Zákonné dôvody a účely - GDPR
Nové okno na evidovanie a prezeranie zákonných dôvodov a účelov, na základe ktorých je možné evidovať a uchovávať osobné údaje.
V okne sú systémom nadefinované zákonné dôvody, ktoré vyplývajú zo všeobecne platných zákonov a na ich základe sú v systéme SPIN evidované doklady. Tieto zákonné dôvody sa nemôžu vymazať a meniť sa dajú len v obmedzenej miere. Sú to napr. zákon o účtovníctve, zákon o DPH, potreba uchovávať mzdové údaje a osobné údaje zamestnancov.
Okrem týchto zákonných dôvodov sa v okne dajú evidovať vlastné firemné účely potrebné k výkonu vlastnej činnosti – napr. reklamné účely, evidenčné účely, komunikačné účely, pošta (registratúrny plán), zmluvné vzľahy, platby šekom od osôb a pod.
Okno obsahuje tieto záložky:
- Zákonné dôvody a účely
- Evidencie
- E-dokumenty
Zákonné dôvody a účely
Evidencia zákonných dôvodv a účelov
Položky vo formulári:
Dátum – dátumová položka, dátum vydania dôvodu alebo účelu, povinná
Názov – stručný popis, povinná
Popis – dlhšie textové pole
Trvanie v rokoch – povinná
Platnosť od - dátumová položka
Platnosť do - dátumová položka
Typ – zákonný dôvod alebo účel
„Z“ zákonný dôvod
„U“ účel
Systémové – A/N, položka sa naplní „A“ v prípade, že tento riadok bude dodaný pri preinštalácii systémom. Ručne doplnené riadky budú mať vyplnené „N“
Akcie v okne: všetky štandardne používané
Obmedzenie pre akcie:
- Odstrániť – riadky dodané systémom nebude možné zmazať
- Upraviť – pre riadky dodané systémom bude možné opraviť položky Popis, Trvanie v rokoch
Špeciálne akcie v okne: Skopírovanie do mandanta – štandardná funkcionalita skopírovania údajov do iných mandantov
Evidencie
E-dokumenty
Okno Číselník evidencií pre audit
Systémové údaje potrebné pre správne fungovanie funkcie Audit osoby. Nedoporučujeme meniť alebo mazať nadefinované údaje.
Toto okno by malo byť prístupné znalému používateľovi, resp. administrátorovi systému.