Základné operácie so záznamami - Ovládanie

Pod pojmom základné operácie so záznamami rozumieme operácie, ktoré budete používať v každom dátovom okne aplikácie SPIN2 pri bežnej práci. Všetky tieto operácie sú v aplikácií reprezentované ikonou v paneli s nástrojmi dátového okna. V tejto kapitole sú popísané všetky základné operácie, teda tie, s ktorými sa môžete stretnúť v ktoromkoľvek dátovom okne.

Operácie so záznamami možno rozdeliť do štyroch skupín:

špeciálne operácie Tieto operácie sú špecifické pre konkrétne dátové okno, a preto ich funkciu nenájdete popísanú v tejto príručke, ale v príručke konkrétneho aplikácie, v ktorom sú použité.

modifikačné operácie Tieto operácie sa vyznačujú tým, že menia dáta v databáze. Toto sú najzákladnejšie operácie a budete ich používať najčastejšie.

operácie pre zobrazovanie záznamov Tieto operácie vám umožňujú hľadať a zobrazovať údaje, ktoré potrebujete vidieť v množstve a forme, ktoré požadujete. V tejto kapitole nájdete popis ako si upraviť a odpamätať zobrazenie dátového okna.

výstupné operácie K výstupným operáciám patrí najmä tlač údajov zobrazených v dátovom okne vo forme zostáv a tlačív a export dát z aplikácie SPIN2 vo formáte, v ktorom môžete údaje ďalej spracovávať externými programami.

Modifikačné operácie

Modifikačné operácie menia údaje v databáze a slúžia na:

• pridanie nových záznamov
• pridanie nového záznamu kopírovaním z existujúceho záznamu
• odstránenie existujúcich záznamov
• opravu existujúcich záznamov

OBRAZOK

Upozornenie - Po vykonaní akejkoľvek modifikácie dát v dátovom okne tzn. aj odstránenie záznamov je vždy potrebné údaje uložiť do databázy kliknutím na v paneli s nástrojmi.

Obnovenie pôvodného stavu údajov

Načítanie údajov z databázy sa používa najmä v prípade, že ste urobili zmeny, ktoré však nechcete uložiť stlačením ikony Zapísať a Späť chcete sa vrátiť k pôvodným údajom pred zmenami. Po stlačení ikony musíte ešte potvrdiť, že skutočne chcete zrušiť vykonané zmeny a údaje nanovo načítať. V zobrazenom dialógovom okne stlačte tlačidlo Áno

Uloženie zmien do databázy

Ikona Zapísať sa používa na uloženie zmenených údajov do databázy. Túto akciu musíte použiť vždy, keď chcete uložiť novo pridaný záznam, zmenený záznam, ale aj v prípade, že ste nejaký záznam vymazali. Pri zápise aplikácia posiela na server požiadavku na zápis zmenených údajov. Databázový server dáta kontroluje a ak vyhovujú pravidlám relačnej integrity, požiadavku vykoná. Po uložení sú tieto údaje prístupné aj pre ostatných používateľov pracujúcich s aplikáciou SPIN2. Ak však ukladané údaje nevyhovujú podmienkam relačnej integrity, aplikácia vyhlási chybu a údaje nebudú zapísané, kým ich vo formulári neopravíte. Typickým príkladom takejto chyby je nevyplnenie povinného údaja, ktorý musí byť zadaný. Pri výskyte tejto chyby sa zobrazí okno s chybovým hlásením.

OBRAZOK

Informácia - Pri ukladaní zmien v dátovom okne sa spravidla obnovuje aj zobrazenie údajov v dátovom okne. Niektoré dátové okná však túto vlastnosť nemajú, čo sa prejaví tým, že práve zmenené údaje sa v tabuľke dátového okna nezobrazia, aj keď zápis prešiel bez chybových hlásení. Ak chcete mať korektne zobrazené údaje z databázy aj na obrazovke, musíte údaje načítať, a to stlačením ikony Načítať. Podobný efekt má aj zatvorenie a znovuotvorenie dátového okna.

Rovnaký efekt ako kliknutie na ikonu Zapísať má aj kliknutie na ikonu OK v spodnej časti formulára Ok Zrušiť alebo stlačenie klávesovej skratky Ctrl + S.

Pridanie nového záznamu

Po stlačení ikony Pridať sa tabuľkové zobrazenie dátového okna zmení na formulárové zobrazenie s políčkami pre vyplňovanie údajov. Keď údaje vyplníte a stlačením ikony Zapísať uložíte, formulárové zobrazenie dátového okna sa zmení znova na tabuľkové a v ňom pribudne nový riadok a to na konci tejto tabuľky. Rovnaká akcia ako stlačenie ikony Pridať sa vykoná aj po stlačení klávesovej skratky Ctrl + N .

Informácia - Ak chcete pridávať viac záznamov, potom nemusíte po každom pridaní a vypísaní formulára údaje ukladať. Stačí pridávať nové záznamy, vypĺňať políčka formulárov a nakoniec všetko zapísať jediným kliknutím na ikonu Zapísať . Ak však niektorý údaj na ktoromkoľvek z formulárov zadáte nesprávne, budete musieť pomocou kláves PgUp a PgDn nájsť chybný formulár a opraviť chybný, resp chýbajúci údaj, pretože inak sa vám pridávané záznamy nepodarí zapísať. Pre túto vlastnosť odporúčame takýto systém pridávania záznamov používať až po získaní praktických skúseností s dátovými oknami, v ktorých pracujete.

Skopírovanie záznamu

Po stlačení ikony Skopírovať sa dátové okno zmení z tabuľkového na formulárové zobrazenie rovnako ako pri pridávaní alebo vkladaní záznamov s tým rozdielom, že políčka vo formulári už budú naplnené hodnotami zo záznamu, ktorý bol pred skopírovaním aktuálny.

Oprava existujúceho záznamu

Ak potrebujete dodatočne upraviť zapísané údaje, potom sa v tabuľkovom zobrazení dátového okna nastavte na riadok, ktorý chcete opraviť a kliknete na ikonu Upraviť. Tabuľkové zobrazenie dátového okna sa zmení na formulárové zobrazenie a do jednotlivých políčok formulára sa prenesú údaje, ktoré tu môžete upravovať. Podobný efekt má aj stlačenie klávesovej skratky Ctrl + On , alebo dvojité kliknutie na riadok, ktorý chcete opraviť. Zmenené údaje musíte uložiť stlačením ikony .

Tip,nápoveda - Vo formulárovom zobrazení dátového okna možno listovať medzi jednotlivými záznamami stláčaním PgUp a PgDn . Takto môžete upraviť viacero záznamov s iba jedným kliknutím na ikonu Zapísať.

Odstránenie záznamu

Po stlačení ikony Odstrániť sa odstráni aktuálne vysvietený záznam z dátového okna. Pre zmazanie je potrebné potvrdiť otázku "Chcete vymazať aktuálny riadok?" a to stlačením tlačidla Áno v zobrazenom dialógovom okne. OBRAZOK

Takto odstránené dáta zmiznú z dátového okna, zmeny sa však prejavia v databáze až po uložení stlačením ikony Zapísať . Rovnaká akcia ako po stlačení ikony Odstrániť sa vykoná aj po stlačení klávesovej skratky Ctrl + D .

Upozornenie - Aj pri ukladaní zmien po odstraňovaní údajov si databázový server kontroluje podmienky konzistencie dát a uloží - zmaže iba také záznamy, ktoré tieto podmienky spĺňajú. Typickou databázovou chybou pri odstraňovaní záznamov je ak sa snažíte odstrániť záznam, ktorý je už použitý v nejakej evidencii, napríklad ak sa z číselníka firiem snažíte odstrániť firmu, na ktorú je vystavená faktúra. Takýto záznam sa bude dať zmazať až vtedy, keď nebude použitý v žiadnej evidencii. Pre túto vlastnosť je potrebné prípadné mazanie záznamov robiť čo najskôr, kým tento záznam nie je použitý v nejakej evidencii.

Tip,nápoveda - Ak chcete naraz mazať viac záznamov, môžete ich označiť kliknutím myši pri súčasnom držaní klávesu Ctrl alebo Shift . Ak držíte kláves Shift , potom sa označí súvislý sled záznamov medzi prvým a druhým kliknutým záznamom. Ak držíte kláves Ctrl , potom sa namodro označia iba tie jednotlivé záznamy, na ktoré kliknete.

Operácie pre zobrazovanie záznamov

Všetky operácie popísané v nasledujúcej časti sa používajú pre vyhľadanie a zobrazenie záznamov v dátovom okne v požadovanom tvare. Použitím týchto operácií a operácií pre stĺpce môžete dátové okno upraviť do tvaru zostavy, ktorá bude obsahovať iba vami požadované záznamy a stĺpce.

V tejto kapitole nájdete popísané:

• filtrovanie záznamov
• vyhľadávanie záznamov
• opakované hľadanie
• zoradenie záznamov
• pridanie stĺpca
• vlastnosti stĺpcov - formát zobrazenia údajov
• načítanie všetkých záznamov

Info - Všetky zmeny, ktoré urobíte pomocou nižšie opísaných operácií platia iba pre dátové okno v ktorom nastavenia urobíte a iba dovtedy, kým je toto okno otvorené. Definícia zmien sa automaticky neodpamätáva, preto po zatvorení a novom otvorení takto upraveného dátového okna bude všetko zobrazené tak ako pred zmenami nastavenia. Nastavenie zobrazenia môžete odpamätať kliknutím na ikonu Zapísať usporiadanie.

Filtrovanie záznamov

Filtrovanie umožňuje vyhľadávať v dátovom okne záznamy s hodnotami vyhovujúcimi zadanej podmienke. Po kliknutí na ikonu sa otvorí dialógové okno, v ktorom je potrebné zadať filtrovaciu podmienku. oBRAZOK

V prvom rozbaľovacom poli sa nachádzajú zátvorky, pomocou ktorých sa uzatvárajú zložené - viacriadkové filtrovacie podmienky alebo ich časti. V druhom rozbaľovacom poli sa nachádzajú názvy všetkých stĺpcov z dátového okna v ktorom filtrujete údaje. Tu vyberte stĺpec, podľa ktorého chcete údaje filtrovať.

Info - Ak do dátového okna pridáte vypočítané stĺpce alebo iné doplňujúce stĺpce ako sú marketingové údaje, potom sa aj tieto pridané stĺpce zobrazia v rozbaľovacom poli a môžete filtrovať aj podľa nich.

V treťom rozbaľovacom poli sa nachádza kritérium pre podmienku. Sú tu obsiahnuté tieto možnosti:

obsahuje Toto kritérium prinesie tie záznamy, ktoré vo všetkých hodnotách vybraného stĺpca obsahujú zadané znaky. Toto kritérium je jedným z najčastejšie používaných

rovná sa Toto kritérium prinesie iba záznamy, ktoré sa presne zhodujú s hodnotou zadanou vo filtrovacej podmienke

nerovná sa Toto kritérium prinesie všetky záznamy okrem tých, ktoré sa presne zhodujú s hodnotou zadanou vo filtrovacej podmienke

je väčší Použitím tohoto kritéria sa do dátového okna zobrazia iba záznamy, v ktorých je hodnota väčšia ako hodnota zadaná vo filtrovacej podmienke

je menší Použitím tohoto kritéria sa do dátového okna zobrazia iba záznamy, v ktorých je hodnota menšia ako hodnota zadaná vo filtrovacej podmienke

je väčší alebo rovný ako Použitím tohoto kritéria sa do dátového okna zobrazia iba záznamy, v ktorých je hodnota rovná alebo väčšia ako hodnota zadaná vo filtrovacej podmienke

je menší alebo rovný ako Použitím tohoto kritéria sa do dátového okna zobrazia iba záznamy, v ktorých je hodnota rovná alebo menšia ako hodnota zadaná vo filtrovacej podmienke

je NULL Toto kritérium prinesie iba tie záznamy, v ktorých sa v zadanom stĺpci nenachádza žiadna hodnota

nie je NULL Toto kritérium je opakom k predchádzajúcemu, prinesie teda záznamy, v ktorých je zadaná akákoľvek hodnota

je v množine Ak vyberiete toto kritérium, potom v poli hodnota môžete zadať nielen jednu, ale viac hodnôt, ktoré hľadáte. Rovnaký efekt by ste dosiahli viacriadkovou - zloženou podmienkou "a súčasne", čo je zbytočne zdĺhavé. Pri výpise hodnôt jednotlivé hodnoty oddeľujte čiarkami, nepoužívajte medzery

nie je v množine Použitím tohoto kritéria sa zobrazia všetky záznamy okrem tých, ktorých hodnoty uvediete

rovná sa stĺpcu Pri použití tohoto kritéria sa namiesto poľa pre zadanie hodnoty zobrazí rozbaľovací zoznam, v ktorom môžete vybrať druhý stĺpec. Takýmto spôsobom sa zobrazia iba tie záznamy, v ktorých sa hodnoty v oboch zadaných stĺpcoch rovnajú

Info - Základným predpokladom pre úspešné filtrovanie s použitím tohoto a nasledujúcich kritérií je, že porovnávate stĺpce s rovnakým dátovým typom, inak povedané, že sa nesnažíte porovnávať reťazce znakov s číslami, dátumy so znakmi a podobne

nerovná sa stĺpcu Toto kritérium je opakom k predošlému, filter teda prinesie iba tie záznamy, v ktorých sú rozdielne hodnoty vo vybraných stĺpcoch

je väčší ako stĺpec Filter s týmto kritériom prinesie iba také záznamy, kde je hodnota v prvom stĺpci väčšia ako hodnota v druhom vybranom stĺpci

je menší ako stĺpec Filter s týmto kritériom prinesie iba také záznamy, kde je hodnota v prvom stĺpci menšia ako hodnota v druhom vybranom stĺpci

je väčší alebo rovný ako stĺpec Filter s týmto kritériom prinesie iba také záznamy, kde je hodnota v prvom stĺpci rovnaká alebo väčšia ako hodnota v druhom vybranom stĺpci

je menší alebo rovný ako stĺpec Filter s týmto kritériom prinesie iba také záznamy, kde je hodnota v prvom stĺpci rovnaká alebo menšia ako hodnota v druhom vybranom stĺpci

Vo štvrtom editovacom poli zadávate hodnoty, ktoré chcete hľadať, teda konkrétny text alebo číslo. Ak filtrujete podľa stĺpca s textovými údajmi (napríklad "Priezvisko", "Názov firmy" a pod.), potom je jedno, či hodnotu zadáte malými alebo veľkými písmenami. Ak však chcete odfiltrovať záznamy, ktoré obsahujú mäkčene a dĺžne, potom hodnotu pre filtrovanie musíte zadať presne aj s diakritikou.

V piatom rozbaľovacom poli môžete uzavrieť filtrovaciu podmienku v prípade, že používate zloženú filtrovaciu podmienku.

Ak začiarknete pole Rozlišovať veľké a malé , potom sa pri filtrovaní bude brať ohľad na veľké a malé písmená, hodnotu kritéria teda budete musieť zadať presne. Filtrovanie s týmto nastavením je však najmä pri veľkom počte záznamov rýchlejšie. V prípade, že chcete vyfiltrovať iba záznamy, ktoré obsahujú zadaný text nie na začiatku reťazca, ale až od nejakého znaku, potom v poli Podreťazec od: zadajte číslo, od ktorého znaku v stĺpci sa má začať prehľadávať.

Tip,nápoveda - Ak máte napríklad doklady číslované v tvare 2001/02/001, 2001/02/002 atď. a znakmi "02" na šiestej a siedmej pozícii máte zakódovaný špeciálny druh dokladu, napr. investičné faktúry, ktoré chcete všetky odfiltrovať, potom ako kritérium zadajte "začína na", do hodnoty zadajte "02" a v poli Podreťazec od: zadajte číslo "6".

V začiarkávacom poli Ponechať medzery určíte, či sa majú medzery v poli pre hodnotu odstrániť alebo nie.

Info - Napríklad pri preklápaní údajov z iného systému do systému SPIN2 sa za určitých špecifických podmienok môžu dostať údaje s medzerami - prázdnymi znakmi na začiatku, resp. na konci preklopenej hodnoty. Ak pri filtrovaní použijete ako kritérium "rovná sa", potom filter hľadané záznamy nenájde, aj ak ste hľadanú hodnotu zadali presne ( až na medzery ). Odškrtnutím poľa Ponechať medzery sa počiatočné aj koncové hodnoty orežú a filter hľadané záznamy nájde.

Po stlačení tlačidla Pridať pribudne k zobrazeným poliam rozbaľovacie pole, s hodnotami "a súčasne" a "alebo" , pomocou ktorých určujete väzbu medzi podmienkou v prvom riadku a ďalšou podmienkou v nasledujúcom riadku. Stlačením tlačidla OK sa zadefinovaná podmienka nastaví, dialógové okno pre definovanie podmienky zmizne a do dátového okna sa zobrazia iba hodnoty, ktoré vyhovujú zadanej podmienke. Tlačidlá Vložiť a Pridať pridávajú do dialógového okna nový riadok pre definovanie zloženej podmienky. Tlačidlo Pridať pridá nový riadok na spodnú časť okna, tlačidlom Vložiť pridáte záznam pred riadok, ktorý bol aktuálny. Stlačením tlačidla Zmazať odstránite z podmienky aktuálny riadok. Tlačidlom Zmazať všetko odstránite z dialógového okna všetky filtrovacie podmienky. Ak chcete dialógové okno pre nastavenie filtrovacej podmienky zrušiť bez nastavenia podmienky, potom stlačte tlačidlo Zrušiť.

Zrýchlené nastavenie filtra Filter je možné nastaviť aj z dátového okna týmto postupom:

• V dátovom okne kliknite na záznam, ktorý obsahuje hodnotu, podľa ktorej chcete filtrovať
• Presuňte kurzor na záhlavie stĺpca, v ktorom sa hodnota nachádza a stlačte pravé tlačidlo myši
• V zobrazenej ponuke kliknite na položku Filter => Nastaviť.

Takto nastavíte filtrovaciu podmienku s kritériom: "rovná sa" a hodnotou, ktorá sa nachádzala v aktuálnom riadku a v stĺpci, nad ktorým ste vyvolali ponuku. Ďalšie úpravy takto nastavenej filtrovacej podmienky je už potrebné robiť štandardným postupom, teda v dialógovom okne, do ktorého sa dostanete kliknutím na ikonu Filtrovať v paneli s nástrojmi dátového okna.

Zoradenie záznamov

Pomocou ikony môžete údaje v dátovom okne zobrazovať zoradené podľa zvoleného stĺpca, prípadne aj viacerých stĺpcov. Po kliknutí na ikonu sa zobrazí dialógové okno pre nastavovanie parametrov zoradenia.