Zákonné dôvody a účely - GDPR: Rozdiel medzi revíziami
(→Evidencie) |
d (→Zákonné dôvody a účely) |
||
(8 medziľahlých úprav od jedného ďalšieho používateľa nie je zobrazených) | |||
Riadok 1: | Riadok 1: | ||
− | Okno na evidovanie a prezeranie zákonných dôvodov a účelov, na základe ktorých je možné evidovať a uchovávať osobné údaje. | + | Okno na evidovanie a prezeranie zákonných dôvodov a účelov, na základe ktorých je možné evidovať a uchovávať osobné údaje. Nastavenie zákonných dôvodov a účelov systém použije pri audite osoby. |
− | V okne sú systémom nadefinované zákonné dôvody, ktoré vyplývajú zo všeobecne platných zákonov a na ich základe sú v systéme SPIN evidované doklady. Tieto zákonné dôvody sa nemôžu vymazať a meniť sa dajú len v obmedzenej miere (položky Popis a Trvanie v rokoch). Sú to zákon o účtovníctve, zákon o DPH, potreba uchovávať mzdové údaje a osobné údaje zamestnancov, evidencia zmlúv a evidencia korešpondencie. | + | V okne sú systémom nadefinované zákonné dôvody (pomocou skriptu), ktoré vyplývajú zo všeobecne platných zákonov a na ich základe sú v systéme SPIN evidované doklady. Tieto zákonné dôvody sa nemôžu vymazať a meniť sa dajú len v obmedzenej miere (položky Popis a Trvanie v rokoch). Sú to zákon o účtovníctve, zákon o DPH, potreba uchovávať mzdové údaje a osobné údaje zamestnancov, evidencia zmlúv a evidencia korešpondencie. |
Okrem týchto zákonných dôvodov sa v okne dajú evidovať vlastné účely potrebné k výkonu vlastnej činnosti – napr. reklamné účely, evidenčné účely, komunikačné účely, platby šekom od osôb a pod. | Okrem týchto zákonných dôvodov sa v okne dajú evidovať vlastné účely potrebné k výkonu vlastnej činnosti – napr. reklamné účely, evidenčné účely, komunikačné účely, platby šekom od osôb a pod. | ||
+ | |||
+ | Príklad naplnenia údajov pre vlastný účel, kde osobné údaje sú evidované na základe informovaného súhlasu, napr. marketing: | ||
+ | |||
+ | [[Súbor:GDPR_ucel.jpg]] | ||
Okno obsahuje tieto záložky: | Okno obsahuje tieto záložky: | ||
Riadok 13: | Riadok 17: | ||
=== Zákonné dôvody a účely === | === Zákonné dôvody a účely === | ||
− | Evidencia zákonných | + | Evidencia zákonných dôvodov a účelov |
Pre zadanie novej položky kliknite na akciu '''Pridať''' a vyplňte editovací formulár: | Pre zadanie novej položky kliknite na akciu '''Pridať''' a vyplňte editovací formulár: | ||
Riadok 33: | Riadok 37: | ||
* '''Odstrániť''' – riadky dodané systémom nie je možné zmazať | * '''Odstrániť''' – riadky dodané systémom nie je možné zmazať | ||
− | * '''Upraviť''' – pre riadky dodané systémom je možné opraviť položky Popis | + | * '''Upraviť''' – pre riadky dodané systémom je možné opraviť položky Popis a Trvanie v rokoch |
''Špeciálne akcie v okne:'' | ''Špeciálne akcie v okne:'' | ||
'''Skopírovanie do mandanta''' – štandardná funkcionalita skopírovania údajov do iných mandantov | '''Skopírovanie do mandanta''' – štandardná funkcionalita skopírovania údajov do iných mandantov | ||
+ | |||
+ | {{Pozor|Upozornenie - pri vytvorení nového mandanta treba použiť akciu Skopírovanie do mandanta pre presun zákonných dôvodov do nového mandanta. }} | ||
=== Evidencie === | === Evidencie === | ||
− | Evidencie, v ktorých sa vyskytujú doklady evidované na základe príslušného zákonného dôvodu alebo účelu. Toto je potrebné z dôvodu vykonania auditu nad osobou – či nie sú evidované doklady na osobu v týchto evidenciách. Napr. pre zákon o | + | Evidencie, v ktorých sa vyskytujú doklady evidované na základe príslušného zákonného dôvodu alebo účelu. Toto je potrebné z dôvodu vykonania auditu nad osobou – či nie sú evidované doklady na osobu v týchto evidenciách. Napr. pre zákon o účtovníctve to budú dodávateľské faktúry, odberateľské faktúry, pokladničné doklady, objednávky a pod. |
[[Súbor:Gdpr_dovody_ucely3.jpg]] | [[Súbor:Gdpr_dovody_ucely3.jpg]] | ||
Riadok 53: | Riadok 59: | ||
=== Vlastný audit === | === Vlastný audit === | ||
− | Možnosť definovať funkciu nezávislú na evidenciach. Tabuľka pre výber funkcie sa naplní skriptom, ktorý pripraví programátor | + | Možnosť definovať funkciu nezávislú na evidenciach. Tabuľka pre výber funkcie sa naplní skriptom, ktorý pripraví programátor. |
=== E-dokumenty === | === E-dokumenty === |
Aktuálna revízia z 09:02, 18. január 2019
Okno na evidovanie a prezeranie zákonných dôvodov a účelov, na základe ktorých je možné evidovať a uchovávať osobné údaje. Nastavenie zákonných dôvodov a účelov systém použije pri audite osoby.
V okne sú systémom nadefinované zákonné dôvody (pomocou skriptu), ktoré vyplývajú zo všeobecne platných zákonov a na ich základe sú v systéme SPIN evidované doklady. Tieto zákonné dôvody sa nemôžu vymazať a meniť sa dajú len v obmedzenej miere (položky Popis a Trvanie v rokoch). Sú to zákon o účtovníctve, zákon o DPH, potreba uchovávať mzdové údaje a osobné údaje zamestnancov, evidencia zmlúv a evidencia korešpondencie.
Okrem týchto zákonných dôvodov sa v okne dajú evidovať vlastné účely potrebné k výkonu vlastnej činnosti – napr. reklamné účely, evidenčné účely, komunikačné účely, platby šekom od osôb a pod.
Príklad naplnenia údajov pre vlastný účel, kde osobné údaje sú evidované na základe informovaného súhlasu, napr. marketing:
Okno obsahuje tieto záložky:
- Zákonné dôvody a účely
- Evidencie
- Vlastný audit
- E-dokumenty
Zákonné dôvody a účely
Evidencia zákonných dôvodov a účelov
Pre zadanie novej položky kliknite na akciu Pridať a vyplňte editovací formulár:
•Dátum: dátumová položka, dátum vydania dôvodu alebo účelu, povinná
•Názov: stručný popis, povinná
•Popis: dlhšie textové pole
•Trvanie v rokoch: povinná
•Platnosť od: dátumová položka
•Platnosť do: dátumová položka
•Typ: „Z“ zákonný dôvod alebo „U“ účel
•Systémové: A/N, položka sa naplní „A“ v prípade, že tento riadok bude dodaný pri preinštalácii systémom. Ručne doplnené riadky budú mať vyplnené „N“
Proces je potrebné ukončiť akciou Zapísať alebo kliknúť na OK.
Akcie v okne: všetky štandardne používané
Obmedzenie pre akcie:
- Odstrániť – riadky dodané systémom nie je možné zmazať
- Upraviť – pre riadky dodané systémom je možné opraviť položky Popis a Trvanie v rokoch
Špeciálne akcie v okne:
Skopírovanie do mandanta – štandardná funkcionalita skopírovania údajov do iných mandantov
Upozornenie - pri vytvorení nového mandanta treba použiť akciu Skopírovanie do mandanta pre presun zákonných dôvodov do nového mandanta. |
Evidencie
Evidencie, v ktorých sa vyskytujú doklady evidované na základe príslušného zákonného dôvodu alebo účelu. Toto je potrebné z dôvodu vykonania auditu nad osobou – či nie sú evidované doklady na osobu v týchto evidenciách. Napr. pre zákon o účtovníctve to budú dodávateľské faktúry, odberateľské faktúry, pokladničné doklady, objednávky a pod.
Pre zadanie novej položky kliknite na akciu Pridať a vyplňte editovací formulár:
•Evidencia: vyberač z evidencií, vyberač ponúkne výber z evidencií nadefinovaných v okne Číselník evidencií pre audit
Proces je potrebné ukončiť akciou Zapísať alebo kliknúť na OK.
Vlastný audit
Možnosť definovať funkciu nezávislú na evidenciach. Tabuľka pre výber funkcie sa naplní skriptom, ktorý pripraví programátor.
E-dokumenty
Evidencia dokumentov k položkám
Evidovanie dokumentov prebieha rovnako ako v iných oknách.