Zákonné dôvody a účely - GDPR

Okno na evidovanie a prezeranie zákonných dôvodov a účelov, na základe ktorých je možné evidovať a uchovávať osobné údaje. Nastavenie zákonných dôvodov a účelov systém použije pri audite osoby.

V okne sú systémom nadefinované zákonné dôvody (pomocou skriptu), ktoré vyplývajú zo všeobecne platných zákonov a na ich základe sú v systéme SPIN evidované doklady. Tieto zákonné dôvody sa nemôžu vymazať a meniť sa dajú len v obmedzenej miere (položky Popis a Trvanie v rokoch). Sú to zákon o účtovníctve, zákon o DPH, potreba uchovávať mzdové údaje a osobné údaje zamestnancov, evidencia zmlúv a evidencia korešpondencie.

Okrem týchto zákonných dôvodov sa v okne dajú evidovať vlastné účely potrebné k výkonu vlastnej činnosti – napr. reklamné účely, evidenčné účely, komunikačné účely, platby šekom od osôb a pod.

Príklad naplnenia údajov pre vlastný účel, kde osobné údaje sú evidované na základe informovaného súhlasu, napr. marketing:

Okno obsahuje tieto záložky:

• Zákonné dôvody a účely
• Evidencie
• Vlastný audit
• E-dokumenty

Zákonné dôvody a účely

Evidencia zákonných dôvodov a účelov

Pre zadanie novej položky kliknite na akciu Pridať a vyplňte editovací formulár:

•Dátum: dátumová položka, dátum vydania dôvodu alebo účelu, povinná
•Názov: stručný popis, povinná
•Popis: dlhšie textové pole
•Trvanie v rokoch: povinná
•Platnosť od: dátumová položka
•Platnosť do: dátumová položka
•Typ: „Z“ zákonný dôvod alebo „U“ účel
•Systémové: A/N, položka sa naplní „A“ v prípade, že tento riadok bude dodaný pri preinštalácii systémom. Ručne doplnené riadky budú mať vyplnené „N“

Proces je potrebné ukončiť akciou Zapísať alebo kliknúť na OK.

Akcie v okne: všetky štandardne používané

Obmedzenie pre akcie:

• Odstrániť – riadky dodané systémom nie je možné zmazať
• Upraviť – pre riadky dodané systémom je možné opraviť položky Popis a Trvanie v rokoch

Špeciálne akcie v okne:

Skopírovanie do mandanta – štandardná funkcionalita skopírovania údajov do iných mandantov

Upozornenie - pri vytvorení nového mandanta treba použiť akciu Skopírovanie do mandanta pre presun zákonných dôvodov do nového mandanta.

Evidencie

Evidencie, v ktorých sa vyskytujú doklady evidované na základe príslušného zákonného dôvodu alebo účelu. Toto je potrebné z dôvodu vykonania auditu nad osobou – či nie sú evidované doklady na osobu v týchto evidenciách. Napr. pre zákon o účtovníctve to budú dodávateľské faktúry, odberateľské faktúry, pokladničné doklady, objednávky a pod.

Pre zadanie novej položky kliknite na akciu Pridať a vyplňte editovací formulár:

•Evidencia: vyberač z evidencií, vyberač ponúkne výber z evidencií nadefinovaných v okne Číselník evidencií pre audit

Proces je potrebné ukončiť akciou Zapísať alebo kliknúť na OK.

Vlastný audit

Možnosť definovať funkciu nezávislú na evidenciach. Tabuľka pre výber funkcie sa naplní skriptom, ktorý pripraví programátor.

E-dokumenty

Evidencia dokumentov k položkám

Evidovanie dokumentov prebieha rovnako ako v iných oknách.