číselníka. Ak ju nemáte, je potrebné ju zadať do Mena a Priezviska.

Ak budete chcieť osobné údaje vybranej osoby prepísať (anonymizovať), je vytvorená akcia v menu Zobraziť – Vymazať osobné údaje. Túto akciu je však možné spustiť len pomocou protihodnoty, ktorú Vam poskytne konzultant na Hot-line, nakoľko táto funkcionalita je nezvratná. Prepísanie (anonymizovanie) osobných údajov je možné len v prípade, ak neexistuje zakonný dôvod alebo účel na ich evidovanie. Ku každej žiadosti / súhlasu doporučujeme priložiť scan daného dokumentu. Túto akciu vykonáte ikonou . Otvorí sa Vám okno:

Zostavu - GDPR evidované údaje o osobe je možné spustiť v oknách Firmy, Osoby a v okne GDPR Súhlasy a žiadosti. V okne GDPR Súhlasy a žiadosti je možné spustiť zostavu - GDPR evidované údaje o osobe, ak bola vybraná z číselníka (cez ikonu Súbor:Tlac.png). Zostava zobrazí evidované údaje + evidované žiadosti / súhlasy. Zároveň dáta uloží aj do csv súboru.