Odoslaná pošta - Pošta

Nahrávanie odosielanej pošty

Pre nahrávanie odosielanej pošty zvoľte voľbu Odoslaná Pošta .Použitím ikony "Pridať" alebo CTRL+N otvoríte formulár k pridaniu nového záznamu pre zápis odosielanej pošty.

Po otvorení formuláru nahráte vyžadované povinné položky, ktoré sa v otvorenom fomulári zobrazujú ako podfarbené riadky .

Farbu povinných polí položiek si vyberiete sami a nastavíte v Spoločných nastaveniach programu - Farebné označovanie.

Odosielanú poštu zapíšete použitím ikony CTRL+S alebo použitím ikony Zapísať .

Odberateľská faktúra

Pre nahrávanie odberateľských faktúr do odosielanej pošty zvoľte voľbu Odoslaná Pošta - odberateľská faktúra. Použitím akcie "Pridať" alebo CTRL+N otvoríte formulár k pridaniu nového záznamu pre zápis odberateľskej faktúry .

Odosielanú poštu zapíšete použitím ikony CTRL+S alebo použitím akcie Zapísať .

Bežne sa ale využíva možnosť nahrávať ' odberateľské faktúry' priamo do modulu 'SOF - Fakturácia - odberateľská faktúra', odkiaľ bude po nahratí priamo exportovaná do modulu Pošta.

Väzbu pre export odberateľských faktúr (aj zálohových) z logistiky do pošty musíte mať nastavenú v parametroch programu pre logistiku a poštu. Postup nájdete v pracovnom postupe Ako prepojiť poštu s faktúrami.

Export do Pošty vykonáte prostredníctvom akcie v module logistika (SOF) nad oknom Odberateľskych faktúr .

Zobrazí sa okno s informáciou o výsledku spracovania, napríklad:

Vo voľbe Odoslaná pošta - Odberateľská faktúra - kliknutím na akciu Načítať alebo Načítať všetko sa načítajú exportované Odberateľské faktúry z logistiky.

Priložená dokumentácia ku exportovanej faktúre v záložke "E - dokumenty" sa prenesie spolu s faktúrou. Po načítaní v Pošte si ich môžete použitím akcie Zobraziť dokument zobraziť.

Väzbí sa cez číslo faktúry, názov firmy, fakturovanú sumu a dátum. Rovnakým spôsobom pracujú aj faktúry zálohové.

Faktúry odoslané elektronicky

Faktúry, ktoré boli odoslané elektronicky - Spôsob zaslania = elektronicky, sa budú evidovať v odberateľských faktúrach, ale nebudú sa doťahovať do tlačív ako je napríklad: (PPH) poštový podací hárok, (VZL) výplatný zúčtovací lístok a ani (SZV) sumárny zúčtovací výkaz.

Odberateľská zálohová faktúra

Pre nahrávanie odberateľských faktúr zálohových do odosielanej pošty zvoľte voľbu Odoslaná Pošta - odberateľská zálohová faktúra. Použitím akcie "Pridať" alebo CTRL+N otvoríte formulár k pridaniu nového záznamu pre zápis.

Bežne sa ale využíva možnosť nahrávať odberateľské zálohové faktúry priamo do modulu SOF - Fakturácia - odberateľské zálohové faktúry , odkiaľ bude po nahratí priamo exportovaná do modulu 'Pošta'.

Postup aj nastavenia sú identické ako pri ostrých faktúrach.

V module Pošta je záznam ďalej spracovávaný a doplnený o ďalšie náležitosti, predovšetkým '"povinné polia"', ktoré sú potrebné ďalšie spracovanie záznamu.

Ak je zasielané väčšie množstvo faktúr, je potrebné označiť typ poštových zásielok a použitím akcie Hromadná úprava, doplniť požadované údaje k zasielanej pošte, táto akcia uľahčuje a zrýchľuje činnosť pri práci s poštou.

Hromadná úprava odberateľských faktúr

Ak sú do pošty vyslané z modulu SOF Odberateľské faktúry, tak im treba doplniť príznaky dôležité k zaslaniu poštových zásielok. K tomu, aby sa nemusel každý záznam zvlášť otvoriť a vypisovať, je v module Pošta dopracovaná možnosť hromadnej úpravy, cez akciu Hromadná úprava, kde hromadne doplníte "spôsob zaslania" a typ poštovej zásielky, teda či je zásielka doporučená alebo obyčajná.

Upozornenie - Po exporte odberateľských faktúr z modulu SOF do pošty sa do faktúr musia doplniť aj povinné polia, ako je : Typ zásielky, Cenník pošty a Zaslalo oddelenie, ktoré je treba doplniť, aby mohli faktúry byť odoslané doporučenou alebo obyčajnou poštou.

Spôsob zaslania = Nemeniť znamená, že zápis spôsobu odoslania pri zmene iných vlastností dokumentu zostane zachovaný, čo je dôležité ak posielate poštu aj elektronicky.

Po nahraní odosielanej pošty, nahratí všetkých odberateľských faktúr, odberateľských faktúr zálohových a úprave faktúr hromadnou úpravou, sa prepnete do "Pošty spolu" kde sa odosielaná pošta zobrazí spolu v jednom okne.

E - dokumenty

Pre prikladanie dokumentov prijatej a odoslanej pošty slúži voľba E - dokumenty.

Dokumenty je možné prikladať v každej evidencii pošty. Spôsob a možnosti evidencie dokumentov si pozrite v článku E-dokumenty - Pošta

Vytváranie Poštového podacieho hárku (PPH)

Pri vytváraní Poštového podacieho hárku ďalej (PPH) musíte byť v režime Pošta spolu

Do poštového podacieho hárku sa zapisuje len tá odoslaná pošta, ktorá v Číselníku pošty, v type zásielky obsahuje príznak 'doporučená' a 'platná'

• Pri vytváraní Poštového podacieho hárku ďalej (PPH) postupujte tak, že kurzorom označíte odosielané zásielky. Program sám vyberie do poštového podacieho hárku len tie, ktoré majú príznak doporučený.

• Ak neoznačíte zásielky, program vyberie do "PPH" všetky zásielky, ktoré majú príznak doporučený a platný a sú v stave zaevidovaný .

Pri označovaní odoslanej pošty a vytváraní "PPH" treba označiť poštové zásielky zo dňa, ktorý práve spracúvate. Ak by sa v odoslanej pošte nachádzala odoslaná pošta v stave "zaevidovaný" , doplnila by sa pri neoznačovaní záznamov z konkrétneho dňa do vytváraného PPH a po vytvorení "PPH" by sa zobrazili ako položky s nesprávnym dátumom.

• Po kliknutí na ikonu 'Vytvor podacie hárky' program vytvorí tlačivo 'Poštový podací hárok' zo všetkých doporučených záznamov, ktoré boli označené v tom dni.
• Ďalej ponúkne dialógové okno s textom " Vyplň podacie číslo" k zápisu podacieho čísla, jeho číselného radu použitého v poštovom podacom hárku. Zároveň ponúka možnosť spôsobu úhrady začiarknutím začiarkávacieho pola a výberu spôsobu úhrady.

Typy úhrad PPH

• v hotovosti
• poštovými známkami
• prevodom z účtu
• výplatným strojom
• úverom poštovného

Rozdielnym výberom Spôsobu úhrady, Vám do tlačiva PPH dotiahne aj rozdielne vyplnené stĺpce .

Spôsob úhrady v hotovosti - do tlačiva budú dotiahnuté vyplnené tieto stĺpce :

• Podacie číslo
• Meno priezvisko/ Názov organizácia
• Ulica /obec a číslo
• PSČ a pošta
• Trieda

Spôsob úhrady úverom poštovného - do tlačiva budú dotiahnuté vyplnené tieto stĺpce :

• Podacie číslo
• Meno priezvisko/ Názov organizácia
• Ulica /obec a číslo
• PSČ a pošta
• Trieda
• Hmotnosť
• Dobierka
• Poistenie
• Výplatné
• Trieda
• Doplnkové služby
• Poznámka

Podacie číslo môže používateľ vyplniť podľa potreby hneď, pri vytváraní PPH alebo až po vyplnení pracovníkom na pošte v svojom PPH aj spätne.

Pokiaľ bolo tlačivo PPH už v konkrétny deň raz vygenerované, program zahlási : Máte zaevidovaný PPH v tomto dni, prajete si ho pregenerovať?

Ak vytvorenie Poštového podacieho hárku (PPH) prebehlo správne, program vygeneruje tlačivo PPH v PDF formáte, ktoré po zobrazení môžete priamo z okna tlačiť.

Súčasne s týmto úkonom sa do okna Prehľad poštových podacích hárkov vygeneruje záznam poštového podacieho hárku .