Fakturácia - Zmluva - Zmluvné parametre

Upozornenie: Funkčnosť je samostatne licencovaná. Nie je súčasťou štandardného modulu SPIN2. Pre jej nastavenie kontaktujte konzultanta.

Okno Zmluvné parametre slúži na zadanie základných parametrov pre následné generovanie pravidelnej zmluvnej fakturácie. Užívateľ si môže v hlavnom okne vybrať, či chce vidieť všetky zmluvy alebo len platné. Štandardné otvorenie okna ponúka len platné zmluvy (platnosť zmluvy je podmienená voľbou Stav - ako neplatné sú evidované všetky zmluvy so stavom Uzavretá, Stornovaná alebo Pozastavená). Užívateľ tiež vyberá, ktorý druh zmluvy si vyberie a následne s ním bude pracovať - v jednom zobrazení je možné pracovať len s jedným druhom zmluvy. Alebo môže vybrať všetky druhy zmluvy pre informatívny pohľad - v tomto pohľade nie je možné pridávať nové zmluvné parametre.

V štandardnom zobrazení okno obsahuje tieto karty:

• Zmluvné parametre
• Položky
• Kalendár
• Prehľad
• E-dokumenty

V rozšírenom nastavení - ak je zadaná hodnota 3 pre setupovú hodnotu F_ZAK_LEVEL, je ešte používaná aj karta Predmet.

Zmluvné parametre

V karte sú evidované základné údaje pre jednotlivé fakturačné zmluvy.

• Väzba na zmluvu - Číslo - vyberač z evidencie zmlúv, po výbere zmluvy sa nastaví väzba medzi zmluvou a zmluvným parametrom
• Väzba na zmluvu - Názov
• Skratka EO - vyplnenie hodnoty závisí od nastavenej setupovej hodnoty F_ZAK_GENER_EO (v Logistike SPIN1).
  • hodnota 1 (štandardne nastavená hodnota) - znamená, že EO ku každej zmluvnej fakturácii vyberá užívateľ - program dovolí vybrať EO len z vetvy, ktorá prislúcha prvku, definovanému k Druhu fakturačnej zmluvy.
  • hodnota 2 - (default hodnota) znamená, že EO k zmluvnej fakturácii je generované - každý riadok parametrov zmluvnej fakturácie vygeneruje vlastný EO, ktorý bude mať rovnaký kód aj názov ako je číslo zmluvy. Platnosť EO - Dátum od - sa prenáša z hodnoty Dátum vystavenia. EO sa v zozname ekonomických objektov doplní pod prvok, ktorý je definovaný v Druhu fakturačnej zmluvy.

• Kód druhu - vyberiete druh fakturačnej zmluvy
• Číslo zmluvy - štandardne sa prideľuje podľa číselného radu, ktorý je definovaný k druhu. Ak ho chcete užívateľsky meniť, je potrebné nastaviť setupovú hodnotu ZMENA_CISLA (v Logistike SPIN1) na hodnotu 1. Kolónka vedľa čísla zmluvy určuje platnosť zmluvy - štandardne sa prednastaví hodnota Platná - užívateľsky môžete zmluvu kedykoľvek zmeniť na Pozastavenú, Stornovanú alebo Uzavretú.
• Názov zmluvy - užívateľský názov zmluvy - max. 50 znakov
• Interný kód, IČO, Názov - vyberiete firmu, ktorej budete fakturovať
• Splatnosť - počet dní pre splatnosť vygenerovaných faktúr
• Referent - meno referenta priradeného k evidovanej zmluve
• OŠ - OŠ pre ktorú budú následne generované faktúry
• Dátum vystavenia - evidenčný dátum vystavenia zmluvy pre fakturáciu
• Dátum začatia - dátum reálneho začiatku fakturácie
• Dátum ukončenia - dátum ukončenia fakturácie
• Dátum vyradenia - evidenčný dátum vyradenia zmluvy
• Perióda fakturácia - v akom cykle bude fakturácia prebiehať - možnosť vybrať - Mesačná, Kvartálna, Polročná, Ročná
• Typ periódy fakturácie - výber - Relatívne, Kalendárne. Výber je umožnený len pri kvartálnej, poloročnej a ročnej periode. Kalendárna perióda znamená, že kalendár je vygenerovaný na základe kalendárnych intervalov, to znamená pri kvartálnej je to vždy - január, apríl, júl a október. Pri polročnej - január a júl. Pri relatívnej porióde je vždy začiatok fakturácie v tom mesiaci, kedy je prvá fakturácia a následne od nej sa odvíjajú ďalsie mesiace. Napr, ak prvá fakturácia je vo februári, tak pri kvartálnej perióde mesiace fakturácie nasledovné- február, máj, august a október. Pri polročnej - február a august.
• Mesiac fakturácie - vyberá sa len v prípade inej, ako mesačnej fakturácie. Pre mesačnú fakturáciu je predplnená hodnota 1. deň v mesiaci - nemá však na reálnu fakturáciu vplyv.
• Typ fakturácie - výber - Aktuálne, Dopredu, Dozadu - v akom časovom slede má fakturácia prebiehať
• Deň fakturácie - výber z 1-31. Užívateľ má možnosť si vybrať od akého dňa sa má fakturovať. Je to obdobie, ktoré je zobrazené v okne Odberateľská faktúra, záložka Položky - Obdobie od-do
• Konštantný symbol - preberie sa do faktúry
• Špecifický symbol - preberie sa do faktúry
• Bankový účet - preberie sa do faktúry
• Poznámka - akákoľvek užívateľská poznámka v forme textu

Predmet

len pri nastavení setupu F_ZAK_LEVEL na hodnotu 3

Predmet zmluvy sa eviduje napr. pre prípady, že nestačí položkové členenie zmluvy a je potrebné ešte položky zgrupovať - práve podľa predmetu. Jediným povinným poľom v Predmete je Produkt - vyberá sa z číselníka produktov, kde musí byť zavedený. Ďalej môže byť predmet ešte nepovinne členený podľa Sériového čísla produktu, Firmy alebo OŠ. Ako doplňujúce údaje je možné evidovať Poznámku a Kontakt.

Položky

Evidencia položiek pre zmluvnú fakturáciu - evidujú a vyberajú sa položky z číselníka produktov, ktoré budú následne pravidelne fakturované vrámci Zmluvnej fakturácie.

• Kód produktu - produkt, ktorý bude fakturovaný. Povolený je len výber neskladových produktov, podobne ako v prípade, keď je vystavovaná odberateľská faktúra. Produkt je povinná položka - v prípade, že firma bežne nepracuje s evidenciou produktov, je potrebné založiť aspoň jeden fiktívny neskladový produkt.
• Množstvo - počet jednotiek pre fakturáciu položky
• Cena - jednotková cena pre vybranú položku.

Cena je programom počítaná na základe toho, aký Typ ceny je definovaný v Druhu fakturačnej zmluvy. Môžete preto pre jednotlivé periódy fakturácie použiť kombináciu s iným Typom ceny. Napríklad pre kvartálnu fakturáciu môžete použiť mesačnú cenu - vtedy bude cena na výslednej faktúre počítaná ako trojnásobok ceny, evidovanej v produkte. Ak ale pre kvartálnu fakturáciu použijete druh, ktorý má priradený Typ ceny - Kvartálny, tak cena bude počítaná v rovnakej výške.

• Indikátor - využívaná len hodnota Paušál
• Dátum začatia - dátum pre začatie fakturácie položky. Tento dátum môže byť rozdielny ako dátum pre Zmluvné parametre. Ak je dátum v priebehu obdobia, tak výsledná cena bude počítaná ako alikvotná čiastka z ceny.
• Dátum ukončenia - dátum pre ukončenie fakturácie položky. Tento dátum môže byť rozdielny ako dátum pre Zmluvné parametre. Ak je dátum v priebehu obdobia, tak výsledná cena bude počítaná ako alikvotná čiastka z ceny.
• OŠ - OŠ, ktorá sa následne prenesie do položky vygenerovanej faktúry.
• Poznámka - užívateľská poznámka vo forme textu

Pri zapnutí setupu F_ZMLFA_EDIT_UCET_US pribudnú do okna položky, pri generovaní faktúry sa tieto položky prenesú do položiek faktúr:

• Kód účtovného druhu - výber z číselníka
• Účet - výber z účtového rozvrhu

Logistický setup F_ZMLFA_EDIT_UCET_US - možnosť priamej editácie úctu v položkách zmluvných parametrov zmluvnej fakturácie {N, A, UCET, US)

• N -Nie (default hodnota)
• A - Áno, účet aj účtovný druh
• US - účtovný druh
• UCET

Kalendár

Karta Kalendár je generovaná počas evidencie hlavnej karty Zmluvné parametre. Obsahuje informácie o plánovanej fakturácii danej zmluvy pre obdobie najbližšieho roka od Dátumu začatia. Počas generovania faktúr je vždy dogenerovaný pre nasledovnú periódu fakturácie. Obsahuje nasledovné informácie:

• Obdobie - mesiac v roku, pre plánovanú fakturáciu
• Rok - rok pre plánovanú fakturáciu
• Plánovaný stav - udáva stav, či je v danom období plánovaná fakturácia. Ak áno, dosahuje hodnotu 1-Paušál. Ak nie je fakturácia v danom období plánovaná, dosahuje hodnotu 0-Nič.
• Stav fakturácie - udáva stav, či je už dané obdobie vyfakturované. Ak áno dosahuje hodnotu 1-Paušál. Ak nie je ešte v danom období vystavená faktúra, dosahuje hodnotu 0-Nič.
• Dátum od, Dátum do - obdobie pre ktoré sa vystavuje faktúra
• Číslo faktúry - evidenčné číslo vystavenej faktúry.
• Fakt. suma - celková suma faktúry
• Fakt. základ - suma základov DPH vo faktúre
• Predp.suma bez DPH - predpokladaná suma bez DPH - zobrazí sa na základe setupu Nastavenie logistika - F_ZAK_OBD_SHOW_PREDPOKL_SUMA (A,N; default N)
• Predp.suma DPH - predpokladaná suma DPH - zobrazí sa na základe setupu Nastavenie logistika - F_ZAK_OBD_SHOW_PREDPOKL_SUMA (A,N; default N)
• Predp.suma s DPH - predpokladaná suma s DPH - zobrazí sa na základe setupu Nastavenie logistika - F_ZAK_OBD_SHOW_PREDPOKL_SUMA (A,N; default N)

V karte Kalendár môžete užívateľský zmeniť Plánovaný stav - takto môžete napríklad na niekoľko mesiacov prerušiť fakturáciu bez potreby ukončovania zmluvy.

Akcia Generovanie kalendára akcia umožní za vybrané obdobie dogenerovať kalendár pre označené zmluvy. Po označení zmlúv v prvej záložke - Zmluvné parametre, užívateľ stlačí akciu Generovani kalendára a systém vybraným zmluvám doplní kalendár do vybraného dátumu (mesiaca). Taktiez je možné generovať kalendár v záložke Kalendár pre jendu zmluvu.

Prehľad

Karta Prehľad poskytuje prehľadný zoznam jednotlivých nadefinovaných Zmluvných parametrov pre fakuráciu - so zoznamom všetkých fakturovaných položiek a súm.

Texty evidenčnej položky

Pomocou akcie Texty evidenčnej položky je možné pridávať preddefinované texty, ktoré potom budú automaticky generované v jednotlivých faktúrach. Možnosť kopírovania týchto textov upravujú setupové hodnoty z Logistiky:

Pre prenos textov k celému dokladu - F_FAFROMZAKPRAVID_TEXT:

• 'S' - štandard - (default hodnota)systém generuje vlastný text v tvare "Pravidelná platba za obdobie: dd.mm.yyyy do: dd.mm.yyyy Zmluva č.: 0000", toto funguje aj v prípade nenastaveného setupu

• 'Z' - texty sa prenášajú z evidencie zmluvných parametrov (364H, 364F, 364P) a kopírujú sa do faktúr (300H, 300F, 300P)

• 'ZS' - ak text 364H nie je zadaný v zmluve, tak berieme štandardný text (Podla 'S') ostatné texty (364F, 364P) podla 'Z'

• 'ZaS' - ak text 364H nie je zadaný v zmluve, tak berieme štandardný text (Podla 'S') a ak je zadaný 364H tak berieme jeho + do nového riadku štandardný text (Podľa S), ostatné texty (364F, 364P) podla 'Z'

• '0' /nula/ - žiadne texty sa zo zmluvnej fakturácie neprenášajú do vystavenej faktúry

Pre prenos textov k položkám dokladu - F_FAFROMZAKPRAVIDPOL_TEXT:

• ak je nastavená hodnota 'A', prenáša sa údaj poznámka z položiek Zmluvných parametrov - do údaja Označenie dodávky do položiek faktúry.

• ak táto setupová hodnota nie je nastavená alebo je "N" (default hodnota), do Označenia dodávky sa prenáša Názov produktu + definovaný reťazec.

Poznámka pre konzultantov. Typy textov je potrebné mať nastavené v tabuľkách dl.dl_typ_ep_ttep a dl.dl_ttep. EP pre Zmluvné parametre je 364 a používajú sa typy: 364H - Hlavička - text sa potom kopíruje do 300H - hlavička v odberateľskej faktúre 364P - Poznámka - text sa potom kopíruje do 300P - poznámka v odberateľskej faktúre 364F - Pätička - text sa potom kopíruje do 300F - pätička v odberateľskej faktúre

Pre potlačenie prenosu textu do položky Označenie dodávky - F_FAFROMZAKPRAVID_POPIS_ZPROD = {[A], N}

• 'A' - Prenos do popisu položiek (Označenie dodávky) z produktu (kvôli spätnej komp., default je A)

Import zmluvných parametrov

Pomocou akcie XML import je možné naimportovať väčšie množstvo Zmluvných parametrov, pripravených v Exceli. Import podporuje kompletnú štruktúru, aj rozdelenie s evidenciou Predmet alebo len s evidenciou Položky. Vzorový Excel s potrebným makrom pre vytvorenie XML súboru pre import je uložený v JIRA v úlohe - https://jira.assecosol.eu/browse/NETSOF-6041.

Popis jednotlivých polí pre vyplnenie vzorového Excelu:

Karta Zmluvné parametre - údaje pre hlavičku - pre jeden doklad vyplniť len prvý riadok, ak má doklad viac položiek:

• Skratka EO - povinné - vyplnenie hodnoty závisí od nastavenej setupovej hodnoty F_ZAK_GENER_EO (v Logistike SPIN1).
• Kód druhu – povinné - zodpovedá skratke druhu fakturačnej zmluvy
• Číslo zmluvy – povinné - jedinečné číslo
• Názov zmluvy – povinné - užívateľský názov zmluvy - max. 50 znakov
• Interný kód odberateľa – povinné – vyberač z číselníka firma-odberateľ
• Splatnosť - počet dní pre splatnosť vygenerovaných faktúr
• Referent - meno referenta priradeného k evidovanej zmluve
• OŠ - OŠ pre ktorú budú následne generované faktúry
• Dátum vystavenia – povinné - evidenčný dátum vystavenia zmluvy pre fakturáciu
• Dátum začatia – povinné - dátum reálneho začiatku fakturácie
• Dátum ukončenia - dátum ukončenia fakturácie
• Dátum vyradenia - evidenčný dátum vyradenia zmluvy
• Perióda fakturácia – povinné - v akom cykle bude fakturácia prebiehať - hodoty - Mesačná, Kvartálna, Polročná, Ročná
• Mesiac fakturácie – povinné - význam má len v prípade inej, ako mesačnej fakturácie. Predplniť hodnotu 1 až 12.
• Typ fakturácie – povinné -výber - Aktuálne, Dopredu, Dozadu - v akom časovom slede má fakturácia prebiehať
• Poznámka - akákoľvek užívateľská poznámka v forme textu

Karta Položky:

• Kód produktu – povinné - produkt z číselníka produktov – neskladová položka
• Množstvo – povinné - množstvo v mernej jednotke vybraného produktu
• Cena – povinné - jednotková cena, ktorá bude pre položku fakturovaná. Pozor – cena môže byť definovaná za rôzne obdobie
• Indikátor – povinné – len pevná hodnota – Paušál
• Dátum začatia - povinné – dátum, určujúci začiatok fakturácie danej položky – môže byť neskorší ako je dátum na hlavičke – vtedy sa daná položka začne fakturovať neskôr...
• Dátum ukončenia - dátum ukončenia platnosti položky
• OŠ - OŠ pre položku generovanej faktúry
• Poznámka - text pre položku, jeho vyplnenie má význam v prípade prenášania textu do položiek faktúry