Spoločné číselníky - Voliteľný údaj k evidencii

Voliteľný údaj k evidencii

Voliteľné údaje je možné použiť k vlastnému evidovaniu doplňujúcich údajov k akejkoľvek evidencii používanej v SPINe. Voliteľné údaje môžete evidovať pre celý doklad, ale aj pre jednotlivé položky (riadky) dokladu. SPIN umožňuje aj také nastavenie, počas ktorého sa voliteľné údaje prenášajú medzi evidenciami - napr. voliteľný údaj z objednávky môže byť prenesený do dodacieho listu a následne do odberateľskej faktúry.

Zadefinovanie voliteľného údaja

Pre použitie voliteľného údaja je potrebné najskôr ho zadefinovať - v Spoločných číselníkoch - Voliteľný údaj k evidencii

V záhlaví okna vyberiete agendu, z ktorej bude zvolená evidencia - napr. Logistika - a potom evidenciu ku ktorej idete vytvárať voliteľný údaj - napr. Cenová ponuka, Odberateľská faktúra... A chcete pridávať voliteľný údaj, ktorý bude evidovaný k jednotlivým položkám (riadkom) v niektorej evidencii, je treba v poli Evidencia" vybrať hodnotu Položka resp. Riadok danej evidencie - napr. Riadok príjemky. V okne sa následne zobrazí zoznam všetkých voliteľných údajov, ktoré sú k vybranej evidencii už definované. Môžete pridať ďalší voliteľný údaj - po pridaní riadku vyplníte:

• Kategória - voliteľné údaje môžete členiť do kategórii, tie sú potom využívané v špeciálnych prípadoch - napr. počias importu dokladov môžu byť importované voliteľné údaje vybranej kategórie
• Názov - názov voliteľného údaja
• Kód - kód voliteľného údaja
• Poradie - poradie, v ktorom sa bude voliteľný údaj zobrazovať medzi inými voliteľnými údajmi
• Typ - typ voliteľného údaja určuje jeho možný formát - napr. dátum, číslo, text...
• Limit - môžete vyplniť maximálny počet znakov, ktoré majú byť vyplnené pre daný voliteľný údaj. Má význam pre voliteľné údaje typu Reťazec alebo Text.
• Vyžadovaný - ak zvolíte túto hodnotu, tak daný voliteľný údaj bude musieť byť povinne vyplnený počas evidencie dokladu. V tomto prípade by mal mať voliteľný údaj zvolenú aj hodnotu Zobrazovať vo formulári
• Údaj má číselník - ak túto voľbu zvolíte, tak k voliteľnému údaju musíte naplniť číselník - v druhej karte Číselník voliteľného údaja, prípadne môžete využiť číselník evidenčnej položky, ktorú vyberiete v poli Evidenčná položka
• Evidenčná položka - môže slúžiť ako číselník pre prípad, že voliteľný údaj chcete vyberať z číselníka
• Zobrazovať vo formulári - umožní zobrazovanie voliteľného údaja priamo vo formulári dokladu - užívateľ potom môže tento voliteľný údaj zadávať priamo počas evidencie základných údajov hlavičky dokladu/resp. konkrétnej položky ak ide o voliteľný údaj k položkám.
• Systémový údaj
• Nezobrazovať - ak túto voľbu zvolíte, tak voliteľný údaj už nebude pre užívateľov viditeľný - napr. ak sa jedná o voliteľné údaje, ktoré sa používali ale v budúcnosti už nie sú potrebné

Vytvorenie číselníka voliteľného údaja

Každý voliteľný údaj, ktorý má zvolenú voľbu Údaj má číselník musí mať tento číselník naplnený. Jeho naplnenie je možné v druhej karte okna Voliteľný údaj a môže byť naplnený ľubovoľnou množinou hodnôt. Z tejto množiny hodnôt vyberajú užívatelia, keď zadávajú voliteľný údaj k dokladu/riadku dokladu.

Väzba na evidenčné položky

Každý voliteľný údaj sa vytvára k nejakej konkrétnej evidenčnej položke. V karte Väzba medzi evidenčnými položkami môžete ale vymenovať ďalšie evidenčné položky, ku ktorým bude tento voliteľný údaj patriť - napr. voliteľný údaj vytvorený k Predajnej objednávke môže byť následne priradený aj k Dodaciemu listu, Odberateľskej faktúre - bude sa zobrazovať vo všetkých dokladoch daných evidencií a ak majú doklady medzi sebou súvislosť, môže sa medzi evidenciami kopírovať počas generovania dokladu.

Použitie voliteľného údaja počas evidencie dokladu

Počas evidencie akéhokoľvek dokladu alebo údaja, ktorému ste vytvorili voliteľné údaje ich môže naplniť dvoma spôsobmi:

• Voliteľné údaje vo formulári:
  • ak ste počas definície voliteľného údaja použili možnosť Zobrazovať vo formulári, tak voliteľný údaj (alebo niekoľko voliteľných údajov) môžete evidovať priamo vo formulári počas evidencie dokladu. Túto možnosť je potrebné nastaviť vždy v prípade povinne zadávaných voliteľných údajov - t.j. ak majú v definícii nastavenú voľbu Vyžadovaný.

• Všetky voliteľné údaje:
  • ak voliteľné údaje nechcete zobrazovať priamo vo formulári, tak na ich vyplnenie slúži akcia Voliteľné údaje- touto akciou vyvoláte samostatné okno a môžete v ňom naplniť voliteľné údaje.

Voliteľný údaj k evidencii - samostatné použitie pre modul Evidencia majetku

Pre agendu Majetok systém zobrazuje voliteľné údaje v okne Stav a Pohyby v záložke Voliteľné údaje, zadané pre typ evidencie Stav IM(EMO), Stav DIM(EMO)

Vypnutie zobrazovania voliteľného údaja

v okne Voliteľný údaj k evidencii je doplnený Typ evidencie - Dokument, pridaný voliteľný údaj sa zobrazuje v záložke E-dokumenty vo všetkých oknách

Nastavenie možnosti kopírovania voliteľných údajov

Setup pre nastavenie rozdielneho správania pre kopírovanie Voliteľných údajov pre vybrané evidencie nájdete v Program / Nastavenia / Spoločné nastavenia / Systémové spoločné. EP_ROWCOPY_COPY_VUEP - Kopírovať VU k EP pri kopírovaní riadku danej evidenčnej položky (EP) v aplikácii (SPIN2). Povolené hodnoty sú :

           'A' - 'Áno', Default 
           'N' - 'Nie'
           'F' - 'Len editovateľné vo formulári'

Modifikátor : zvolená evidencia, napríklad "Predajná objednávka"