Zákonné dôvody a účely - GDPR

Okno na evidovanie a prezeranie zákonných dôvodov a účelov, na základe ktorých je možné evidovať a uchovávať osobné údaje. Nastavenie zákonných dôvodov a účelov systém použije pri audite osoby.

V okne sú systémom nadefinované zákonné dôvody (pomocou skriptu), ktoré vyplývajú zo všeobecne platných zákonov a na ich základe sú v systéme SPIN evidované doklady. Tieto zákonné dôvody sa nemôžu vymazať a meniť sa dajú len v obmedzenej miere (položky Popis a Trvanie v rokoch). Sú to zákon o účtovníctve, zákon o DPH, potreba uchovávať mzdové údaje a osobné údaje zamestnancov, evidencia zmlúv a evidencia korešpondencie.

Okrem týchto zákonných dôvodov sa v okne dajú evidovať vlastné účely potrebné k výkonu vlastnej činnosti – napr. reklamné účely, evidenčné účely, komunikačné účely, platby šekom od osôb a pod.

Okno obsahuje tieto záložky:

• Zákonné dôvody a účely
• Evidencie
• Vlastný audit
• E-dokumenty

Zákonné dôvody a účely

Evidencia zákonných dôvodv a účelov

Pre zadanie novej položky kliknite na akciu Pridať a vyplňte editovací formulár:

•Dátum: dátumová položka, dátum vydania dôvodu alebo účelu, povinná
•Názov: stručný popis, povinná
•Popis: dlhšie textové pole
•Trvanie v rokoch: povinná
•Platnosť od: dátumová položka
•Platnosť do: dátumová položka
•Typ: „Z“ zákonný dôvod alebo „U“ účel
•Systémové: A/N, položka sa naplní „A“ v prípade, že tento riadok bude dodaný pri preinštalácii systémom. Ručne doplnené riadky budú mať vyplnené „N“

Proces je potrebné ukončiť akciou Zapísať alebo kliknúť na OK.

Akcie v okne: všetky štandardne používané

Obmedzenie pre akcie:

• Odstrániť – riadky dodané systémom nie je možné zmazať
• Upraviť – pre riadky dodané systémom je možné opraviť položky Popis a Trvanie v rokoch

Špeciálne akcie v okne:

Skopírovanie do mandanta – štandardná funkcionalita skopírovania údajov do iných mandantov

Upozornenie - pri vytvorení nového mandanta treba použiť akciu Skopírovanie do mandanta pre presun zákonných dôvodov do nového mandanta.

Evidencie

Evidencie, v ktorých sa vyskytujú doklady evidované na základe príslušného zákonného dôvodu alebo účelu. Toto je potrebné z dôvodu vykonania auditu nad osobou – či nie sú evidované doklady na osobu v týchto evidenciách. Napr. pre zákon o účtovníctve to budú dodávateľské faktúry, odberateľské faktúry, pokladničné doklady, objednávky a pod.

Pre zadanie novej položky kliknite na akciu Pridať a vyplňte editovací formulár:

•Evidencia: vyberač z evidencií, vyberač ponúkne výber z evidencií nadefinovaných v okne Číselník evidencií pre audit

Proces je potrebné ukončiť akciou Zapísať alebo kliknúť na OK.

Príklad pre vlastný účel, kde osobné údaje sú evidované na základe informovaného súhlasu, napr. marketing:

Vlastný audit

Možnosť definovať funkciu nezávislú na evidenciach. Tabuľka pre výber funkcie sa naplní skriptom, ktorý pripraví programátor.

E-dokumenty

Evidencia dokumentov k položkám

Evidovanie dokumentov prebieha rovnako ako v iných oknách.