Odoslaná pošta - Pošta: Rozdiel medzi revíziami

Z SPIN2-wiki
Prejsť na: navigácia, hľadanie
(→‎Nahrávanie odosielanej pošty)
(→‎Nahrávanie odosielanej pošty)
 
(67 medziľahlých úprav od 3 ďalších používateľov nie je zobrazených)
Riadok 1: Riadok 1:
 
==Nahrávanie odosielanej pošty==
 
==Nahrávanie odosielanej pošty==
  
−
Pre nahrávanie odosielanej pošty zvoľte voľbu '''''Odoslaná Pošta''''' .Použitím ikony "Pridať" [[Súbor:ikonapridat.jpg]]
+
Pre nahrávanie odosielanej pošty zvoľte voľbu '''''Odoslaná Pošta''''' .Použitím ikony "Pridať" [[Súbor:img_ico_pridaj.png]]
 
alebo CTRL+N otvoríte formulár k pridaniu nového záznamu pre zápis odosielanej pošty.  
 
alebo CTRL+N otvoríte formulár k pridaniu nového záznamu pre zápis odosielanej pošty.  
  
 
Po otvorení formuláru nahráte vyžadované '''povinné položky''', ktoré sa v
 
Po otvorení formuláru nahráte vyžadované '''povinné položky''', ktoré sa v
 
otvorenom fomulári zobrazujú ako '''podfarbené riadky''' .  
 
otvorenom fomulári zobrazujú ako '''podfarbené riadky''' .  
−
{{Tip|Farbu povinných polí položiek si nastavíte v setupe ako voliteľnú položku sami.}}
+
{{Tip|Farbu povinných polí položiek si vyberiete sami a nastavíte v ''Spoločných nastaveniach programu - Farebné označovanie.'' }}
  
 +
[[Súbor:RSD odoslana posta.png]]
  
 +
V prípade odoslanej pošty pre Firmu, je možné doplniť osobu ktorej sa pošta zasiela v rámci firmy. Túto osobu je možné vybrať z vyberača alebo vpísať ručne, ale táto osoba nebude doplnená do číselníka osôb.
  
−
            [[Súbor:odoslanaposta1.jpg]]
+
Odosielanú poštu zapíšete použitím ikony CTRL+S alebo použitím ikony '''Zapísať''' .
  
−
                                                          [[Súbor:odoslanaposta2.jpg]]
+
==Odberateľská faktúra==
  
−
Odosielanú poštu zapíšete použitím ikony CTRL+S alebo použitím ikony '''Zapísať''' .  
+
Pre nahrávanie odberateľských faktúr do odosielanej pošty zvoľte voľbu '''Odoslaná Pošta - odberateľská faktúra'''. Použitím akcie ''"Pridať"'' [[Súbor:img_ico_pridaj.png]] alebo CTRL+N otvoríte formulár k pridaniu nového záznamu pre zápis odberateľskej faktúry .
−
{{Info|Po nahraní záznamov odosielanej pošty, nahratí všetkých odberateľských faktúr, odberateľských faktúr zálohových a úprave faktúr hromadnou úpravou, sa prepnete do " Pošty spolu" kde sa odosielaná pošta zobrazí spolu v jednom okne.}}
 
  
−
===Ukladanie a skenovanie dokumentov===
+
Odosielanú poštu zapíšete použitím ikony CTRL+S alebo použitím akcie '''Zapísať''' .
  
−
K ukladaniu dokumentov do '''E - dokumentov''' použijete funkcie, ktoré sa nachádzajú v jednotlivých oknách.
+
Bežne sa ale využíva možnosť nahrávať '''' odberateľské faktúry'''' priamo do modulu ''''SOF - Fakturácia - odberateľská faktúra'''', odkiaľ bude po nahratí priamo exportovaná do modulu '''Pošta'''.
−
Slúži k tomu záložka '''E-Dokumenty,''' kam sa oskenované dokumenty týkajúce sa odoslanej,
 
−
ale aj prijatej pošty a jednotlivých tlačív, ukladajú a archivujú.
 
  
−
Pre priradenie dokumentu používame funkcie '''Priradiť''' a '''Pridať''' ,pre zobrazenie priloženého dokumentu slúži funkcia    '''Zobraziť''' a pre odstránenie dokumentu akcia '''Odstrániť''' .
+
{{Pozor|Väzbu pre export odberateľských faktúr (aj zálohových) z logistiky do pošty musíte mať nastavenú v parametroch programu pre logistiku a poštu.  
  
−
Funkcia '''Priradiť''' priradí zápisu už predtým použitý alebo uložený dokument , ktorý sa nachádza medzi
+
Postup nájdete v pracovnom postupe [[Ako prepojiť poštu s faktúrami| Ako prepojiť poštu s faktúrami.]] }}
−
výberom dokumentov uložených v databáze .
 
  
−
Funkcia '''Pridať''' slúži na pridanie nového dokumentu výberom z uložených dokumentov vo vašom počítači,
+
Export do Pošty vykonáte prostredníctvom akcie [[Súbor:Ico sof.png]]''' v module logistika (SOF) nad oknom Odberateľskych faktúr .
−
alebo naskenovaním dokumentu a priložením k záznamu pošty alebo vložením dokumentu zo šablóny, ktorá je uložená v databáze.
 
−
Prikladané dokumenty sa ukladajú s možnosťou výberu '''spôsobu uloženia''' a s možnosťou '''viditeľnosti'''k
 
−
zdieľaniu so všetkými užívateľmi alebo len pre práve prihláseného
 
−
používateľa.
 
−
                              [[Súbor:Odoslanapostaedok.jpg]]
 
  
 +
Zobrazí sa okno s informáciou o výsledku spracovania, napríklad:
  
−
[[Súbor:Odoslanapostaedok1.jpg]]
+
[[Súbor:Sof.png]]
 +
 
 +
Vo voľbe '''''Odoslaná pošta - Odberateľská faktúra''''' -  kliknutím na akciu '''Načítať'''  alebo '''Načítať všetko''' sa načítajú exportované Odberateľské faktúry z logistiky.
 +
 
 +
Priložená dokumentácia ku exportovanej faktúre v záložke '''"E - dokumenty"''' sa prenesie spolu s faktúrou.
 +
Po načítaní v Pošte si ich môžete použitím akcie '''Zobraziť dokument''' zobraziť.
 +
 
 +
{{Info|Väzbí sa cez číslo faktúry, názov firmy, fakturovanú sumu a dátum. Rovnakým spôsobom pracujú aj faktúry zálohové.}}
 +
 
 +
===Faktúry odoslané elektronicky===
 +
 
 +
Faktúry, ktoré boli odoslané elektronicky - '''Spôsob zaslania = elektronicky''',  sa budú evidovať v odberateľských faktúrach, ale
 +
nebudú sa doťahovať do tlačív ako je napríklad: (PPH) poštový podací hárok, (VZL) výplatný zúčtovací lístok a ani (SZV) sumárny zúčtovací výkaz.
 +
 
 +
==Odberateľská zálohová faktúra==
 +
 
 +
Pre nahrávanie odberateľských faktúr zálohových do odosielanej pošty zvoľte voľbu '''Odoslaná Pošta - odberateľská zálohová faktúra'''. Použitím akcie "Pridať" [[Súbor:img_ico_pridaj.png]] alebo CTRL+N otvoríte formulár k pridaniu nového záznamu pre zápis.
 +
 
 +
Bežne sa ale využíva možnosť nahrávať '''odberateľské zálohové faktúry ''' priamo do modulu '''SOF - Fakturácia - odberateľské zálohové faktúry ''', odkiaľ bude po nahratí priamo exportovaná do modulu ''''Pošta''''.
 +
 
 +
{{Info|Postup aj nastavenia sú identické ako pri ostrých faktúrach. }}
 +
 
 +
V module '''Pošta''' je záznam ďalej spracovávaný a doplnený o ďalšie náležitosti, predovšetkým ''''"povinné polia"'''', ktoré sú potrebné ďalšie spracovanie záznamu.
 +
{{Tip|Ak je zasielané väčšie množstvo faktúr, je potrebné označiť typ poštových zásielok a použitím akcie '''Hromadná úprava''', doplniť požadované údaje k zasielanej pošte, táto akcia uľahčuje a zrýchľuje činnosť pri práci s poštou.}}
 +
 
 +
==Hromadná úprava odberateľských faktúr==
 +
 
 +
Ak sú do pošty vyslané z modulu SOF '''Odberateľské faktúry''', tak im treba doplniť príznaky dôležité k zaslaniu poštových zásielok.
 +
K tomu, aby sa nemusel každý záznam zvlášť otvoriť a vypisovať, je v module Pošta dopracovaná možnosť hromadnej úpravy, cez akciu '''Hromadná úprava''', kde hromadne doplníte "'''spôsob zaslania'''" a typ '''poštovej zásielky''', teda či je zásielka '''doporučená''' alebo '''obyčajná'''.
 +
 
 +
{{Pozor|'''Upozornenie''' - Po exporte odberateľských faktúr z modulu SOF do pošty sa do faktúr musia doplniť aj povinné polia, ako je : '''Typ zásielky''', '''Cenník pošty''' a '''Zaslalo oddelenie''', ktoré je treba doplniť, aby mohli faktúry byť odoslané doporučenou alebo obyčajnou poštou.}}
 +
 
 +
[[Súbor:odposta1.jpg]]
 +
 
 +
'''Spôsob zaslania''' =  ''Nemeniť'' znamená, že zápis spôsobu odoslania pri zmene iných vlastností dokumentu zostane zachovaný, čo je dôležité ak posielate poštu aj [[#Faktúry odoslané elektronicky|elektronicky.]]
 +
{{Tip|Po nahraní odosielanej pošty, nahratí všetkých odberateľských faktúr, odberateľských faktúr zálohových a úprave faktúr hromadnou úpravou, sa prepnete do ''"Pošty spolu"'' kde sa odosielaná pošta zobrazí spolu v jednom okne. }}
 +
 
 +
==E - dokumenty==
 +
Pre prikladanie dokumentov prijatej a odoslanej pošty slúži voľba '''E - dokumenty'''.
 +
 
 +
Dokumenty je možné prikladať v každej evidencii pošty. Spôsob a možnosti evidencie dokumentov si pozrite v článku [[E-dokumenty - Pošta]]
  
 
==Vytváranie Poštového podacieho hárku (PPH)==
 
==Vytváranie Poštového podacieho hárku (PPH)==
−
 
  
 
Pri vytváraní '''Poštového podacieho hárku''' ďalej '''(PPH)''' musíte byť v režime '''Pošta spolu'''
 
Pri vytváraní '''Poštového podacieho hárku''' ďalej '''(PPH)''' musíte byť v režime '''Pošta spolu'''
Riadok 45: Riadok 78:
 
[[Súbor:Pph.jpg]]
 
[[Súbor:Pph.jpg]]
  
−
Kurzorom označíte všetky odosielané '''doporučené zásielky''', program sám vyberie do poštového podacieho hárku len tie zásielky, ktoré majú v číselníkoch v stĺpci '''Doporučene''' príznak '''doporučený.'''
 
−
Príznak '''doporučený''' sa zadáva v číselníkoch v '''Typoch zásielok''' začiarknutím poľa '''doporučený''' a '''platný'''.
 
−
Takto označené doporučené zásielky sa budú doťahovať do ''' Poštového podacieho hárku (PPH)''' v odoslanej pošte a až po zmene príznaku  '''Zaevidovaná''' na '''Odoslaná''' sa budú doťahovať aj do '''Výplatného zúčtovacieho lístku.'''
 
  
−
*PPH sa vytvára použitím ikony ''''Vytvor podacie hárky'''' vo voľbe ''Odoslaná pošta - Pošta spolu''.
 
−
*Po kliknutí na ikonu ''''Vytvor podacie hárky'''' program vytvorí tlačivo ''''Poštový podací hárok'''' zo všetkých doporučených záznamov, ktoré boli označené v tom dni.
 
−
*Ďalej ponúkne dialógové okno s textom " Vyplň podacie číslo" k zápisu podacieho čísla, jeho číselného radu použitého v poštovom podacom hárku. Zároveň ponúka možnosť spôsobu úhrady začiarknutím začiarkávacieho pola a výberu spôsobu úhrady.
 
−
*Po potvrdení program vygeneruje poštový podací hárok , ktorý pokiaľ v ňom už nebudete vykonávať zmeny, môžete hneď vytlačiť a v ''''Prehľade poštových podacích hárkov'''' rozkliknutím konkrétneho záznamu zmeníte príznak záznamu zo "''''Zaevidovaný''''" na "''''Odoslaný''''".
 
−
*Príznak záznamu ''''Odoslaný''''je možné kedykoľvek zmeniť opravou na ''''Zaevidovaný'''' a ďalej editovať alebo vykonať iné úpravy.
 
−
*PPH, ktorý bol vygenerovaný a uložený v ''''Prehľade poštových podacích hárkov'''' je možné aj vymazať a vytvoriť nový,ale len v prípade, ak je v stave zaevidovaný.
 
  
−
{{Info|Údaje z PPH sa dotiahnu do tlačiva "''''Výplatného zúčtovacieho denníka''''" len vtedy, ak je príznak v stave ''''Odoslaný''''}} 
+
Do poštového podacieho hárku sa zapisuje len časť odoslanej pošty - vyberá sa podľa typov zásielky. V súčasnosti sú podporované nasledovné typy zásielok - musia byť správne zadefinované v číselníku '''Typy zásielok''':
 +
*''A - doporučený list''
 +
*''P - poistený list''
 +
*''U - úradná zásielka''
 +
*''B - balík''
 +
*''E - expres zásielka''
 +
*''O - poštový poukaz''
 +
*''N - bežná zásielka''
 +
 
 +
 
 +
*Pri vytváraní Poštového podacieho hárku ďalej '''(PPH)''' postupujte tak, že kurzorom označíte odosielané zásielky. Je potrebné označiť zásielky rovnakého druhu, pretože poštový podací hárok sa vygeneruje vždy pre označené záznamy. V prípade, že označíte zásielky rôznych druhov, program Vás na to upozorní oznamom a nedovolí PPH vygenerovať.
 +
Ak ste označili zásielky rovnakého druhu, kliknite na akciu '''Vytvor podacie hárky''' - podací hárok sa vytvorí a hneď sa aj zobrazí na obrazovke. V podacom hárku je už predznačený druh zásielky - podľa obr.:
  
−
{{Pozor|Do poštového podacieho hárku sa zapisuje len tá odoslaná pošta, ktorá v type zásielky obsahuje príznak ''''doporučená'''' a ''''platná'''' a súčasne ''''kód ceny v pošte'''' v pošte musí obsahovať číslo "1". Ak by ''''kód ceny v pošte''''obsahoval "2", je to druhá trieda , ktorou sa doporučené zásielky neposielajú.  }}
+
[[Súbor:PPH.png]]
  
−
{{Info|Rozlíšenie doporučenej zásielky od obyčajnej zásielky je zapracované do Číselníkov pošty - typy zásielok, kde sa nachádza typ poštovej zásielky označený ako "''''doporučený''''" a "''''platný''''".}}
 
  
−
Ak vytvorenie '''Poštového podacieho hárku (PPH)''' prebehlo správne, program vygeneruje '''tlačivo PPH ''' v PDF, ktoré po zobrazení môžete priamo z okna tlačiť.
 
−
Súčasne s týmto úkonom sa do okna '''Prehľad poštových podacích hárkov''' vygeneruje záznam poštového podacieho hárku .
 
−
V druhej karte '''Dop.pošta v PPH''', vidíte jednotlivé záznamy zaslanej doporučenej pošty, ktoré sú v PPH evidované.
 
  
−
                                        [[Súbor:Img_rsd_podacie_harky_12.jpg]]
+
{{Pozor| Pri označovaní odoslanej pošty a vytváraní '''"PPH"''' treba označiť poštové zásielky zo dňa, ktorý práve spracúvate. Ak by sa v odoslanej pošte nachádzala odoslaná pošta v stave '''"zaevidovaný"''' , doplnila by sa pri '''neoznačovaní záznamov''' z konkrétneho dňa do vytváraného PPH a po vytvorení '''"PPH"''' by sa  zobrazili ako položky s nesprávnym dátumom.}}
  
 +
*Po kliknutí na ikonu ''''Vytvor podacie hárky'''' program vytvorí tlačivo ''''Poštový podací hárok'''' zo všetkých doporučených záznamov, ktoré boli označené v tom dni.
 +
*Ďalej ponúkne dialógové okno s textom " Vyplň podacie číslo" k zápisu podacieho čísla, jeho číselného radu použitého v poštovom podacom hárku. Zároveň ponúka možnosť spôsobu úhrady začiarknutím začiarkávacieho pola a výberu spôsobu úhrady.
  
−
{{Pozor|'''Upozornenie''' - Pokiaľ bolo tlačivo PPH už v konkrétny deň raz vygenerované, program zahlási : '''Máte zaevidovaný PPH v tomto dni, prajete si ho pregenerovať?'''
+
[[Súbor:Pphuhr.png]]
−
Po kladnom potvrdení bude ponúknuté '''dialógové okno''', v ktorom zadáte '''podacie číslo''', od ktorého sa Vám do PPH budú číslovať podacie čísla doporučených záznamov v postupnom číselnom rade.}}
 
  
 
====<u>Typy úhrad PPH</u>====
 
====<u>Typy úhrad PPH</u>====
Riadok 107: Riadok 139:
 
vyplnení pracovníkom na pošte v svojom PPH aj spätne.
 
vyplnení pracovníkom na pošte v svojom PPH aj spätne.
  
−
Ku každej odosielanej pošte je možnosť prikladať v druhej karte '''E-dokumenty''' naskenované odosielané dokumenty napríklad vyšlé faktúry .
+
{{Info|Pokiaľ bolo tlačivo PPH už v konkrétny deň raz vygenerované, program zahlási : '''Máte zaevidovaný PPH v tomto dni, prajete si ho pregenerovať?'''}}
−
 
 
−
==Odberateľské faktúry==
 
−
 
 
−
Vo voľbe '''''Odoslaná pošta - Odberateľské faktúry''''' -  kliknutím na ikonu '''Načítať'''  alebo '''Načítať všetko''' sa načítajú exportované Odberateľské faktúry z logistiky.
 
−
 
 
−
Boli vyexportované do Pošty prostredníctvom ikony v module SOF '''Iné akcie - prepojenie na poštu - RSD'''.
 
−
Po načítaní v Pošte sa zobrazia spolu s priloženými dokumentami v karte '''E-dokumenty''', ktoré môžete po použití akcie '''Zobraziť dokument''' zobraziť.
 
−
 
 
−
{{Info|Väzbí sa cez číslo faktúry, názov firmy, fakturovanú sumu a dátum.Rovnakým spôsobom pracujú aj faktúry zálohové.}}
 
−
 
 
−
'''Faktúry, ktoré boli odoslané elektronicky sa budú evidovať v odberateľských faktúrach ''', ale
 
−
nebudú sa doťahovať do tlačív ako je napríklad: (PPH) poštový podací hárok , (VZL) výplatný zúčtovací lístok a ani (SZV) sumárny zúčtovací výkaz.
 
−
 
 
−
===Hromadné označovanie odberateľských faktúr===
 
−
 
 
−
Ak sú do pošty vyslané z modulu SOF '''Odberateľské faktúry''', tak im treba doplniť príznaky dôležité k zaslaniu poštových zásielok.
 
−
K tomu, aby sa nemusel každý záznam zvlášť otvoriť a vypisovať, je v module Pošta dopracovaná možnosť hromadnej úpravy, cez akciu '''Hromadná úprava''', kde hromadne doplníte "'''spôsob zaslania'''" a typ '''poštovej zásielky''', teda či je zásielka '''doporučená''' alebo '''obyčajná'''.
 
−
 
 
−
{{Pozor|'''Upozornenie''' - Po exporte odberateľských faktúr z modulu SOF do pošty sa do faktúr musia doplniť aj povinné polia, ako je :
 
−
'''Typ zásielky''' a '''Cenník pošty,'''ktoré je treba doplniť, aby mohli faktúry byť odoslané doporučenou alebo obyčajnou poštou.}}
 
−
 
 
−
                    [[Súbor:Img_rsd_odoslana_posta_14.jpg]]
 
−
 
 
−
{{Tip|Ak je zasielané väčšie množstvo faktúr, je potrebné označiť typ poštových zásielok a použitím akcie '''Hromadná úprava''', doplniť požadované údaje k zasielanej pošte, táto akcia uľahčuje a zrýchľuje činnosť pri práci s poštou.}}
 
−
 
 
−
'''Spôsob zaslania''' značí, či bude pošta zasielaná prvou alebo druhou triedou s čím súvisí aj '''cena poštovej zásielky''' a typ poštovej zásielky, čo je doporučená alebo obyčajná zásielka.
 
  
 +
[[Súbor:Pphgen.png]]
  
 +
Ak vytvorenie '''Poštového podacieho hárku (PPH)''' prebehlo správne, program vygeneruje '''tlačivo PPH ''' v PDF formáte, ktoré po zobrazení môžete priamo z okna tlačiť.
  
 +
Súčasne s týmto úkonom sa do okna '''[[Prehľad podacích hárkov - Pošta|Prehľad poštových podacích hárkov]]''' vygeneruje záznam poštového podacieho hárku .
  
 
  [[category:Pošta]]
 
  [[category:Pošta]]

Aktuálna revízia z 14:01, 25. október 2021

Nahrávanie odosielanej pošty

Pre nahrávanie odosielanej pošty zvoľte voľbu Odoslaná Pošta .Použitím ikony "Pridať" Img ico pridaj.png alebo CTRL+N otvoríte formulár k pridaniu nového záznamu pre zápis odosielanej pošty.

Po otvorení formuláru nahráte vyžadované povinné položky, ktoré sa v otvorenom fomulári zobrazujú ako podfarbené riadky .

Tip Farbu povinných polí položiek si vyberiete sami a nastavíte v Spoločných nastaveniach programu - Farebné označovanie.

RSD odoslana posta.png

V prípade odoslanej pošty pre Firmu, je možné doplniť osobu ktorej sa pošta zasiela v rámci firmy. Túto osobu je možné vybrať z vyberača alebo vpísať ručne, ale táto osoba nebude doplnená do číselníka osôb.

Odosielanú poštu zapíšete použitím ikony CTRL+S alebo použitím ikony Zapísať .

Odberateľská faktúra

Pre nahrávanie odberateľských faktúr do odosielanej pošty zvoľte voľbu Odoslaná Pošta - odberateľská faktúra. Použitím akcie "Pridať" Img ico pridaj.png alebo CTRL+N otvoríte formulár k pridaniu nového záznamu pre zápis odberateľskej faktúry .

Odosielanú poštu zapíšete použitím ikony CTRL+S alebo použitím akcie Zapísať .

Bežne sa ale využíva možnosť nahrávať ' odberateľské faktúry' priamo do modulu 'SOF - Fakturácia - odberateľská faktúra', odkiaľ bude po nahratí priamo exportovaná do modulu Pošta.

Pozor Väzbu pre export odberateľských faktúr (aj zálohových) z logistiky do pošty musíte mať nastavenú v parametroch programu pre logistiku a poštu.

Postup nájdete v pracovnom postupe Ako prepojiť poštu s faktúrami.

Export do Pošty vykonáte prostredníctvom akcie Ico sof.png v module logistika (SOF) nad oknom Odberateľskych faktúr .

Zobrazí sa okno s informáciou o výsledku spracovania, napríklad:

Sof.png

Vo voľbe Odoslaná pošta - Odberateľská faktúra - kliknutím na akciu Načítať alebo Načítať všetko sa načítajú exportované Odberateľské faktúry z logistiky.

Priložená dokumentácia ku exportovanej faktúre v záložke "E - dokumenty" sa prenesie spolu s faktúrou. Po načítaní v Pošte si ich môžete použitím akcie Zobraziť dokument zobraziť.

Info-Poznámka Väzbí sa cez číslo faktúry, názov firmy, fakturovanú sumu a dátum. Rovnakým spôsobom pracujú aj faktúry zálohové.

Faktúry odoslané elektronicky

Faktúry, ktoré boli odoslané elektronicky - Spôsob zaslania = elektronicky, sa budú evidovať v odberateľských faktúrach, ale nebudú sa doťahovať do tlačív ako je napríklad: (PPH) poštový podací hárok, (VZL) výplatný zúčtovací lístok a ani (SZV) sumárny zúčtovací výkaz.

Odberateľská zálohová faktúra

Pre nahrávanie odberateľských faktúr zálohových do odosielanej pošty zvoľte voľbu Odoslaná Pošta - odberateľská zálohová faktúra. Použitím akcie "Pridať" Img ico pridaj.png alebo CTRL+N otvoríte formulár k pridaniu nového záznamu pre zápis.

Bežne sa ale využíva možnosť nahrávať odberateľské zálohové faktúry priamo do modulu SOF - Fakturácia - odberateľské zálohové faktúry , odkiaľ bude po nahratí priamo exportovaná do modulu 'Pošta'.

Info-Poznámka Postup aj nastavenia sú identické ako pri ostrých faktúrach.

V module Pošta je záznam ďalej spracovávaný a doplnený o ďalšie náležitosti, predovšetkým '"povinné polia"', ktoré sú potrebné ďalšie spracovanie záznamu.

Tip Ak je zasielané väčšie množstvo faktúr, je potrebné označiť typ poštových zásielok a použitím akcie Hromadná úprava, doplniť požadované údaje k zasielanej pošte, táto akcia uľahčuje a zrýchľuje činnosť pri práci s poštou.

Hromadná úprava odberateľských faktúr

Ak sú do pošty vyslané z modulu SOF Odberateľské faktúry, tak im treba doplniť príznaky dôležité k zaslaniu poštových zásielok. K tomu, aby sa nemusel každý záznam zvlášť otvoriť a vypisovať, je v module Pošta dopracovaná možnosť hromadnej úpravy, cez akciu Hromadná úprava, kde hromadne doplníte "spôsob zaslania" a typ poštovej zásielky, teda či je zásielka doporučená alebo obyčajná.

Pozor Upozornenie - Po exporte odberateľských faktúr z modulu SOF do pošty sa do faktúr musia doplniť aj povinné polia, ako je : Typ zásielky, Cenník pošty a Zaslalo oddelenie, ktoré je treba doplniť, aby mohli faktúry byť odoslané doporučenou alebo obyčajnou poštou.

Odposta1.jpg

Spôsob zaslania = Nemeniť znamená, že zápis spôsobu odoslania pri zmene iných vlastností dokumentu zostane zachovaný, čo je dôležité ak posielate poštu aj elektronicky.

Tip Po nahraní odosielanej pošty, nahratí všetkých odberateľských faktúr, odberateľských faktúr zálohových a úprave faktúr hromadnou úpravou, sa prepnete do "Pošty spolu" kde sa odosielaná pošta zobrazí spolu v jednom okne.

E - dokumenty

Pre prikladanie dokumentov prijatej a odoslanej pošty slúži voľba E - dokumenty.

Dokumenty je možné prikladať v každej evidencii pošty. Spôsob a možnosti evidencie dokumentov si pozrite v článku E-dokumenty - Pošta

Vytváranie Poštového podacieho hárku (PPH)

Pri vytváraní Poštového podacieho hárku ďalej (PPH) musíte byť v režime Pošta spolu

Pph.jpg


Do poštového podacieho hárku sa zapisuje len časť odoslanej pošty - vyberá sa podľa typov zásielky. V súčasnosti sú podporované nasledovné typy zásielok - musia byť správne zadefinované v číselníku Typy zásielok:

  • A - doporučený list
  • P - poistený list
  • U - úradná zásielka
  • B - balík
  • E - expres zásielka
  • O - poštový poukaz
  • N - bežná zásielka


  • Pri vytváraní Poštového podacieho hárku ďalej (PPH) postupujte tak, že kurzorom označíte odosielané zásielky. Je potrebné označiť zásielky rovnakého druhu, pretože poštový podací hárok sa vygeneruje vždy pre označené záznamy. V prípade, že označíte zásielky rôznych druhov, program Vás na to upozorní oznamom a nedovolí PPH vygenerovať.

Ak ste označili zásielky rovnakého druhu, kliknite na akciu Vytvor podacie hárky - podací hárok sa vytvorí a hneď sa aj zobrazí na obrazovke. V podacom hárku je už predznačený druh zásielky - podľa obr.:

PPH.png


Pozor Pri označovaní odoslanej pošty a vytváraní "PPH" treba označiť poštové zásielky zo dňa, ktorý práve spracúvate. Ak by sa v odoslanej pošte nachádzala odoslaná pošta v stave "zaevidovaný" , doplnila by sa pri neoznačovaní záznamov z konkrétneho dňa do vytváraného PPH a po vytvorení "PPH" by sa zobrazili ako položky s nesprávnym dátumom.
  • Po kliknutí na ikonu 'Vytvor podacie hárky' program vytvorí tlačivo 'Poštový podací hárok' zo všetkých doporučených záznamov, ktoré boli označené v tom dni.
  • Ďalej ponúkne dialógové okno s textom " Vyplň podacie číslo" k zápisu podacieho čísla, jeho číselného radu použitého v poštovom podacom hárku. Zároveň ponúka možnosť spôsobu úhrady začiarknutím začiarkávacieho pola a výberu spôsobu úhrady.

Pphuhr.png

Typy úhrad PPH

  • v hotovosti
  • poštovými známkami
  • prevodom z účtu
  • výplatným strojom
  • úverom poštovného
Pozor Rozdielnym výberom Spôsobu úhrady, Vám do tlačiva PPH dotiahne aj rozdielne vyplnené stĺpce .

Spôsob úhrady v hotovosti - do tlačiva budú dotiahnuté vyplnené tieto stĺpce :

  • Podacie číslo
  • Meno priezvisko/ Názov organizácia
  • Ulica /obec a číslo
  • PSČ a pošta
  • Trieda

Spôsob úhrady úverom poštovného - do tlačiva budú dotiahnuté vyplnené tieto stĺpce :

  • Podacie číslo
  • Meno priezvisko/ Názov organizácia
  • Ulica /obec a číslo
  • PSČ a pošta
  • Trieda
  • Hmotnosť
  • Dobierka
  • Poistenie
  • Výplatné
  • Trieda
  • Doplnkové služby
  • Poznámka

Podacie číslo môže používateľ vyplniť podľa potreby hneď, pri vytváraní PPH alebo až po vyplnení pracovníkom na pošte v svojom PPH aj spätne.

Info-Poznámka Pokiaľ bolo tlačivo PPH už v konkrétny deň raz vygenerované, program zahlási : Máte zaevidovaný PPH v tomto dni, prajete si ho pregenerovať?

Pphgen.png

Ak vytvorenie Poštového podacieho hárku (PPH) prebehlo správne, program vygeneruje tlačivo PPH v PDF formáte, ktoré po zobrazení môžete priamo z okna tlačiť.

Súčasne s týmto úkonom sa do okna Prehľad poštových podacích hárkov vygeneruje záznam poštového podacieho hárku .

Zdroj: „https://wiki.helios.eu/sk/spin2/index.php?title=Odoslaná_pošta_-_Pošta&oldid=24777“