Prijatá pošta - Pošta

Nahrávanie prijatej pošty

K zápisu prijatej pošty zvoľte voľbu Pošta - Prijatá pošta cez Ctrl+N alebo použitím ikony 'Pridať' , otvoríte formulár:

Formulár naplníte základnými údajmi o Prijatej pošte. Záznam zapíšete použitím CTRL+S alebo použitím akcie na lište vľavo Zapísať.

Povinné polia otvoreného formulára, ktoré budete nahrávať môžete rozlíšiť farebným nastavením povinných polí v základných nastaveniach programu.

• Podacie číslo - automaticky doťahované číslo z číselného radu
• Rok - rok sa doplní automaticky, je to údaj povinný
• Typ zásielky - výber typu zásielky z číselníka "Typu zásielky" je to povinný údaj
• Druh dokumentu - výber typu zásielky z číselníka "Druhu dokumentu",je to povinný údaj
• Vaša značka - vaša značka jednania , je to nepovinný údaj
• Priradenie oddeleniu - je to povinný údaj, vyberiete oddelenie, ktorému je prijatá pošta priradená
• Priradenie zamestnancovi - je to nepovinný údaj
• Prijaté dňa - doťahuje systémový dátum, je to povinný údaj, údaj je editovateľný v prípade potreby
• Vybaviť do - údaj je nepovinný
• Stručný obsah - stručne zapísať obsah prijatej pošty, nepovinný údaj
• Firma - firmu vyberiete z vopred nahratých údajov v spoločných číselníkoch pre firmy
• Osoba - osobu vyberiete z vopred nahratých údajov v spoločných číselníkoch pre osoby
• IČO - je možnosť nahrávať firmu len zápisom IČO firmy, automaticky budú ostatné údaje doplnené
• Interný kód - je možnosť nahrávať firmu len zápisom interného kódu firmy, automaticky budú ostatné údaje doplnené
• Názov - je možnosť nahrávať firmu výberom názvu firmy, automaticky budú ostatné údaje doplnené
• Adresa *Ulica *Číslo orientačné *Číslo súpisné *PSČ *Mesto - adresa bude automaticky doplnená po nahratí ostatných údajov o firme alebo osobe, ak nie , tak adresa nebola nahratá k firme alebo osobe v "číselníkoch firiem" alebo v "číselníkoch osôb" a treba ju do číselníkov dopísať.

Dodávateľské faktúry

Dodávateľské faktúry sa nahrávajú pridaním nového záznamu v prijatej pošte, prepnutím do voľby Prijatá pošta - Dodávateľské faktúry, kde nahráte základné údaje hlavičky faktúry.

Fungovanie prepojenia Pošty s faktúrami je možné nastaviť dvomi spôsobmi:

• Pri nahrávaní dod.faktúr je možnosť priamo automaticky faktúry exportovať po zápise hlavičky do modulu Sof Fakturácia
• Alebo neexportovať faktúry automaticky, ale väzbu vytvárať len po použití akcie prepoj RSD, ktorá sa nachádza vo fakturácii.

Automatické nahratie hlavičky dodávateľskej faktúry do modulu Logistika - fakturácia

Je možnosť nahrávať hlavičky dodávateľských faktúr automaticky priamo z modulu Pošta Spin2 do Fakturácie Spin2, ak existuje nastavenie v nastaveniach programu.

Po nahratí a zápise faktúry v module Pošty v časti "Prijatá pošta dod.faktúra" sa zapíše do modulu Logistika - fakturácia, kde sa zobrazí v Dodávateľských faktúrach.

Po zápise nahratého záznamu v Pošte - dod.faktúrach sa záznam pri možnej opätovnej editácii v časti povinných položiek pre fakturáciu zmrazí a nebude sa dať ďalej editovať.

Všetky ďalšie údaje Dodávateľskej faktúry sa v prípade potreby dohrajú vo Fakturácii.

Pri používaní automatického prenosu dodávateľských faktúr z pošty do fakturácie sa exportuje aj typ daňového dokladu , ktorý uvidíte po otvorení faktúry k editovaniu vo fakturácii.

Typ daňového dokladu sa prenesie len v prípade, že firma je platcom DPH a súčasne daňový doklad je s DPH.

Dodatočné zväzbenie faktúry z modulu Logistika

• Pre dodatočný export alebo pre vytvorenie väzby medzi dod.faktúrou v module Sof a dod.faktúrou v module Pošta, je potrebné aby užívateľ nahral hlavičku dodávateľskej faktúry do fakturácie a po nahratí dodávateľskej faktúry a použití akcie "Prepoj RSD" sa vytvorí väzba s dod. faktúrou v module Pošta .

Týmto spôsobom je možné vytvárať väzbu, ak bol dodatočne nahratý dokument a priložený v časti "e-dokumenty".

• Väzba prebieha cez číslo faktúry, názov firmy,fakturovanú sumu alebo po použití tlače z logistiky cez ikonu viacnásobná priama tlač alebo prostredníctvom akcie v module SOF RSD - Pošta

.

K nahratiu Dodávateľskej faktúry zvoľte voľbu Prijatá pošta - Dodavateľská faktúra . Kliknutím na ikonu sa nahrávajú Dodávateľské faktúry a Dodávateľské faktúry zálohové.

Po kliknutí na ikonu Upraviť sa otvorí formulár v ktorom budete môcť upraviť položky Dodávateľských faktúr:

Tip, nápoveda Podacie číslo - doplní sa automaticky ďalšie číslo v poradí Rok - napĺňa sa automaticky, ale dá sa editovať, povinná položka Typ zásielky - doplníte typ zásielky Prijaté dňa - automaticky doplní systémový dátum, je možnosť zmeny Číslo došlej faktúry - doplní sa automaticky ďalšie číslo v číselnom rade Fakturovaná suma - suma faktúry OŠ - organizačná štruktúra Firma - Názov firmy Ulica - sídlo firmy - ulica Číslo orientačné - číslo orientačné Číslo súpisné - číslo súspisné PSČ - poštové smerovacie číslo Mesto - mesto, kde firma sídli Poštu zapísal - automaticky doplní meno užívateľa

Dodávateľské faktúry zálohové

K nahratiu Dodávateľskej faktúry zálohovej zvoľte voľbu a prepnite sa do výberu Prijatá pošta - Dodávateľská faktúra zálohová. Po kliknutí na ikonu Pridať sa Vám otvorí formulár, do ktorého budete nahrávať položky Došlých faktúr zálohových.

Nahrávanie a väzba s fakturáciou funguje pri zálohových faktúrach rovnako ako pri nahrávaní ostrej faktúry.

Pošta spolu

Po nahraní prijatej pošty, celkom nahratú poštu zobrazíte prepnutím na Pošta spolu.

Presun do evidencie

Pri nahrávaní prijatej pošty alebo pre presun do inej evidencie použite akciu:

"Presun", táto akcia slúži na presunutie chybne nahraného záznamudo iného druhu evidencie.

Ak nahráte omylom "prijatú poštu" do "dodávateľskej faktúry" alebo naopak. V takom prípade je možný presun do správnej evidencie použitím tejto akcie s možnosťou doplnenia ostatných položiek , ktoré nahrávaný údaj vyžaduje.

Pri exporte nahrávaného záznamu z prijatej pošty do faktúry sa nedajú doplniť polia vyžadované pri nahrávaní faktúry, ostanú zašednuté. V takomto prípade sa nebudú povinné polia v pošte nahrávať, ale sa nahrá kompletná dod.faktúra vo fakturácii.Použitím akcie "RSD Pošta" vo fakturácii sa zväzbí s tým záznamom , ktorý sa nachádza v pošte.

E - dokumenty

Pre prikladanie dokumentov prijatej a odoslanej pošty slúži voľba E - dokumenty.

Dokumenty je možné prikladať v každej evidencii pošty. Spôsob a možnosti evidencie dokumentov si pozrite v článku E-dokumenty - Pošta

K prepojeniu a zobrazeniu priloženého "E-dokumentu" v module pre fakturáciu, ktorý bol priložený k záznamu dodávateľskej faktúry v pošte slúži taktiež akcia " RSD - Pošta", ktorou sa doplnia údaje vo fakturácii pre "E dokumenty".