Zákonné dôvody a účely - GDPR

Nové okno na evidovanie a prezeranie zákonných dôvodov a účelov, na základe ktorých je možné evidovať a uchovávať osobné údaje.

V okne sú systémom nadefinované zákonné dôvody, ktoré vyplývajú zo všeobecne platných zákonov a na ich základe sú v systéme SPIN evidované doklady. Tieto zákonné dôvody sa nemôžu vymazať a meniť sa dajú len v obmedzenej miere. Sú to napr. zákon o účtovníctve, zákon o DPH, potreba uchovávať mzdové údaje a osobné údaje zamestnancov.

Okrem týchto zákonných dôvodov sa v okne dajú evidovať vlastné firemné účely potrebné k výkonu vlastnej činnosti – napr. reklamné účely, evidenčné účely, komunikačné účely, pošta (registratúrny plán), zmluvné vzľahy, platby šekom od osôb a pod.

Okno obsahuje tieto záložky:

• Zákonné dôvody a účely
• Evidencie
• E-dokumenty

Zákonné dôvody a účely

Evidencia zákonných dôvodv a účelov

Po stlačení akcie Pridať sa zobrazí formulár:

•Dátum: dátumová položka, dátum vydania dôvodu alebo účelu, povinná
•Názov: stručný popis, povinná
•Popis: dlhšie textové pole
•Trvanie v rokoch: povinná
•Platnosť od: dátumová položka
•Platnosť do: dátumová položka
•Typ: „Z“ zákonný dôvod alebo „U“ účel
•Systémové: A/N, položka sa naplní „A“ v prípade, že tento riadok bude dodaný pri preinštalácii systémom. Ručne doplnené riadky budú mať vyplnené „N“

Akcie v okne: všetky štandardne používané

Obmedzenie pre akcie:

• Odstrániť – riadky dodané systémom nie je možné zmazať
• Upraviť – pre riadky dodané systémom nie je možné opraviť položky Popis, Trvanie v rokoch

Špeciálne akcie v okne:

Skopírovanie do mandanta – štandardná funkcionalita skopírovania údajov do iných mandantov

Okno Číselník evidencií pre audit

Systémové údaje potrebné pre správne fungovanie funkcie Audit osoby. Nedoporučujeme meniť alebo mazať nadefinované údaje.

Toto okno by malo byť prístupné znalému používateľovi, resp. administrátorovi systému.