Otvorenie pokladne - Pokladňa

Prvým krokom práce s pokladňou je vytvorenie pokladničných kníh. Okno má dve záložky Pokladničná kniha a Nastavenie počiatočných stavov FIFO k pokladni.

Záložka Pokladničná kniha

V tejto záložke je potrebné zadefinovať základné nastavenia pre vytvorenie pokladničnej knihy. Kliknite na akciu Pridať a vyplňte editovací formulár:

• Neúčtovná pokladničná kniha - začiarknite začiarkávacie pole v prípade, že nechcete mať doklady zaevidované v tejto pokladničnej knihe v učtovníctve. Doklady v takto označenej pokladni budú len zaevidované, nie však prenesené do účtovníctva. Čiže k týmto dokladom nevzniká účtovný doklad.
• Účtovná pokladničná kniha - z vyberača vyberte pokladničnú knihu, do ktorej sa automaticky budú presúvať pokladničné doklady vytvorené v neúčtovnej pokladničnej knihe.
• Obmedzenia - v prípade, ak je zvolené Vidí iba svoje pokladničné doklady , tak v tejto pokladničnej knihe vidí užívateľ len svoje doklady. Užívateľ s rolou POKSYS vidí doklady všetkých užívateľov a môže tieto doklady presúvať do účtovnej pokladne. Ak v pokladni nie je vybraná žiadna hodnota, vidí každý užívateľ doklady všetkých užívateľov.
• Skratka - zadajte skratku pokladničnej knihy
• Názov - zadajte názov pokladničnej knihy
• Platnosť od - zadajte dátum, od ktorého má byť pokladničná kniha platná
• Platnosť do - zadajte dátum v prípade, že chcete ukončiť používanie pokladničnej knihy
• Mena - zadajte menu,prípadne vyberte zo zoznamu, v ktorej bude pokladničná kniha vedená
• Účet - oo zoznamu vyberte analytický účet, na ktorý budú účtované pokladničné pohyby danej pokladničnej knihy. Ak bude pokladničná kniha vedená v cudzej mene, potom je potrebné, aby mal príslušný analytický účet v účtovnom rozvrhu zaškrtnutý parameter Sledovanie cudzej meny
• Banka - zo zoznamu vyberte banku, ktorej kurz budete používať pri prepočte pokladničných pohybov v cudzej mene na €. V prípade, že definujete pokladničnú knihu, ktorá bude vedená v €, potom zo zoznamu vyberte Európsku centrálnu banku
• Číslovanie PD - Nastavenie parametra Číslovanie PD rozhoduje o tom, akým spôsobom budú číslované príjmové a výdavkové pokladničné doklady v rámci definovanej pokladničnej knihy.Zo zoznamu vyberte vyhovujúcu možnosť:
  • Samostatné rady pre PPD a VPD - v rámci definovanej pokladničnej knihy budú existovať dva nezávislé číselné rady: číselný rad pre príjmové pokladničné doklady a číselný rad pre výdavkové pokladničné doklady
  • Spoločný rad pre PPD a VPD - v rámci definovanej pokladničnej knihy budú príjmové aj výdavkové pokladničné doklady číslované v spoločnom číselnom rade
• Druh účtovného dokladu pre príjmový PD - zo zoznamu vyberte druh účtovného dokladu, pod ktorým budú účtované príjmové pokladničné pohyby. Požadovaný druh účtovného dokladu môžete v prípade potreby doplniť v okne Druh účtovného dokladu (Účtovníctvo => Účtovanie => Druh účtovného dokladu)
• Druh účtovného dokladu pre výdavkový PD - zo zoznamu vyberte druh účtovného dokladu, pod ktorým budú účtované výdavkové pokladničné pohyby.Požadovaný druh účtovného dokladu môžete v prípade potreby doplniť v číselníku Druh účtovného dokladu (Podvojné účtovníctvo => Účtovanie => Druh účtovného dokladu)

Poznámka: Nakoľko v systéme je možné v rámci jedného druhu účtovného dokladu evidovať pod konkrétnym číslom len jediný doklad (duplicity nie sú povolené), odporúčame dodržať jedno z nasledujúcich odporúčaní: Pre každú pokladničnú knihu vytvorte samostatné druhy účtovných dokladov. Ak chcete používať pri všetkých pokladničných knihách rovnaké druhy účtovných dokladov, potom pred čísla pokladničných dokladov vložte prefix, ktorý bude jedinečný pre každú pokladničnú knihu. V okne Druh účtovného dokladu, pri druhoch určených pre pokladňu nastavte parameter Preberať číslo ZD na hodnotu Áno

• FIFO - pokiaľ bude v zadefinovanej pokladničnej knihe pre prepočet cudzej meny na € použitá FIFO metóda, potom zo zoznamu vyberte voľbu Áno, v opačnom prípade vyberte voľbu Nie
• OŠ - nepovinný údaj. Ak vyplníte údaj OŠ, potom v každom účtovnom doklade, ktorý bude účtovaný na základe pohybov danej pokladničnej knihy, bude uvedené toto preddefinované stredisko (OŠ). Na preddefinované stredisko bude zaúčtovaná celková suma pokladničného pohybu, účtovaná spravidla na účte 211 (výber účtu závisí od nastavenia parametra Účet v tomto editovacom formulári)
• Kontrolovať záporný zostatok - nastavenie parametra rozhoduje o tom, či bude systém kontrolovať hodnotu zostatku pokladničnej knihy. Zo zoznamu vyberte vyhovujúcu hodnotu:
  • Áno zostatok pokladničnej knihy nesmie byť záporný. Systém nedovolí zapísať taký výdavkový pokladničný doklad, ktorý by znížil zostatok pokladničnej knihy do záporu
  • Nie zostatok pokladničnej knihy môže byť záporný. Systém povolí zápis výdavkového pokladničného dokladu, ktorý zníži zostatok pokladničnej knihy do záporu
• Výber typu PPD - Od nastavenia tohto parametra závisí spôsob zobrazenia vyberača pre typ PPD (položky pokladničného dokladu) pri evidencií položiek pokladničného dokladu. Zo zoznamu vyberte vhodnú voľbu:
  • Cez skratku typu PPD - vo vyberači pre PPD budú zobrazené skratky typu PPD.
  • Cez účet - vo vyberači pre PPD budú zobrazené analytické účty priradené jednotlivým typom PPD.

Proces je potrebné ukončiť akciou Zapísať alebo kliknúť na OK.

Záložka Nastavenie počiatočných stavov FIFO k pokladni

V tejto záložke je potrebné zaevidovať počiatočné stavy v CM pre pokladničné knihy vedené FIFO metódou. Kliknite na akciu Pridať a vyplňte editovací formulár:

• Dátum kurzu - zadajte dátum kurzu, ktorým bola cudzia mena prepočítaná na €
• Kurz - Zo zoznamu vyberte kurzový lístok, podľa ktorého je cudzia mena prepočítaná na €
• Počiatočný stav v CM - zadajte množstvo cudzej meny, ktorá je v pokladni evidovaná daným kurzom

Proces je potrebné ukončiť akciou Zapísať alebo kliknúť na OK.