Inventarizácia pohľadávok a záväzkov - Pohľadávky a záväzky

Inventarizácia pohľadávok a záväzkov. V okne Inventarizácia pohľadávok a záväzkov je možné spracovať inventarizáciu pohľadávok a záväzkov voči jednotlivým obchodným partnerom ku konkrétnemu dátumu. Výsledok inventarizácie možno prezerať priamo v okne Inventarizácia pohľadávok a záväzkov, prípadne vytlačiť v podobe tlačiva inventarizácie a zaslať obchodnému partnerovi.

Pred samotným vykonaním inventarizácia pohľadávok a záväzkov je potrebné nastaviť texty inventarizácie, t.j. texty, ktoré budú zobrazené na tlačive inventarizácie.

Postup pre spracovanie inventarizácie

Kliknite na akciu . Zobrazí sa okno Inventarizácia – prepočet. Zadajte v ňom parametre pre prepočet inventarizácie:

Nastavenie parametrov pre prepočet inventarizácie potvrďte kliknutím na tlačidlo OK v okne Inventarizácia – prepočet.

Dáta do inventarizácie nevstupujú z prepočítaných dát ale online dát, preto nie je potrebné pred inventarizáciou spúšťať generovanie PAZ

Postup pre prezeranie spracovanej inventarizácie pohľadávok a záväzkov

• Okno Inventarizácia pohľadávok a záväzkov má tri záložky: Pohľadávky a záväzky, Inventarizácia a Texty na tlačivo. V záložke Pohľadávky a záväzky sa nachádza zoznam všetkých vykonaných inventarizácií. Jeden riadok predstavuje inventarizáciu pohľadávok a záväzkov jedného obchodného partnera, vykonanú ku konkrétnemu dátumu. Inventarizácie sú v okne zoradené podľa dátumu spracovania inventarizácie, pričom na začiatku sa nachádzajú inventarizácie s najstarším dátumom spracovania a na konci okna sa nachádzajú inventarizácie s najnovším dátumom spracovania. Zobrazenie inventarizácií môžete ovplyvniť dátumovým vyberačom pomocou akcie Výber obdobia.

• V záložke Pohľadávky a záväzky myšou označte inventarizáciu, ktorej položky chcete prezerať. Kliknite na záložku Inventarizácia.

• V pravej hornej časti okna sa nachádza vyberač, v ktorom je možné zvoliť typ pohľadávok a záväzkov, ktoré majú byť v pravej časti okna zobrazené. Vyberač ponúka tieto možnosti:
  • Inventarizácia pohľadávok – odberatelia
  • Inventarizácia záväzkov – dodávatelia

Systém doplňuje do zostavy pri inventarizácii pohľadávok a záväzkov: a. Meno osoby zodpovednej za inventarizáciu z číselníka osôb, záložka Typy osôb, kde je potrebné osobe prideliť typ "Osoba zodpovedná za inventarizáciu" a osobu priradiť ku firme v záložke Osoba. b. Telefonické spojenie z číselníka osôb, záložka Spojenia, typ "DO PRÁCE".

Inventarizácia za jedno IČO

V prípade, že je potrebné zobraziť pohľadávky a záväzky nie podľa názvu firmy ale podľa rovnakého IČO, je potrebné prepočítať pohľadávky a záväzku k danému dátumu. Systém v okne zobrazí požadované položky podľa názvu firmy. V prípade potreby zobraziť položky podľa IČO, je potrebné v prvej záložke v pravom hornom rohu začiarknúť začiarkávacie pole Inventarizácia za IČO. Uvedené pole je aktívne len v prvej záložke, v druhej záložke má toto pole len informatívny význam.

Systém následne po začiarknutí poľa Inventarizácia za IČO zobrazí len jednu firmu s rovnakým IČO a to firmu s najnižším ID. Pri tejto firme budú následne v druhej záložke Inventarizácia zobrazené všetky pohľadávky aj záväzky firiem s rovnakým IČO.

Zostava k Inventarizácii za jedno IČO

Nad okno je potrebné zadefinovať zostavu s kódom

r_uct_ipz_spin2_sum_ico

Uvedená zostava zobrazuje všetky pohľadávky a záväzky spoločností s rovnakým IČO.

Hromadná distribúcia Inventarizácie PaZ

Upozornenie: Funkčnosť je samostatne licencovaná. Nie je súčasťou štandardného modulu SPIN2. Pre jej nastavenie kontaktujte konzultanta.

Akcia Hromadná distribúcia Inventarizácie PaZ je nástroj na hromadné distribuovanie inventarizácie pohľadávok a záväzkov na konci roka. Distribúcia môže prebiehať 2 spôsobmi :

• elektronickým dokladom so zaslaním e-mailom vo formáte PDF
• papierovým dokladom – vytlačenie dokladu a zaslanie poštou

Funkčnosť v okne Inventarizácia pohľadávok a záväzkov aktivujete akciou Hromadná distribúcia inventarizácie PaZ.

Nastavenie systému

1/ Zobrazenie akcie v okne

na základe nastavenia setupu Nastavenie - Pohľadávky a záväzky - Hromadná inventarizácia PaZ (PAZ_INV_HDIPZ) sa zobrazí akcia Hromadná distribúcia inventarizácie PaZ v okne Inventarizácia pohľadávok a záväzkov a taktiež v okne Nastavenie pribudne skupina setupov pre danú funkčnosť ( Nastavenie - Pohľadávky a záväzky - Hromadná inventarizácia PaZ )

Možnosti nastavenia setupu: Hromadná inventarizácia PaZ (PAZ_INV_HDIPZ)

• Nie

- akcia v okne Inventarizácii sa nezborazí, ani funkčnosť nie je zapnutá

• Podľa nastavenia fakturácie - HDF

- zobrazí sa akcia v okne Inventarizácia PaZ.

2/ Nastavenie setupov

Systém je nastavený tak, že ak užívateľ nastaví v setupe len jeden setup : Hromadná inventarizácia PaZ (PAZ_INV_HDIPZ) a vyberie hodnotu Podľa nastavenia fakturácie - HDF a žiadne iné setupy ( setupy zobrazené v sekcii Hromadná distribúcia inventarizácie..) nebudú nastavené, tak funkčnosť pôjde podľa nastavenia Hromadnej distribúcii faktúr.

To znamená, že všetky ostatná nastavenia setupov sa pri zasielaní Inventarizácie PaZ cez Hromadnú distribúciu budú vykonávať cez setupy Hromadná distribúcia faktúr. Nakoľko je predpoklad, že užívateľ zasiela inventarizáciu PaZ tak isto ako zasiela faktúru - tlačovou formou alebo elektronicky na tú istú mailovú adresu, ako faktúru. V prápade, že ale užívateľ chce zasielať doklady z inventarizácie inak ako sú zasielané faktúry, je možné nastaviť zvlášť setupy pre Hromadnú inventarizáciu pohľadávok a záväzkov. Systém sa vždy pri inventarizácii ako prvé pozerá na nastavenie setupov pre PaZ. Ak nie sú vyplnené, berú sa setupy z hromadnej distribúcie faktúr Hromadná distribúcia faktúr - Logistika.

Setupy:

• Marketingový údaj firmy - EL_DOKLAD - rovnaké nastavenie ako HDF Hromadná distribúcia faktúr - Logistika

• PAZ_HDIPZ_TYP= {'P',['E']} - Defaultný spôsob hromadnej distribúcie (P: tlač / E: e-mail). Používa sa, ak odberateľ nemá definovaný marketingový údaj EL_DOKLAD
• V spojeniach firmy alebo spojeniach osôb priradených ku firme zadefinujte spojenia typu „EMAIL“, kde budú definované e-mailové adresy adresátov pre zasielanie el. dokladov. V poznámke spojenia buď bude brať z nasatvenia pre fakturáciu a pre daného adresáta bude definovaný špeciálny príznak (napr. #FA#). Tento príznak sa definuje v SOF SETUP-e „F_FA_EMAIL_KOD“ pre fakturáciu alebo v nastavení pre pohľadávky a záväzky bude nastavený setup PAZ_INV_EMAIL_KOD, v ktorom si užívateľ zadefinuje skratku, ktorá následne bude použitá v spojeniach firmy.
• PAZ_HDIPZ_DO_POSTY - Nastavenie A/N či sa má inventarizácia exportovať do odoslanej pošty.
• PAZ_HDIPZ_ZAPIS_PDF - A/N - či sa má priložiť PDF dokument ako e-dokument k pošte
• PAZ_INV_EMAIL_PDF_PATH - možnosť zadefinovať cestu k vytvorenému PDF súboru

Zostavy

Doplnená možnosť zadefinovať si k tlačivám inventarizácie viac hlavičiek a pätičiek, ktoré sa následne zobrazia na vybraných tlačivách.

V okne Pohľadávky - Texty inventarizácie - Pohľadávky a záväzky si užívateľ môže zadefinovať ľubovoľné množstvo rôznych textov.

Následne v okne Pohľadávky a zaväzky - Firma - Atribúty pre PaZ si užívateľ môže k firme zadefinovať text. Pokiaľ nie je kód textu priradený k firme, systém funguje ako doteraz a text do tlačív je doťahovaný z okna Inventarizácia pohľadávok a záväzkov, záložka Texty na tlačivo.

Zostavy, ktoré sú upravené o rôzne texty:

• Inventarizácia pohľadávok a záväzkov (sumárne) - r_uct_ipz_sumarne
• Inventarizácia pohľadávok a záväzkov za IČO (sumárne) - r_uct_ipz_sumarne_ico
• Inventarizácia pohľadávok a záväzkov - r_uct_ipz
• Inventarizácia (korešpondenčná adresa) - r_uct_ipz_korespadresa
• Inventarizácia v CM - r_uct_ipz_cm
• r_uct_ipz_sumarne_zadr
• JS - paz_inventarizacia_sum_ico (používateľská) - j_/ZAKLAD/PAZ/Invent/paz_inventarizacia_sum_ico