Zákonné dôvody a účely - GDPR

Nové okno na evidovanie a prezeranie zákonných dôvodov a účelov, na základe ktorých je možné evidovať a uchovávať osobné údaje.

V okne sú systémom nadefinované zákonné dôvody, ktoré vyplývajú zo všeobecne platných zákonov a na ich základe sú v systéme SPIN evidované doklady. Tieto zákonné dôvody sa nemôžu vymazať a meniť sa dajú len v obmedzenej miere. Sú to napr. zákon o účtovníctve, zákon o DPH, potreba uchovávať mzdové údaje a osobné údaje zamestnancov.

Okrem týchto zákonných dôvodov sa v okne dajú evidovať vlastné firemné účely potrebné k výkonu vlastnej činnosti – napr. reklamné účely, evidenčné účely, komunikačné účely, pošta (registratúrny plán), zmluvné vzľahy, platby šekom od osôb a pod.

Okno obsahuje tieto záložky:

• Zákonné dôvody a účely
• Evidencie
• E-dokumenty

Zákonné dôvody a účely

Evidencia yákonných dôvodv a účelov

Položky vo formulári:

Dátum – dátumová položka, dátum vydania dôvodu alebo účelu, povinná

Názov – stručný popis, povinná

Popis – dlhšie textové pole

Trvanie v rokoch – povinná

Platnosť od - dátumová položka

Platnosť do - dátumová položka

Typ – zákonný dôvod alebo účel

„Z“ zákonný dôvod

„U“ účel

Systémové – A/N, položka sa naplní „A“ v prípade, že tento riadok bude dodaný pri preinštalácii systémom. Ručne doplnené riadky budú mať vyplnené „N“

Akcie v okne: všetky štandardne používané

Obmedzenie pre akcie:

Odstrániť  – riadky dodané systémom nebude možné zmazať

Upraviť – pre riadky dodané systémom bude možné opraviť položky Popis, Trvanie v rokoch

Špeciálne akcie v okne: Skopírovanie do mandanta – štandardná funkcionalita skopírovania údajov do iných mandantov

Okno Číselník evidencií pre audit

Systémové údaje potrebné pre správne fungovanie funkcie Audit osoby. Nedoporučujeme meniť alebo mazať nadefinované údaje.

Toto okno by malo byť prístupné znalému používateľovi, resp. administrátorovi systému.